1. 對客戶的回覆使用正規商務信函格式。
2. 在每一封信函中正確使用簽名格式
3. 努力提高英語
寫作水平。使用正確、簡潔的語言。
4. 使用常用的字型及字號。公司如有規定，使用公司規定的字型，字號及顏色。 5. 不使用非正規縮寫。如：asap. 6. 規範使用英文大小寫。不使用全部大寫，以方便客戶閱讀 7. 尊重客戶，使用禮貌用語。勿出現商務忌諱用語或太粗俗語言。
第三步：熟悉產品 一個連產品都不熟悉的業務人員，能將產品推銷給客戶嗎?會贏得客戶的信任嗎? 從以下方面來熟悉產品：
1.多到生產車間和樣品製作部去，或者多與工廠負責人溝通並將得來的資料進行比較。一方面可以了解生產工藝，另一方面可以全面了解產品相關知識。
2. 如果你是接手以前業務人員手上的工作，整理以前與客戶溝通過的信函，會讓你了解許多有關產品方面的知識。
3. 不懂一定要問。因為客戶既然敢下訂單，說明他對產品還是有一定了解的，甚至說非常了解。而你要做的就是比他更專業，因為你要賣你的產品給他。把客戶當傻瓜是最不明智之舉。
4. 如果還有其他業務人員，創造機會讓你們成為朋友。如果他願意幫你，你可以省很多時間和精力。
5. 做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產品相關知識整理成文檔並默記在心中。 公司產品知識見皮革文具及皮革製品參數標準。 |||
第四步：對手頭的信函進行統計及匯總，並將其幾類：
1. 建立業務關係函件 這樣的信函主要內容是介紹公司的情況，表達建立業務關係的意向及客戶經營範圍。 回複方式：感謝客戶對公司的關注，簡單介紹公司的服務，體現公司實力，引導客戶嘗試公司提供的服務。
2. 產品大類的詢價函件 此類信函客戶意向比較明顯—他需要什麼類別的產品，作途是什麼等。這時，有針對性的推薦一些產品給客戶並配合客戶了解更全面的產品。主要以體現企業在這些產品上及服務上的專業為中心。 因為要推薦產品，所以必不可少的會涉及到產品圖片。什麼樣的產品圖片是最合適的呢?
1) 產品圖片規格(單個產品)：大小(以最長的一邊算)不要超過24cm, 解析度72-100 dpi為合適。這時圖片大小在200k以內為好。 這樣產品圖片即清晰，體積也不大。通過電子信箱傳送也很方便。 如果多個產品在一個圖片上，大小以不超過24cm為好，解析度為100dpi為合適。圖片大小在400k左右。 這裡就涉及到一些簡單圖片處理的知識了。在photoshop的入門教程上有介紹。到網上搜尋或到書店買本書來學習一下。
2) 單個郵件大小不要超過800k。最好在600k以內。這樣方便客戶接收郵件。如果超出800k，則可以分多封信函進行傳送。
3) 產品圖片必須給客戶直接印象並讓客戶清楚了解產品所有細節。我們產品必須有產品合起及打開時的圖片。如有增加配件需單獨附上。在報價中不包括的配件，最好單獨附圖片。
4) 業務人員使用的產品圖片必須清楚，能真實反映產品顏色，結構，配件等款式不可缺少的因素。所以要求產品在拍攝時使用正片拍攝。正片拍攝費用也不貴，正片分兩種：#120和#135. 一般以120為主，個體較小的產品(如錢包等)使用135拍攝在成本控制方面較為划算。#120：50元/張， #135：30元/張。大約值，具體請與拍攝公司確認。
3. 單個或幾個產品款式的詢價。 這樣的產品詢價針對性比較強，客戶已經將目標鎖定到了具體的產品上。這時，第一步是滿足客戶的第一需求—得到報價;然後才是體現公司實力和服務的專業。當然以上所有的回覆方式都是針對新客戶。對於老客戶就不用說太多，以實際服務質量及產品質量來說話。 這裡還提及一點：做個正式的報價單。報價單屬企業檔案的一種，也屬於vis中的一部分。越正規越好。國外客戶習慣使用excel文檔，也可以將其做成 pdf文檔傳送給客戶。報價單檔案名稱稱方面也有進究。最能好包括產品名稱，型號，數量，報價日期或客戶編號。這樣方面雙方以後進行查找及核對。 可將詢價產品細分為兩種：
1). odm：即公司自行開發的產品 如果產品款式不多，可以在報價的時候附產品圖片，這樣方面客戶通過信函直接進行比較、審核。報價需要詳細，包括：價格，產品說明/描述，包裝資料，樣品時間，樣品費用，大貨。 如有商標，也需要註明相關細節。 如果款式太多，可以不提供產品圖片。而只提供報價。報價以表格的形式，即只提供價格而沒有詳細細節。待客戶選擇具體的款式後，再提供詳細的報價。
2).
oem：即客戶來款式報價。 這些款式可能是客戶直接開發的，也可能是競爭對手開發的。它代表了客戶需求的一種意向。 對於此類詢價，除作詳細的報價單外，還需將這些款式傳送到公司產品設計和開發部門，作為公司開發產品的借鑑。 分析：客戶是否有價值。 公司投入廣告就象撒網一樣，拉上岸的除了魚還有樹枝，垃圾等。所以公司通過廣告得來的詢價並不是全部都有價值。公司需要對這些資源進行過濾後，為真正的客戶提供服務。一個公司擁有有限的資源，它只能服務一些客戶並令他們滿意，不可能服務所有客戶並令他們滿意。 如何來辨別客戶的價值呢?可以從以下方面進行判斷：