所謂系統，就是在一定條件下，由相互作用、相互依賴的若干組成部分結合而成的，並具有特寫功能的有機整體。從一般意義上講，系統由輸入、處理、輸出、控制與反饋的四個基本部分組成。
在系統理論中，系統分析是指對系統性能的理解。系統最佳化是系統設計成綜合的內容。系統工程即用教學方法進行系統分析或最佳化，把傳統的組織管理工作總結成技術並使之數值化。用系統工程來分析系統問題是比較科學的，利用系統工程這門學科的概念和原則，來進行學生信息管理方面的工作，是實現學生信息管理現代化的重要途徑和有效手段。
學生信息管理系統的基本功能，目前尚無統一的說法。根據我校學生信息管理的工作的現有材料和工作特點分析來說，學生信息管理系統的基本功能，我們認為有如下幾方面：
1.確定學校紀，校規
2.確定獎罰制度
3.開學註冊、學雜費用
4.異動情況
5.班級管理
6.畢業
我們應該努力學習有關學生信息管理現代化的有關理論資料，提高對管理現代化重要性的認識，嘗試去利用計算機來實現學生信息管理的現代化。比如現在有些學校和學生信息管理這方面所作的努力，由於從事計算機工作人員的技術指導和從事多年學生信息工作的老師的幫助，他們：
首先，開發了“學生信息技術管理”軟體系統。
其次，將學校學生的檔案內容的所需數據，存儲在計算機的磁碟里，需要時可以通過計算機方便地進行查詢、檢索、維護，還可以將有關數據列印出來。
第三，還用計算機進行了日常辦公現代化的管理工作的使用。
第四，及時收集、加工、整理、存貯、檢索新的變化數據。
使其學生信息管理初步實行計算機化，讓計算機在學生信息管理中得到初步套用。使管理者總是根據準確、及時的信息來進行決策，實現管理。只有計算機才能將現代化社會中，成倍增長的信息量，進行及時收集、加工、整理、貯存、檢索、傳遞、反饋給決策者。發揮其特有的功能。
即：(1)對輸入的學生信息數據，進行數值運算和邏輯運算，求解各種問題。
(2)對學生信息進行加工來解決各種數據處理問
題，為決策者在決策時提供依據。
(3)對學生信息管理的各種資料數據和計算機順序，具有記憶存貯的能力。
實踐證明，當管理的信息量和複雜程度達到某一限度時，即管理人員的勞動強度超過其承受能力時，就必須採用新的管理手段，即用計算機技術信息的收集、加工、傳遞和存貯等，可以使用學生信息基礎信息，高效、合理、恰當地管理。這樣，學生信息管理系統隨著計算機的套用、發展而不斷完善，計算機在學生信息管理中的地位也就是益重要。
正因為如此，實現學生信息管理現代化，要有科學的管理方法和先進的技術手段，才能最大限度地提高學生信息管理工作效率。計算機作為數據處理系統，已逐漸成為學生信息管理現代化的重要手段，在學生信息管理中正在發揮著重要的作用。一般來說，計算機在學生信息信息系統中的作用有：
(1)計算機能夠比人更快地提供有信息價值的學生數據;
(2)計算機能夠比人提供更新的學生數據;
(3)計算機能夠比人提供更加準確的學生數據;
(4)計算機能夠比人處理更多的學生數據等等。
正因為如此，我們利用計算機替代手工操作建立的學生信息系統，即計算機學生信息系統，其主要功能可以歸納為以下三點：
一是可以高效能、大容量地收集、處理、存貯學生信息，大幅度地提高學生信息管理系統的工作質量和效率。
二是可以及時掌握整個學生管理系統的全面情況，提供系統的準確的學生信息，可以促進學生管理工作的規範化及各項管理制度與指標體系的建立和健全，從而提高行政管理水平。
三是可以提供各種加工處理了的學生信息，適應新形勢對教職工隊伍提出的新要求，幫助選擇方案，實現最佳化決策。
當前，不少單位對於計算機的套用還僅限於簡單的單機套用，隨著時間的推移、任務的複雜、用戶的需求，其套用還會更加廣泛。
總之，計算機的廣泛套用，計算機學生信息管理系統的建立，適應了社會經濟發展的客觀要求，今天我們運用計算機進行了學校學生信息管理的初步現代化的開發和使用，它大大提高了工作效率，它把教師從繁重的手工操作中解脫出來，用更多精力從事創造性的管理活動和其它教育教學的活動中去;它能使決策、計畫和其它管理活動更加科學、精確、靈活。因此，建立計算機學生信息管理系統是一種客觀發展必然趨勢。隨著我國經濟、科技的發的，人才開發管理的加強，我們一定要努力創造條件，促進使用計算機的學生信息管理現代化。為建設中國特色的社會主義而努力奮鬥。