根據錦州市檔案局關於檔案工作保密檔案的具體要求,結合我局針對檔案保密工作具體現狀,我局多次召開檔案局局務擴大會議,共同學習了國家《保密法》及 國家檔案局、國家保密局《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用範圍的暫行規定》。會議要求:義縣檔案局凡涉及到保密工作的人員要加強保密觀念,繃緊保密這根弦,對所有未解密的檔案採取必要的保密措施嚴防涉密事件發生。同時在全局開展好檔案保密工作自檢、自查,根據工作開展的情況我局現將有關自檢、自查報告如下:
一、加強了領導,落實了責任
我局認真落實了保密工作領導責任制。專門設有保密工作領導小組,明確由主要領導周建華同志任組長,副局長張丹丹同志任副組長,各科室負責人為小組成員。具體負責檔案保密工作。
二、牢固樹立了檔案工作的保密意識
1、局班子非常重視檔案保密工作,始終把檔案保密工作作為局工作的大事來抓。組織全體人員深入學習有關檔案精神,堅決防止麻痹思想和僥倖心理,努力提高工作人員對檔案保密重要性的認識。強化人員保密意識,即要熱情接待利用者,又要加大檔案保密監管力度,以確保檔案絕對安全。
2、加強了檔案保密工作。首先,加強對歸檔檔案材料的保管以及保密力度,由文書統一集中管理,任何個人不得擅自挪用,凡涉及保密的檔案資料。其次,做好檔案的收集、整理工作,保證歸檔檔案材料完整、準確、系統;嚴格按照《保密法》和《檔案法》管理檔案,保證檔案的安全和利用。嚴格執行《借閱制度》、《查檔規定》做好保密工作。
3、把保密制度落到實處。在查檔、借閱方面,未經主管領導批准原件不準外借離館,嚴格審查利用者的有效身份證件,檔案借閱歸還前,要求有關工作人員認真清點,確保不出任何紕漏。
4、計算機信息系統的保密工作。採取以下措施:首先,計算機使用嚴格按照計算機使用及管理制度執行,從制度上保證計算機使用及保密;二是檔案館設有專用計算機供檔案查詢使用;三是每台電腦系統都安裝了防火牆或瑞星殺素軟體,防止黑客、病毒入侵;四是要求全局工作人員嚴格按規範操作,發現病毒及時報告;五是明確規定“涉密不上網,上網不涉密”,確保檔案管理的保密性和安全性。
5、對開放檔案進行一次清查工作,保證檔案信息安全。對在核查中發現的不安全因素,立即採取措施加以整改;對開放檔案內容做到精確鑑定,涉及個人隱私,組織機密的不予開放;保證有開放價值的開放,該守密的不開放,該開放的不守密,做到不僅要保證檔案實體的安全,而且又要確保檔案信息安全。
三、局保密工作存在問題及整改措施
通過自檢、自查,我局對檔案保密工作有了進一步的明確,同時,也發現了一些存在的薄弱環節。個別同志對檔案保密工作認識不到位,保密意識不強等。今後我局將發現的問題作為整改的重點,對個別同志單獨進行《保密法》培訓。堅決把保密隱患消弭在萌芽中。具體整改措施如下:
1、並堅決做到計算機及通訊保密規定的“十不得”。
2、定期召開檔案保密領導小組工作會,專題研究檔案保密工作;做到年初有計畫,年終有總結;做到檔案保密工作的會議、檢查和工作有記錄,堅持檔案保密工作與業務工作同步安排部署,落實崗位責任制。
3、對各全縣單位、各鄉鎮街進行業務培訓、指導時,同時宣傳相關保密知識和保密法。
4、探索建立涉密人員管理長效機制,明確了涉密人員的資格和範圍,認真落實保密承諾書簽訂工作。並進一步加強了涉密載體的清理和管理,重點抓好涉密計算機、涉密移動存儲介質、辦公自動化設備和手機使用的保密管理。認真貫徹實施《國家秘密載體銷毀管理規定》,加強涉密檔案載體銷毀管理工作。
5、繼續健全保密規章制度,對保密工作要分工明確,責任落實到人,檔案保密日常管理工作要規範有序,使得保密工作都達到良好的水平 。
通過此次自檢自查,我局全體人員增強了檔案保密意識及防範意識,保密工作逐步規範化、制度化,沒有發現過涉密事故。今後,我局將繼續按照此次檢查的精神和要求,把檔案保密工作落到實處,並認真堅持下去,確保檔案利用工作在便利社會的同 時又安全可靠萬無一失。
根據縣委辦《關於對全縣保密工作進行檢查的通知》精神,我局現將有關自查情況報告如下:
一、加強領導,落實責任
我局認真落實了保密工作領導責任制。專門設有保密工作領導小組,明確由分管領導宋君任組長,各科室負責人為小組成員。具體負責落實我局保密工作。
二、抓好檔案保密工作,牢固樹立保密意識
1、認真開展保密宣傳教育工作。局班子非常重視檔案保密工作,認真開展保密宣傳教育工作,始終把檔案保密工作作為局工作的大事來抓。組織全體人員深入學習有關檔案精神,堅決防止麻痹思想和僥倖心理,努力提高工作人員對檔案保密重要性的認識。強化人員保密意識,即要熱情接待利用者,又要加大檔案保密監管力度,以確保檔案絕對安全。
2、加強檔案保密工作。我們制定並實施了較為有效的措施:一方面,加強對歸檔檔案材料的保管以及保密力度,由檔案人員統一集中管理,任何個人不得擅自挪用,凡涉及保密的檔案資料,認真做好保存工作;另一方面,認真做好檔案的收發工作,做好檔案的收集、整理工作,保證歸檔檔案材料完整、準確、系統;嚴格按照《保密法》和《檔案法》管理檔案,保證檔案的安全和利用。嚴格執行《借閱規則》,做好保密工作。
3、全完善各項規章制度,確保制度落到實處。對局原有檔案保密的各項規章制度進行了一次認真的梳理,在原來的基礎上加強了檔案利用、保護、保密等規章制度的落實,並不斷地加以補充和完善。繼續實行檔案專人保管、專人查閱、集中歸檔。在借閱方面,未經主管領導批准原件不準外借離館,嚴格審查利用者的有效身份證件,檔案借閱歸還前,要求有關工作人員認真清點,確保不出任何紕漏。
4、算機信息系統的保密工作。近年來,由於形勢發展,工作需要,我局為各科室配備了電腦,組建了莒縣檔案信息網,為加強計算機系統的保密工作,我局採取以下措施:一是制定了相關的計算機使用管理規定。各計算機使用嚴格按照計算機使用及管理制度執行,從制度上保證計算機使用及保密;二是檔案館設有專用計算機供檔案查詢使用;三是每台電腦系統都安裝了防火牆或瑞星殺素軟體,防止黑客、病毒入侵;四是要求全局工作人員嚴格按規範操作,發現病毒及時報告;五是明確規定“涉密不上網,上網不涉密”,確保檔案管理的保密性和安全性。
5、好開放檔案的清查工作,保證檔案信息安全。我局本著務求實效,全面徹底的要求,對館藏檔案進行了一次全面徹底的核查,做到心中有數。對在核查中發現的不安全因素,立即採取措施加以整改;對開放檔案內容做到精確鑑定,涉及個人隱私,組織機密的不予開放;保證有開放價值的開放,該守密的不開放,該開放的不守密,做到不僅要保證檔案實體的安全,而且又要確保檔案信息安全。
三、我局保密工作存在問題及改進建議
通過自查,我局對檔案安全,進行了進一步的明確,同時,也發現了一些存在的薄弱環節。一是對計算機系統的管理還有待加強,對計算機和網際網路的保密管理還缺乏完全有保障的技術支持。目前只能以常規的保密制度加以約束。今後,我們將努力克服人力、物力不足,加強計算機監管工作,發現問題及時糾正,把保密隱患消滅在萌芽時期,確保檔案管理工作有序地進行;二是檔案保密宣傳力度不夠。我局還需要不斷加強宣傳力度,增強保密意識,提高做好保密工作的主動性和自覺性。進一步完善相應的規章制度,消除安全隱患,以確保檔案安全完整。
通過此次自查,我局全體人員增強了檔案保密意識及防範意識,保密工作逐步規範化、制度化,沒有發現過涉密事故,進一步消除了安全隱患。今後,我局將繼續按照此次檢查的精神和要求,把檔案保密工作落到實處,並認真堅持下去,確保檔案利用工作在便民服務的同時又安全可靠萬無一失。