（四）聯合發文時，作者應是同級部門並須對有關問題協商一致因公司業務，公司內部兩個或兩個以上部門橫向聯繫較多，行使職能時可以聯合行文。但聯合行文的部門級別層次須相同或相近。同時，為維護公司管理一致性，聯合行文前須就有關問題協商一致，不得以自己部門單方面意見各自向下行文。
（五）嚴格控制公文數量，簡化行文手續機構行文必須注重實效，堅持少而精的原則，可發可不發的堅決不發；經批准在報刊上全文發布的可不再行文，必須印發的要控制數量與範圍。上下級各業務主管部門應儘量對口行文，簡化手續，以提高管理效率。
二、公文特殊表達要求
（一）時間概念的表達
除不必或不允許精確表達外，須確切表達時間，完整標明年月日，特殊時需標出時、分甚至秒；避免使用“今年”、“明天”等需藉助其他時間概念才能準確理解的時間代詞；禁止使用“上月以前”、“去年之後”等一類不易劃定界線的詞語；年份一律使用全稱，如需有關歷史年號時，先寫公曆年份，再將歷史年號置於圓括弧內。
（二）空間概念的表達
在專用名詞中，城市、地區、縣、鄉等名稱首次出現時，如屬於國外的應冠以國別，屬於國內的應冠以所屬盛自治區、直轄市的名稱。所有國名、地名均應使用國家公布的標準名稱（包括標準譯名），一般不使用別稱，國內地名不用簡稱。除出於特殊需要，或表達對象在文中無重要和必要意義之外，公文中的空間概念大都需精確表達，慎重使用表示處所的代詞，以防止誤解或費解。
（三）數量概念的表達
表示數量時一般應使用阿拉伯數字，特殊情況下用漢字。同一檔案中同類數量的表示方法，應前後一致。除在特殊情況下使用約數、概數外，公文中的數目概念套用精確數字表示。表示增加時用倍數或分數，表示減少時則只用分數而不用倍數。在“增加、上升、擴大”或“減少、降低、縮斜等詞語後面有“到、至”等字樣的句式與後面帶“了”或不帶“了”字的句式，語意差別很大，使用時務必謹慎。若需用“以上”、“以下”等詞表示數字分界時，為使界線劃分清晰準確，應以各種方式註明本數是否包含在內。注意數詞“兩”的使用，“兩”不能做序數，也不能用以表達沒有零頭的多位數。
量詞中的度量衡單位必須使用國家法定計量單位和國家公布的中文名稱。
如文中須出現歷史上使用的、外國使用的或地方性的單位（如石、斗、磅、英寸等）時應折算成國家法定計量單位，並加以說明。使用複合量詞時，如詞語不常使用，應加注簡要說明。
（四）職務、姓名的表達
各種職務、姓名應以全稱出現。當某人擔負多種職務時，只列出與檔案內容有關者。需列出某人兩個或兩個以上職務時，國內的應按先黨內、後黨外，由大到小排序，國外的應尊重對方習慣或雙方需要。國外人士的譯名、職務應以國家公布的標準譯名為準，如無標準譯名應注意在有關檔案中使用同一譯名，譯名後一般套用圓括弧註明其外文名稱。若干人物的姓名需同時並列出現在檔案中時．應按職務高低、姓氏筆畫、姓氏字母的規定排序，與事情相關的程度、歸屬等標準構成排序。