謹慎仔細地平衡組織和會議中個人的權利，是“通用議事規則”構建的一個最基本、最核心的原則。這就相當於建造了一個能容納所有參與者的鐵籠，讓所有參與討論者都在這個籠子裡跳舞，它使得一個組織的全體成員通過會議協商的方式表達其總體的意願。而協商的方式得到的結果往往不會與某個個人的意願完全一致，也許和所有的人的意願都不一樣，但是卻是其中絕大部分人都可以接受的結果，絕大部分人可以接受的就是保障了絕大多數人的部分利益，這也是一種迄今為止最受歡迎的正義原則——這種正義，不是通過分配的正義達到結果的正義，也不是通過前提的公平達到結果的公平，而是通過程式的正義保障結果的正義。既然是程式的正義，必然依賴於一定的程式，因此在“羅伯特議事規則”之下，一般都要經歷“動議——附議——陳述——討論——表決——公布結果”幾個基本的步驟。所謂的“動議”就是明確、可操作的行動建議，這就給討論樹立了一個起點，之後的討論就圍繞著這個主動議展開，或贊同或反對，但是無論如何都不會離題萬里，把人攪糊塗。但是也並不是所有的動議都能得到陳述和討論的機會，只有得到附議的動議，才有被討論的資格，所謂的附議就是在討論集體中有人說“你這個動議值得討論”(當然，為了避免某個人一直糾纏於同一個問題，也可以附議並討論，最終否決這個意見);經過附議的動議才具備討論的資格，在討論之前也不是只圍繞一個話題展開，而是圍繞一個動議展開，需要陳述動議，所謂的陳述就是向眾人解釋自己的方案，以使別人可以接收自己更多的信息，陳述之後就是贊同動議方和反對動議方輪流發言，儘可能把所有的意見都擺到桌面上進行討論。當然這樣的討論也不會陷入無休無止的拉鋸戰，因為其中不會是非此即彼、你死我活的爭鬥，而是可以綜合不同的意見提出“修正案”然後再就修正案討論，(如此循環)通過不同勢力的不斷交鋒與妥協，最後達成大多數人都能接受的意見。
也許有人會說，就這樣看，這樣的議事規則下的討論與一般的討論也是大同小異，有什麼意義呢?其實上面說的連議事規則的門徑都沒窺到，在討論中還有一個重要的人物——主持人。主持人擁有陳述話題，分配發言權，維持議事規則，組織表決等權利和義務，而主持人卻沒有發言權，有時也沒有表決權，就算是有表決權也只允許最後表態，而所有的這些都必須堅持“主持人中立”的原則，也就相當於如果我們把議事規則看作一個機器(自身可以運轉)，主持人就相當於機器上的一個重要零件，這個零件只是維持機器的正常運轉而已。在討論的過程中，雙方輪流發言，針對每個話題每個人只有定量的發言機會和定時的發言陳述，如果逾時主持人可以打斷，在一般情況下，所有參與討論的人都需遵循“不打斷、不攻擊、不離題、不逾時、不扣帽子、不貼標籤、不質疑動機”這最起碼的原則，對於違背這些原則的行為，主持人都有權打斷——主持人就像一個公正無私的大法官。如此一來，話題明確，動議可行，討論中焦點集中，“心往一處想，勁兒往一處使”，自然可以高效的得出解決具體問題的方案，而不至於陷入無休無止的拉鋸戰和眾說紛紜的混亂局面。
也許有人又會說，這樣的議事規則就是一套嚴格的流水線，這嚴重束縛了人的思維，有時間走僵化的程式往往會耽誤很多時間。這就不得不提議事規則中的“程式動議”了，所謂“程式動議”就是在既定的程式中增加或者跳過某些程式直接進入另外的程式，程式動議非常多，最常見的就有“立即表決”，即跳過之後的所有環節直接進入表決階段;“擱置”，即對當前的話題進行擱置，不再討論;“申請發言”，即向主持人申請增加發言機會;“休會”，暫時停止討論，暫時不受議事規則約束……這些“程式動議”就使得冷若冰霜的規則，變得有一絲脈脈溫情了。而所有的動議又有不同的層級，不同層級的動議其優先性不一樣，通過這些層級的劃分能保證每個人的意見得到充分的表達，但是所有的動議(包括程式動議)都必須包含“動議”和“表決”兩個程式，這樣就使得所有的討論都具有法律的效力，從而保證所有人高度關注，全身心投入討論。
也許加入了程式動議的會議，可能會陷入短時的混亂，但是在議事規則之中也有很多“議事禮儀”，議事禮儀不僅從道德上對所有參與者提出了要求，也從法理上對每個個體提出了要求，如果不遵守禮儀的規範，可以視作對規則的破壞，如果破壞規則，其發言的合法性就大打折扣了。其中最基本的禮儀就是，發言前徵詢主持人的同意後發言，發言的過程中對事不對人，面向主持人發言並陳述理由，這樣就可以避免不同觀點持有者正面的衝突，從而在保障整體利益的同時，保護好個人的權利與自由。
在議事規則之下，無論你口齒多么伶俐，如果你說的話語討論的話題無關，那么不好意思，你閉嘴——這就避免了“一言堂”的局面，讓所有參與者都能充分地表達自己的意見;無論你位多高、權多重，如果你的發言與討論不按規則，那么不好意思，請閉嘴——這就避免了權威的影響，保證所有參與者都在平等的平台上展開討論;無論你人脈有多好，資源有多豐富，如果你的發言沒有讓人信服的理由，那么不好意思，請你閉嘴——這就保證了每個人思考的獨立性，保證了參與者充分的參與;當然，無論你的口齒有多么笨拙，地位有多么卑微，資源有多么貧乏，只要你願意表達自己的意見，只要你的意見可操作，你的意見同樣可以成為集體決議的一部分——這就是“羅伯特議事規則”的公平的體現，僅憑此，議事規則就不愧對“集體協商的公關藝術品”這一桂冠，而這個藝術品並不是某個人的作品，而是集體維護規則的結果。
“議事規則”不僅僅是公共的藝術品，個人也是可以利用的。因為規則畢竟沒有人的靈活性高，每個個體還是可以利用規則，達到自己的目的，這樣的結果並不可能是自己的意識主導整個局面，而是使自己的意見得到最充分的表達，對其他人產生最大的影響——你何時提出動議，在什麼樣的情況下提出程式動議，如何儘可能清楚的表達自己的意見……都會在討論中產生不同的影響。所有這些技巧得以套用的基礎就是對規則本身熟練的掌握，把這個藝術品變成自己公關的藝術創作。如果你在不恰當的時間陳述了不恰當的意見，或者在要緊的關頭沒有及時提出恰當的程式動議，自己的意見就可能發揮不到最大的作用了。這對每一個參與討論的要求是相當高的，沒有充足的準備和集中的注意力，是不可能達到自己預期的目的的。但是這個規則之下的平台絕對是公平的，至少每個人的機會是均等的，所有的可能也是等機率事件，如果自己的意見得不到充分的表達，只是個人的問題。
如何將規則變成個人公關的藝術品?與地位無關，與身份無關，但是與準備和時機的把握密切相關，與清楚凝練的表達(不同於侃侃而談、天花亂墜)有關……在規則之下的集體協商，是智慧在交鋒，而不是單純的語言魅力的比拼，也不是權力和地位的較量，這難道不更具有成為公關藝術的潛質嗎?作為保證這些正常運轉的規則，難道不能稱之為“藝術品”嗎?
簫爻
風雨書桌