項目管理是在有限的資源條件下，為實現項目目標所採取的一系列管理活動。現代項目管理的知識體系被劃分為9個知識領域，包括：項目綜合管理、項目範圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目採購管理。本文所關注的是其中的項目採購管理領域，並從項目資金的合理使用角度出發，探討在項目的採購管理中應該如何降低成本、減少現金流出，並提高項目資金的使用效率。
項目的執行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源，離開了這些物質資源，再高明的項目經理也不可能按要求完成項目的任務，在市場經濟條件下，這些產品和服務是通過採購活動來實現的。從執行組織以外通過採購取得項目所需要的產品或服務，就是所謂的項目的採購管理。而這些資源的獲取又是需要花費一定的項目資金的，如何合理而有效的使用這些項目資金？如何使一筆有限的資金髮揮其最大的效用？是在項目的採購管理中所應該關注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：“在採購設備、原材料和分包服務的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，並且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”在現實的項目採購操作中，要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項目採購管理中部分環節的控制，來有效的降低採購成本，從而使項目資金達到最優的配置，用有限的資金獲取儘可能多的資源，這是我們在項目採購管理中所能夠實現的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項目採購管理中降低採購成本的一些措施。
1、制定採購預算與估計成本
制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計畫活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。
制定採購預算是在具體實施項目採購行為之前對項目採購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目採購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對採購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理範圍內浮動。有了採購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，最佳化項目採購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目採購成本的目的。
2、供應商的選擇
供應商是項目採購管理中的一個重要組成部分，項目採購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現市場經濟運行的規則，另一方面也能對採購成本有所控制，提高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。
第一，選擇供應商的數量。
供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從採購方來說，單一貨源增加了項目資源供應的風險，也不利於對供應商進行壓價，缺乏採購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由於數量上的優勢，可以給採購方以商業折扣，減少貨款的支付和採購附加費用，有利於減少現金流出，降低採購成本。因而，在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和採購成本。這樣既能保證採購物資供應的質量，又能有力的控制採購支出。一般來說，供應商的數量以不超過3－4家為宜。
第二，選擇供應商的方式。
選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標採購、有限競爭性招標採購、詢價採購和直接簽訂契約採購，四種不同的採購方式按其特點來說分為招標採購和非招標採購。我們認為，在項目採購中採取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助採購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；並且多種招標方式的合理組合使用，也將有助於提高採購效率和質量，從而有利於控制採購成本。
3、採購環境的利用
項目的外部環境對採購策略的制定、採購計畫的實施會產生重要的影響，外部環境包括巨觀環境和微觀環境。巨觀環境是指能對項目組織怎樣及如何採購產生影響的外部變化，包括市場季節性的變化、國家巨觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。而微觀環境則是指項目組織的內部環境，包括項目組織在採購中可能採取的組織政策、方式和程式，即實施採購的過程和程式。在符合微觀環境原則的前提下，一個好的項目採購策略應當充分利用外部市場環境為項目整體帶來利益。