(三)通俗性。面對會議聽眾，要儘可能讓個性不同、情況各異的與會代表全部聽懂，這就決定了講話稿必須具有通俗性。對於與會者來說，內容應當是通俗易懂的。即使是專業性、學術性很強的內容，也要儘可能明晰準確，以與會者理解為標準。形式更是通俗的。結構是格式化的。語言則是口語化的。不同於一般的科學文章，更不同於一般的公文，最明顯的一點是語言的口語化。一般的科學文章，主要訴諸人們的視覺，要讓讀者理解，語言就要概括精練，甚至講究專業性。而一般公文尤其是行政公文，語言更是規範的，有的格式用語甚至是特定的，最重視的是準確、明晰、簡練和。相反，講話稿的語言則由講話的本身性質所決定的，必須口語化。由於講話是聲入心通的人和人之間的傳播活動，需要更加適應人們的接受心理，拉近講話者和聽眾的心理距離，這就特別講究語言的大眾化、口語化。
(四)藝術性。述職報告的藝術性是魅力所在，直接影響著整個報告這一藝術生命體。這樣，寫作述職報告必然聯繫整體的講話活動特點來進行。“述職報告”一詞，可以分為兩部分來看待：“述職”，是主體的實質性道理。“報告”，是呈現表像而又整體的藝術生命體。報告者要兩者並重。寫作述職報告，最好從上述總的認識出發。
通俗性和藝術性，一般表現在口語化、感情化、個性化的語言上。寫述職報告時要變文字為有聲語言：1.語言生活化、口語化、大眾化。2.多用短句子，注意長短交叉合理，隨物（公務和感情）賦形。3.慎用文語（古語和歐化語），作點綴之用。4.少用單音詞。5.避免同音不同義或易混淆的詞語。6.不隨便用簡略語。7.還可以適當增加語氣詞如“吧”、“嗎”之類。8.為了方便聆聽，有些標點符號還要用文字代替，如頓號改為“和”，破折號改為“是”，引號表示否定時加“所謂”，括弧補充另用文字說明等。