8. 集合前，宿舍長要注意提醒自己的舍員夠時間集合，若集合時間和地點有所更改，要通知到位。
十一. 備用方案
1. 若已經申請的課室臨時不能用，則馬上與輔導員及物業管理部聯繫，馬上另尋一間沒人的課室進行英語交流會。
2. 若無法借用多媒體，即向輔導員申請，借用學院的投影儀及螢幕。
3. 活動前先向班主任及輔導員說明活動流程，並徵得他們的同意後再進行活動。若班主任或輔導員任一方不同意，先耐心提出活動的可行性及安全問題，如果還是不同意，即將野炊改為燒烤。
4. 開班會討論，若有30%或以上的成員不同意，就重新考慮新的方案。
5. 若有人身體不適，或在烹飪過程中受傷，由團支書及生活委員照顧，原地休息；情節嚴重者，馬上打120到醫院就診。
6. 如果10月20日當天下雨，活動日期便改為10月22日星期六或10月23日星期天。若10月22，23日當天仍然下雨，便改野炊為唱k。
7. 儘量按照我們原來的清單來購買必需品和食材，如果價格實在太高或買不到所需用品和材料，便再尋找其他替代品。