媒體宣傳：主要以聯繫校內各媒體為主。首先聯繫媒體於活動之前各自的宣傳機構上予以宣傳，廣播台要在當天在中午廣播傳播該活動。另外要求於正月十二前將校內各媒體聯繫完畢，並於詩會當天進行第二次通知，確保媒體當天可以到來進行報導。主要校內媒體有：醉晚亭，華中大線上，喻園網視，廣播台，白雲黃鶴。
指路標宣傳：具體規格不限，要求色彩鮮艷，指路效果明確並於當天將指路牌安放在韻苑，紫菘，沁苑以及學校主幹道上。
五會場布置
詩會會場主要占地為靠韻苑食堂的半個韻苑足球場。舞台預計搭建在操場塑膠跑道上，以草坪為遊園場地。
1．入口：以彩虹門和贊助商的廣告板作為晚會入口，中間是彩虹門，兩邊各有兩塊大型的廣告板，內容為為贊助商所做的宣傳廣告。
2．舞台：詩會舞台將搭建在我校韻苑體育場東邊跑道中央，舞台背景為大幅噴繪，內容為本次詩會的圖示，贊助商信息。舞台頂端為橫幅，內容為“穿越夢境相約元宵“華中科技大學元宵遊園詩會。舞台周圍有氣球和盆栽圍繞，烘托詩會氛圍。
3．遊園活動區：每個展台設3名工作人員負責該展區的活動，同學在成功完成活動之後可獲得兌獎券一張，可到總台兌換獎品。設總台於入口附近兌換獎品。各個遊園區搭設印有贊助商宣傳內容的帳篷一個，100瓦燈泡2個，桌子兩張，凳子若干，並以紅色為主色調布置各展台。
六突發性事件處理
1．天氣原因。2月恰逢初春，天氣狀況相對穩定，如出現意外天氣〈下雨或颳大風等〉影響活動舉行，我們將另找場地。另外為預防火災，事先保證火警暢通。
2．舞台設備障礙。針對在活動進行中有可能出現的舞台影像設備故障，本次活動特安排專業技術人員進行及時維修。同時，在由於設備故障造成的演出空白時間中，我方會安排主持人及現場工作人員組織同學同學們進行現場遊戲，以保持現場的熱烈氣氛。
3．人員擁擠。將本次活動場地劃分舞台區，舞蹈區。遊園區，並在每個區域特安排一定人數的工作人員進行現場秩序維護。
七工作安排
學術組：負責出各種題目，及燈謎。
節目組：設計詩會流程，聯繫嘉賓，支持人以及詩會當天后台指揮工作。
遊園組：組織遊園活動，包括每個展台的布置，展台負責人員，整個詩會所需的禮品，道具，裝飾品等的購買或租借。
外聯組：聯繫本次活動的外聯贊助。
現場組：場地租借，詩會現場布置的相關事宜〈包括詩會的燈光，電路，煙花等〉還有現場秩序維持。
宣傳組：本次活動前期宣傳工作，聯繫校內各大媒體。
八活動預算
項目名稱規格數量價格備註
總會場布置
舞台及燈光 10*7 6000 包括舞台搭建及所有設備
煙火若干 XX
盆栽及氣球 50*2—500*0。1 150
桌椅若干 150
接線板 15*20 300
道具及服裝租用若干 500
螢光棒 XX*0。5 1000
電力供應 500
燈籠 1000
遊園禮品 800
彩虹門 200
宣傳費用
氫氣球 2*80 160
彩噴 2*400 800
橫幅 4*70 280
海報 7*80 560
傳單 10000*0。05 50
展板 8*25 200
路標若干 100
其他項目
工作證 100*2 200
請柬若干 100
總計 15050