有關禮儀事項的通知

有關禮儀事項的通知，例如使節的到離任，某些禮儀程式的安排、某些禮儀程式的安排、某些有關禮儀的規定等等，可以使用照會、函件、備忘錄、通告等各種方式通知有關機關或個人。

在使用有關禮儀的文書電報時，應注意以下事項：

1．文電中的外國國名，應使用全稱，同一國名如出現數次，至少首次套用全稱。如習慣用簡稱，可使用正式簡稱。某些特殊國家，如多米尼加共和國、多米尼加聯邦等，不可使用簡稱。文中的單位名稱，第一次亦應使用全稱。對方的職銜、姓名在作為抬頭出現時，亦要用全稱。

2．文書格式要合乎規範，不要用錯。非外交機構一般不使用照會的格式，可使用對外函件進行交往。人稱要與文書格式相適應並前後統一。例如，普通照會一般只用第三人稱，但不注意時容易出現“貴方”、“我方”等稱呼，造成混亂不清。簽署者與受文者要相適應。人對人，單位對單位。如系人對人，雙方身份要相當。

3．文書中對人的稱呼要合乎禮儀習慣。

致意語的用法亦要取決於不同場合與習慣。例如，外交照會開頭時，常有 “向x x x致意並榮幸地……”的引文，在一般對外函件中不使用。在弔唁、慰問等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。文尾的致意語，向外交部或大使館發照會可用“順致崇高的敬意”；向全代辦處發的照會不用“最”字。非外交機關使用對外文書，可視不同的發文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬 意”、“最良好的祝願”、“良好的祝願”、“最親切的問候”、“順致敬意”、“順致問候”等。

4．關於譯文。對外文書應以中文為正本，必要時，附以外文譯文。譯文本，套用不帶機關銜的白紙，並在右上角註明“譯文”字樣。譯文應考慮外文的慣用格式，不應套用中文格式。我駐外機構，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務性的函可只用外文（指駐在國文字或通用的外國文字）；對申請簽證、身份證及一般外交人員的調職、離任等普通照會，亦可只用外文。

5．對外文書的列印位置要適當。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應在第一行頂格排列（如排不下，也可將職銜單列一行不加標點，而把姓名稱呼另排一行），然後再下一行前面空一格續排行文。如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使檔案美觀大方。

蓋章的位置要適當，一般以騎年壓月，上大下小（如帶國徽的印章，國徽應在機關銜之上）為宜。

6．要有嚴密的校對制度。如發現文書、函件等有錯字或格式不對，均應重新列印，不得塗改。

7．用紙要合乎規定。

8．收發文應有簽收手續，收到涉外文書應及時處理，不要延誤。

在禮儀社交場合，除了必須處理和運用好文書電報以外，對名片的使用也應當給以重視。名片之所以在現代社會中得到廣泛的套用，因為它使用起來簡便、靈活、雅俗均可，能適應現代社會人際交往十分頻繁的需要。

名片現在已遠遠不只是相互通報姓名的工具，它可以用來表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈以至弔唁等多種禮節。為了表示不同的禮節，可以在名片左下角用小寫字母寫上法文的含義；也可以在外片上，用通用的文字寫上簡短的字句。