公司年會邀請函的基本內容與年會通知一致，包括年會的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構;會議內容和形式;參加對象;會議的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項。
1.標題。由年會名稱和“邀請函(書)”組成，一般可不寫主辦機關名稱和“關於舉辦”的字樣。
2.稱呼。邀請函的傳送對象有三類情況：
(1)傳送到單位的邀請函，應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統稱)，以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發給個人的，應當寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，後綴“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網上或報刊上公開發布的邀請函，由於對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。
3.正文。正文應逐項載明具體內容。開頭部分寫明舉辦年會的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應稱呼，再用過渡句轉入下文;主體部分可採用序號加小標題的形式寫明具體事項;最後寫明聯繫聯絡信息和聯絡方式。結尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4.落款。因邀請函的標題一般不標註主辦單位名稱，因此落款處應當署主辦單位名稱並蓋章。
5.成文時間。寫明具體的年、月、日。