3、內部控制制度發生了變化
在手工操作下,有不同的崗位責任制和內部牽制制度,保證了手工核算下會計信息的準確性、企業資產的完整和安全。計算機的引入使得內部控制制度的形式、內容等方面都發生了一定的變化。手工會計操作下的人員均是會計人員,由他們按不同的分工,各司其職,組織會計工作的運轉。而電算化會計中的人員,除會計專業人員外,還有系統管理員和操作員等,按新的分工形式完成會計工作的運作
(二)會計電算化的意義
由於會計電算化是以計算機以及數據傳輸和通訊設備作為數據處理系統的核心,完成從原始數據的蒐集,以及經由記錄、驗證、分類、登記、計算、匯總、報告等一系列會計工作,因此,在此過程中,會計人員只進行一些輔助性的操作,即只需把會計數據以規定的要求輸入處理系統,計算機即可按照事先編制好的程式,自動完成會計數據處理,並將最終結果---財務報告列印出來。會計電算化是把系統工程、電子計算機技術等科學與會計理論和方法融為一體,通過貨幣計量信息和其他有關信息的輸入、存儲、運算和輸出,以現代機器工作取代手工操作,實現會計工作方式的變革和人的解放,提供計畫和控制經濟過程需要的會計信息。
會計電算化系統使得會計人員從財務賬冊中解放出來,但並未從根本上提高財務信息質量另外,系統的信息處理一般都是對手工會計職能的自動化,系統的結構是面向任務和職能的,這對滿足會計核算的要求來說已經足夠,但在業務流程的監控和與其他系統的集成性上還需要加以完善。當企業發生危機時,它又總是首先反映在財務危機上,不是缺少現金,就是缺乏持續經營所需的資本。在這種情況下,產生於上個世紀90年代的erp系統成了企業的一個新選擇。這樣就使得會計電算化實施的內容其意義表現在:
1、保證會計核算資料的及時性。電子計算機以極高的速度處理會計數據,手工方式要幾個人幾天完成幾天的會計工作,採用電子計算機只需很短的時間就可以完成。
2、保證會計核算的正確性。採用電子計算機進行會計核算,計算精度高,按程式自行完成各項數據的計算與記錄,只要輸入數據是正確的,很少引起錯誤。而在手工方式下,由於重複登錄工作較多,難免發生各種錯誤。使用電子計算機可以確保會計信息的正確性。
3、充分發揮會計的職能。會計的核算職能,主要包括對經濟活動的計算和記錄,記錄是為了反映過去和保持記憶。使用電子計算機使這種記憶能力大大提高。電子計算機能以極密集的方式儲存會計信息,這種儲存能力,可以隨時向管理部門和其他部門提供豐富的會計信息。
會計監督職能主要包括對有價值的經濟活動進行指導、控制和檢查。由於電算化會計核算信息系統可以獲得更為準確、及時、詳盡的會計數據,將會計信息有效地提供給有關部門,可以更好地對經濟活動進行監督。
4、提高會計工作效率。會計核算採用電子計算機使會計處理程式發生了變化,各種生產經營活動的原始數據從計算機終端上輸入,然後按既定程式進行各種各樣的處理並加以貯存,避免了在手工處理時大量的重複抄錄工作,而且可以較容易地完成各種複雜的運算過程,減少了工作環節,節省了時間、人力,使會計工作效率大大提高,使會計人員從傳統的會計記錄、計算工作中解脫出來,以更多的時間和精力從事對生產經營活動的觀測、控制等管理活動,全面發揮會計在經濟管理中的作用。