外事文書是國與國之間，外交代表機構和有關部門進行對外交涉和禮儀往來的書信形式。它必須完全體現國家當前的對外方針政策和有關法規。即使是禮節性函件，如果格式、行文或內容不合常規，也可能引起收件方的誤解和不愉快，甚至影響到國家關係。因此，在外事文書的草擬和傳送方面要求很嚴格，要做到文字嚴謹、準確，客套用語和格式合乎慣例。同時，收發文要及時，尤其是外交上的文書往來，收下回復或不予置理以至拒收退回，均反映一種政治態度，不能有半點馬虎。幾種外事文書1.照會照會指國家之間用於外交方面有關事宜的通知，有關問題的交涉，外交禮儀的表示以及對某一問題的正式表態等方面的外交往來文書。按其重要程度分有正式照會和普通照會兩種。正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發出，並用第一人稱寫成，一般不蓋機關印章。普通照會由外交機關（外交部）或外交代表機關發出，行文用第三人稱，如蓋機關印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章後再由使節或授權的外交官簽名。正式照會和普通照會的區別主要在於它們使用範圍不同。正式照會用於：一是重大事情的通知。如國家領導人的變更，大使、領事的更換，對某國承認、斷交、復交等事項的正式通知。二是重要問題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設領事館，委託代管本國財產，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關政治、軍事、經濟等重要問題的交涉。三是隆重的禮儀表示。如表示慶賀、弔唁等等。四是為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。普通照會用於進行一般性交涉、行政性通知、辦理日常事務和交際往來。由於外事文書日趨簡化，普通照會的使用範圍也越來越廣，政府之間關於重要問題的來往，現在也多使用普通照會。普通照會以同樣內容普遍分發給當地各外交代表機關的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團傳送各種事務性通知、規定、條例等照會，以及各外交代表機關用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、休假日等。這類通告照會可油印，受文機關可寫“各國駐××國外交代表機關”。2.對外函件對外函件（包括外交函件），指國家領導人、外交人員以及政府各部門各機構寫給外國相應人員與機構的書信。根據內容情況，凡涉及重要內容的，為正式函件；凡屬事務性和禮節性的內容，並由有關人員簽署的國家領導人和外交代表之間的親筆簽名信應屬外交函件。3.備忘錄備忘錄是一國與別國外交代表機關之間使用的代表本國政府對某一事件或問題進行外交交涉時，說明有關事實、立場和法律的觀點，或者辯駁對方觀點，或者重申某些外交會談內容等的一種外交文書。備忘錄可面交或送交對方，無客套語、致敬語，開頭就敘述事實。在會談或交涉中為了對方便於記錄談話的內容避免誤解，可預先寫成備忘錄面交對方，也可在談話後將要點用備忘錄送交對方。為了敘述事實或陳述、補充自己的觀點、意見或駁復對方的觀點、意見，如果用照會過於鄭重時，可使用備忘錄。有時為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢，也可送交備忘錄。備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附屬檔案。面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標上“備忘錄”三字。4.外事電報外事電報指各級國家部門、機構及人員同外國相應機構及人員進行外事往來，為祝賀、慰問、弔唁及備種事務性聯繫而制發的一種簡要文書。抬頭應寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，落款要寫明發電人職銜、全名或機構名稱和發報地點。外事文書的文體要求使用外事文書首先要注意格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會格式等等。人稱要與文書格式相適應。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方也用第三人稱，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關的名稱。以機構名義書寫的對外函件也用第三人稱。簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據實際情況書寫。客套用語要與格式相適應。如普通照會開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非對外機關發的對外文書也不用這一套語，照會結尾的致敬語使用時要注意與對方的身份、關係和場合相適應。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致最崇高的敬意”。事務性的文書，也用“順致崇高的敬意”。致敬語不能自成一頁，應緊跟正文後面另起一段。稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現職銜、姓名也要全稱。第二次出現則可用簡稱。文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現時用全稱，以後可用簡稱。有些國家由於發生政變或其他原因，國名可能改變，須隨時變更。對外文書一般以本國文字為正本，但為了使收件人能夠確切理解檔案的實質內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。本國向外國常駐代表機關傳送事務性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文”字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時要注意，應符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。我國對外文書格式範例正式照會：××國總統×××閣下閣下：×××××××××。順致最崇高的敬意。中華人民共和國主席（簽字）一九九×年×月×日於××普通照會例一：通知協定生效（××）部×字第××號××國駐華大使館：中華人民共和國外交部向××國駐華大使館致意，並謹通知如下：中華人民共和國政府對於一九××年×月×日在北京簽訂的中、×兩國政府×××合作協定已履行了法律手續。鑒於××政府已於一九××年×月×日通知中國駐××國大使館，××國政府批准了該協定，根據協定第×條的規定，該協定將自本照會發出之日起正式生效。順致最崇高的敬意。（蓋外交部帶國徽銅印）一九××年×月×日於北京普通照會例二：申述態度（××）×（省名簡稱）外字第××號××國駐上海總領事館：××省人民政府外事辦公室向××國駐上海總領事館致意，並謹就×××問題申述如下：×××××××××××××××。順致最崇高的敬意。（蓋××省人民政府外事辦公室帶國徽銅印）一九××年×月×於××普通照會例三：申辦領事認證事宜×（省名簡稱）外（1995）認字第××號××國駐上海總領事館：××省人民政府外事辦公室向××國駐上海總領事館致意，並請對×××公司的全權委託書，計壹份，公證書上××省人民政府外事辦公室印章和出國管理處處長×××簽字予以認證。順致崇高的敬意。（蓋××省外辦帶國徽章）一九九五年×月×日於××對外函件例一：弔唁××國××州州長××閣下閣下：驚聞××州××（職銜）××先生仙逝。我謹代表××省政府並以我個人的名義向你，並通過你向××州政府和××先生的家人，表示深切的哀悼。中國××省省長（簽字）一九九×年×月×日×於××對外函件例二：通知××國駐××總領事館：我辦根據我國有關部門的決定，現通知貴總領館如下事項：××××××××××××。順致崇高的敬意。（××省外辦印）一九××年×月×日於××便函例一：婉拒親愛的×××先生：蒙您邀請我參加聖誕晚會，甚為感謝。因我近日身體不適，不能前往，特致歉意。祝您愉快。×××（簽字）一九××年×月×日於××備忘錄例一：對外表態××國總理致××國總理×××的備忘錄一、中國政府歡迎並且支持一九××年×月×日至×日在××舉行的××××會議為促進中×兩國解決××問題所作的努力。二、××××××××××××。以上兩點只在中×雙方官員會晤以前和會晤期間有效，不影響雙方官員在會晤中提出的其他建議和作出的最後決定。一九××年×月×日於××註：此件是作為照會附屬檔案發出的備忘錄。備忘錄例二：陳述意見。 備 忘 錄 根據××州政府關於簽訂××××協定的建議，××省政府表示同意進行簽訂該項協定的談判。××省政府的意見，在××××協定中應包括下列各款：××××…………當然上述各款可按雙方願望補充或變更。請將上述事宜轉達貴州政府。一九××年×月×日於××註：此件為面交備忘錄電報例一：賀電×××（日本×縣首府名稱）×××縣知事×××閣下：欣聞閣下連任貴縣知事之際，我謹向閣下表示祝賀。祝貴縣在閣下的領導下繁榮昌盛，人民幸福。中國××省人民政府省長×××一九××年×月×日於××電報例二：慰問電×××（州首府名稱）×××州長××閣下：驚悉閣下因車禍負傷，謹向閣下表示誠摯的慰問。中國××省人民政府省長×××一九××年×月×日於××電報例三：祝壽××××（日本縣首府名稱）××縣日中友好協會會長×××先生：在您××歲壽誕之際，我代表××省人民對外友好協會，並以我個人的名義，向您表示衷心的祝賀。祝您健康長壽。中國××省人民對外友好協會會長×××一九××年×月×日於××來源：中國外交網