除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現場準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，並應為來賓略備一份薄禮。在交接儀式的現場，可臨時搭建一處主席台。必要時，應在其上鋪設一塊紅地毯。至少，也要預備足量的桌椅。在主席台上方，應懸掛一條紅色巨型橫幅，上書交接儀式的具體名稱，如“某某工程交接儀式”，或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。在舉行交接儀式的現場四周，尤其是在正門入口之處、幹道兩側、交接物四周，可酌情懸掛一定數量的彩帶、彩旗、彩球，並放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環境。若來賓所贈送的祝賀性花籃較多，可依照約定俗成的順序，如“先來後到”、“不排名次”等等，將其呈一列擺放在主席台正前方，或是分成兩行擺放在現場入口處門外的兩側。在此兩處同時擺放，也是可以的。不過，若是來賓所贈的花籃甚少，則不必將其公開陳列在外。在交接儀式上用以贈送給來賓的禮品，應突出其紀念性、宣傳性。被交接的工程項目、大型設備的微縮模型，或以其為主角的畫冊、明信片、紀念章、領帶針、鑰匙扣等等，皆為上佳之選。其次，要擬好交接儀式的程式。交接儀式的程式，具體批蝗是交接儀式進行的各個步驟。不同內容的交接儀式，其具體程式往往各有不同。主辦單位在擬定交接儀式的具體程式時，必須注意兩個方面的重要問題。其一，必須在大的方面參照慣例執行，儘量不要標新立異，另搞一套。其二，必須實事求是、量力而行，在具體的細節方面不必事事貪大求全。從總體上來講，幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項基本程式：第一項，主持人宣布交接儀式正式開始。此刻，全體與會者應當進行較長時間的鼓掌，以熱烈的掌聲來表達對於東道主的祝賀之意。在此之前，主持人應邀請有關各方人士在主席台上就座，並以適當的方式暗示全體人員保持安靜。第二項，奏國歌。並演奏東道主單位的標誌性歌曲。此前，全體與會者必須肅立。該項程式，有時亦可略去。不過若能安排這一程式，往往會使交接儀式顯得更為莊嚴而隆重。第三項，由施工、安裝單位與接收單位正式進行有關工程項目或大型設備的交接。具體的作法，主要是由施工、安裝單位的代表，將有關工程項目、大型設備的驗收檔案、一覽表或者鑰匙等等象徵性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時，雙方應面帶微笑，雙手遞交、接收有關物品。在此之後，還應熱烈握手。至此，標誌著有關的工程項目或大型設備已經被正式地移交給了接收單位。假如條件允許，在該項程式進行的過程之中，可在現場演奏或播放節奏歡快的喜慶性歌曲。