1.你客人之前有沒來過中國？如果來過，那么就叫他把他的簽證記錄發過來！ 要用掃描的發過來喔！這個是一點！
2.我們的外事局還需要外國客戶的護照，營業執照！這些資料！而營業執照也最好要！看你們那的外事局來定！而且，我上面說的：a.簽證記錄b護照c營業執照 都要是用彩色的列印！ （價格比較貴 a4 的一張要8rmb ,我可以教你個小竅門：就是我們的這些資料，可以弄兩份放在一張a4上面打，這樣一下就可以省下8rmb,我上次就這樣冤枉的浪費了32rmb! 真虧！） 而且這些資料都要一式3份啊！貴吧！
3.我們還要為我們的客戶填一份<邀請外國人來華呈報表>,也要一式三份！
4,我們還要為他們寫擔保函！記住也是也是一式三份！不過這個可要用公司的紙列印！而且最後還用我們公司的印章喔！別忘了喔！
以上，就是一些我們要準備的基本資料！ 接下來就是我們去兩個外事局跑路了！
一個是我們市裡的，像我們就是溫嶺市外事局，其實，在這個機構里，叫他們蓋個章很容易！
最後一個就是，在我們的省里外事局，（在人民政府！）,其實政府部門的人都在下午2點上班！上午12點下班！所以你們以後要注意時間啊！在這裡辦證可不是那么容易的事情！ 辦邀請函通常要花到2個工作日！所以也不是當天能拿的！而且，來外每來一次我們公司，我們公司都要花去150rmb, 而我公司在1月--10月一共來我公司5次，不是按如數算的！就要花750! 所以下次我要拿750去領我那張邀請函！！想想還真貴！
最後，我們拿到邀請函之後就是怎么寄的問題了！而且這個運費誰出的問題了！有些老外還特別小氣，總叫我們什麼都幫他弄好！我們通常都是要他們的到付帳號來的！即dhl or tnt account!所以大家要注意啊！
最後要提醒的是：有些客戶雖然是我們幫他辦理好了邀請函，而他也未必來我們公司！他也可能跑到別的公司去了也說不定！所以大家以後要處處小心啊！
1）以你們公司的名義以英文或者英文/中文簡單說明來華事由及被邀請方的姓名，護照號，出生日期等信息，並加蓋公章/簽名就可以了格式與平常的傳真信函沒有什麼不同，一般註明收件人為當地中國領事館簽證處。
2）邀請函傳真（有的國家還需要快遞原件）給對方，然後其在當地中國領事館辦理簽證，如果停留不需要很長時間，他們只要辦理30天的旅遊簽證即可。如果是相當正式的訪問，可建議外國人在當地申請商務或者訪問簽證（一般是90天）.
簽證都是外國人自己辦理，至於你所說的什麼費用，則只要與對方協商好就可以了，一般客戶是不會要求別人給負責簽證費用甚至路費的，關鍵是說清楚在國內停留期間的費用誰來負擔。
另外要注意這個客戶的可靠性，會不會來到中國之後做壞事，要是做壞事你們幫著辦官方邀請函，你們有責任的，所以要小心，