9、妥善組織通話內容——通話前，最好事先把有關資料(如報告文本)寄去或電傳過去，使對方能有所準備。通話時，雙方可對照資料交談，以便節省時間。採購人員可事先先去“意向函”，扼要說明基本建議，讓對方加以考慮，甚至標明有疑問的地方，以便討論時作參考。
通話時，要把本方意見分為若干個部分，每部分之間稍作停頓，使對方能及時作出反應。不要長篇大論，到頭來卻發現原來對方已經另有想法，白費工夫。
通話前應寫出發言要點，不可臨時想想，致使說話缺乏邏輯性。開始時應扼要說明通話目的和存在的問題，提出可供選擇的方案，指出雙方的分歧所在，最後稍加歸納，解決問題。
通話前要把所有資料都準備好，不要臨時東翻西找亂抓一氣。對提綱上所列要點應講完一條勾掉一條，以避免分心或遺漏.
10、用心聽——在電話中交談時常有聽不清的時候，所以應特別注意集中注意力。有人打電話常愛東張西望，動動桌上的東西，心不在焉。這種習慣很不好，容易影響通話的效果。最好邊談邊作筆記。
11、注意 自己的語言——措辭及語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。
稱呼對方時要加頭銜。如：“博士”、“經理”等。有的婦女喜歡被稱為“小姐”，就不要用“夫人”來稱呼。切不可用“親愛的”、“寶貝”之類輕浮的言語。無論男女，都不可直呼其名，即使對方要求如此稱呼，也不可用得過分。
說“你”字開頭的話時應慎重。像“你忘了”、“你必須”、“你忽略了”之類的話，即使語調再平和，在電話中聽去也使人有被質問的感覺。提意見時不妨用發問的形式，比如：“您能不能在星期四把那份材料送來?”或“那份報表您搞定了嗎?”等。或者用“我”字來開頭也可以，說：“我星期四需要一份報告。”
聽話時，最好插用一些短語以鼓勵對方。如“嗯，嗯”、“我明白”、“我理解”或“好，好”等。
對對方的要求作出反應或對方提出要求時，態度應積極而有禮貌，比如：“我會注意那件事的”或“請別忘了……”等等。
12、適時結束通話——通話時間過長意味著濫用對方的善意。你以為對方聽得津津有味，也許他正抓耳撓腮，揉眼睛，恨不得早點掛下話筒。愛在電話里誇誇其談的人，最好在桌上放一台鬧鐘，以便控制通話時間，及時提醒自己：“該結束了。”