一、 相關人員職責：
1、行政人事部經理負責安排辦公設備的採購、督查辦公設備的使用管理。
2、行政人事部行政內勤
（1）負責新購置辦公設備的驗收入庫及登記《辦公設備入庫登記簿》；
（2）負責辦理辦公設備領用登記手續及建立保管人登記卡；
（3）負責辦理有關辦公設備短期借用的登記手續；
（4）負責安排辦公設備的維修、保養。
3、辦公設備領用人（或借用人）負責所領用（借用）辦公設備的保管、保證其正常運行並定期檢查維護。
4、部門負責人負責監督本部門員工變更時的設備交接手續辦理以及督促借用人歸還所借用的辦公設備。
二、 管理規定
（一）申購程式
1、申請
各部門根據實際需要填寫《採購申請單》，報營業副總經理或部門負責人批准後交至行政人事部，經行政人事經理簽批，由行政外勤或指定的專業技術人員負責採購。
2、辦公設備的入庫、領用及登記管理
（1）行政外勤將所採購設備交行政人事部行政內勤驗收入庫，並填寫《入庫清單》，後勤管理員根據清單進行清點後，雙方在清單上籤字。
（2）雙方交接完成後，由行政人事部行政內勤填寫《辦公設備入庫登記薄》。
（3）設備入庫後，行政內勤應電話通知領用部門負責人派人前來領取辦公設備；由領用人填寫《設備領用清單》，行政內勤按清單把辦公設備及附屬檔案發給領用人，雙方在《設備領用清單》上籤字，其中設備說明書及保修卡由電腦部及使用人（留複印件）負責保管。
（4）領用部門負責人應對本部門的新增辦公設備指定具體保管人，要求保管人填寫《設備保管人登記卡》並簽字。該卡一式兩聯，由行政內勤和設備保管人各持一聯。
（5）當保管人因工作變動或其它原因，需將所保管辦公設備移交時，由部門負責人重新指定接管人，並負責監督雙方辦理交接手續。保管人和接管人清點、移交辦公設備的數量和使用情況。清點、移交完畢後，詳細填寫《設備移交清單》，部門負責人、原保管人和接管人三方在清單上籤字。同時原保管人和接管人應到行政人事部行政內勤處辦理《設備保管人登記卡》信息變更手續。
（6）公司員工辭職或被辭退時，行政內勤須確認其保管卡上所登記設備已辦理移交手續，方可在《員工離職手續單》辦公用品及設備欄內簽字，行政人事部經理需在行政內勤簽字後，方可在行政人事部意見欄內簽字。
三、 各種設備的維修與保養：
（一）複印機
1、由行政內勤或部門秘書保管。
2、複印機的檢查與維修保養：
（1）保管人員需保持所管理辦公設備外觀清潔，擺放整齊。複印機應避免日光直射；空氣濕度較大時，開啟複印機後應同時打開乾燥開關。
（2）保管人員每日需對複印機的運行情況進行不少於一次的檢查。發現問題及時排除。無法排除時應及時通知專業維修公司進行維修。
（3）保管人員每月需根據複印機說明書，對複印機進行一次內部清理。
（4）文印員需嚴格按照設備使用說明書使用複印機、油印機，如因使用不當造成設備損壞，需根據損壞程度情況，承擔一定的賠償責任。
（5）當設備發生無法排除的故障時，應及時與專業維修公司聯繫。如屬需支付維修費或更換零件的項目，需由保管人填寫《設備維修審批單》，由行政人事部經理審核、董事 總經理審批，批准後方可進行維修。