（二）、規範工作程式，不斷創新工作機制。由於辦公室其餘三位同志都是新進人員，對辦公室的主要職能、工作程式、工作規範不是太熟悉，要履行好辦公室服務職能，必須依靠良好的工作機制。為了使有限的人力、物力發揮最大的效用，兩年來我們注重工作機制的建立和完善。首先是明確分工責任到人。根據醫院工作制度和辦公室工作人員職責，對辦公室工作進行了明細分工，並制訂了各崗位的工作職責，建立了既有明確分工，又有密切協作的工作機制，並組織全體人員認真學習，在工作實踐中加強考核，從制度上保證了辦公室工作雖然龐雜，但能夠持續高效有序地運轉。進一步完善了公章使用、紙張使用、複印機使用、請假等各種常規管理，充分體現了對事不對人的管理思想，各項工作井然有序。然後建立事務登記制度。對辦公室完成的各類事務性工作實行登記制度，如車輛出車、文印工作、接待安排等。既記載了科室工作人員的工作量，又為成本核算工作積累一定的參考數據。
三、樹立人文化辦公形象，打造良好團隊精神
加強隊伍自身建設。深化服務職能，創新工作機制，最終靠的是素質過硬的隊伍。兩年來在提高科室人員整體素質上，抓了三個方面工作：一抓人員的協調磨合與內部團結。辦公室4個人，性格、能力各有差異，又各管一攤，各負其責，如何用其所長，發揮個人和整體作用，是做好辦公室自身建設的首要任務，我們牢固樹立團結出戰鬥力和一盤棋的思想，著重抓好團結協作，以大局為重。通過談心方式不斷加強協調意識，促進了團結，形成了合力，戰鬥力、凝聚力不斷提升。二抓文字表達能力。文字綜合水平的高低，直接關係到辦公室工作的質量。文稿質量要符合本醫院的實際，同時要能夠把握大局，突出重點。因此，在空餘時間組織學習與辦公室工作相關的書籍，通過多學、多看、多思考、多積累，並及時向院領導請教，摸清領導意圖、思路。在院領導的幫助指導下，不斷提高寫作能力。三抓協調辦事能力。為不斷提高辦公室人員的辦事能力和效率，老同志以身作則、進行傳幫帶，小至如何接聽電話、請示報告，大到文稿的擬定、對外接待都對新同志言傳身教。我們常說兩句話，一句是：辦公室工作無小事，事事關形象；另一句是：每一天的工作都是新的。我們認為，只有經過思考之後的工作才是令人欣賞的，所以我們鼓勵學習，倡導鑽研。辦公室人員注重學習，通過向領導、向同事、向書本，向網路學，努力提高自身業務水平和綜合素質，保證了辦公室工作有序的進行。
營造團結協作氛圍。在加強自身建設的基礎上，我們與其他部門加強溝通，密切配合，互相支持，保證我院整體工作不出現紕漏。辦公室有一條工作原則，屬於辦公室的工作要完成，不屬於辦公室系列的工作其他系列找到了也要完成，不屬於辦公室的工作發現了問題要說話，要及時與其他系列溝通，不能讓工作出現真空。兩年來，辦公室與各科室保持了良好的關係，科室之間的溝通也非常順暢。今年涉及全院的大事多，如醫院管理年活動的深化、“滿意杯”優質服務活動、黨員先進性教育工作等等，這些工作任務量大、工作繁重、責任重大、涉及面廣，為保證高質量完成這些工作，辦公室全體成員積極參與，加班加點沒有怨言，愉快接受任務，迅速開展工作，期間加班加點無數，圓滿完成各項任務，受到了領導的肯定和信任。