1、稱謂
對於明確個體直接稱呼名字，對於全部個體就寫“新員工”吧。
稱呼寫在第一行，頂格書寫，之後用冒號，另起一行，寫上問候語“您好!”。
2、正文
正文要另起一行，空兩格開始寫新員工入職通知的內容。正文內容要包括入職時間、部門、職位;報到流程;報到資料等。
3、結尾
另起一行，空兩格，寫表示祝賀的話。如：祝賀您成為我們的新同事，希望在此有一個美好的未來!
4、署名和日期
右下方署名某某公司人事部和發布日期。
5、提示
一般是員工須知，告訴新員工一些注意事項。
6、回執
表明員工入職到崗位的回覆。
範例：
入 職 通 知 書
您好!
我們很榮幸地通知您於 年 月 日(周 )到我公司 (部門) 部(小部門)入職，擔任 一職。祝賀您即將成為我們公司的一員!
請在上班第一天攜帶個人資料(畢業證複印件、身份證複印件)交給 部門助理 (分機 )，在助理協助下詳細填寫好《員工登記表》辦理入職手續。
員工須知：在入職到崗後請您仔細閱讀公司各項規章制度並請嚴格遵照執行，對於因個人原因未能及時依據公司各項制度執行而引起的一切損失由員工本人承擔全部責任。
期待您成為我們的新同事!祝您在公司有一個美好的未來!
某某有限公司人事部
·····································
《入職通知書》回執：
我入職到崗後會仔細閱讀並嚴格執行公司規章制度，對於因個人原因未能及時依據公司各項制度執行而引起的一切損失由本人承擔全部責任。
新員工簽收： 日期：
網上新員工入職通知實例：
XX年新員工入職通知
新員工：
你好!歡迎你成為揚子江大家庭中的一員!為了做好你的入職工作，現將XX年報到事宜通知如下，請仔細閱讀。
一、報到安排
1、報到時間：7月8、9日8：00—17：00;
2、報到地點：泰州市高港區揚子江南路1號揚子江藥業集團總部華虹公寓;
3、報到人員：集團總部新員工(包括江蘇海慈生物藥業有限公司和江蘇醫藥經營有限公司新員工，詳見附屬檔案一《新員工名單》)，其他子公司新員工的報到按照各子公司人力資源部的報到通知執行。
二、報到流程
1、請你根據指示牌到達集團總部華虹公寓報到處;
2、簽到、領取培訓材料等資料;
3、辦理餐卡和住宿手續等;
4、7月10日~11日，早晨空腹，準備體檢。
三、友情提示
1、乘坐火車的同學，可在網上查詢最新火車時刻表，乘坐相應的火車到泰州站或南京站;乘坐汽車的同學，可以在當地的汽車站坐相應班次車到泰州客運中心(南站)。
2、接站與接待安排
公司將會於7月8、9日8：00—17：00在泰州火車站和泰州客運中心(南站)安排專人接站：
火車站接站聯繫人：劉德兵， 聯繫電話：。
客運中心(南站)接站聯繫人：高飛，聯繫電話：。
集團總部接待時間：7月8、9日8：00-21：00，聯繫人：李振波，聯繫電話：。
3、個人乘車報到
①泰州火車站：火車站下車後，可乘1路公車到泰州市客運中心(南站)下車，到達後乘車方式同“②”;
②泰州客運中心(南站)：在汽車南站下車後，搭計程車(拼車7元/人)，或到公車站等候11路公車(向南方向)，到“揚子江藥業集團”站下;
③泰州汽車西站：在西站下車後，搭計程車(拼車15元/人)，到“揚子江藥業集團”站下，或者坐公車2路(或8路、12路、28路)到客運中心(南站)，下車後乘車方式同“②”;
④南京火車站：如你在南京火車站下車，可在火車站對面乘公車至南京長途汽車東站(10路)，乘汽車至泰州市客運中心(南站)(也可乘火車至泰州火車站)，最後一班到泰州的汽車車次時間為18點40分，到站下車後乘車方式同“②”。
4、如有生活用品等郵寄包裹，人力資源部可以代為領取。
地址是：江蘇省泰州市高港區揚子江南路一號 揚子江藥業集團人力資源部呂愛轉(個人姓名) 收 郵編 225321。
註：7月12日以後到達的行李物品包裹單，公司將不再統一領取，由個人自行領取。
四、需要攜帶物品
1、學位證、畢業證、英語四(六)級證書、計算機等級證書;畢業生推薦表原件、成績單原件(已交的學生除外);派遣證、黨組織關係轉移介紹信、戶口遷移證明、1寸免冠彩照、身份證複印件(組織關係的抬頭是泰州市委組織部，單位是揚子江藥業集團)等，具體詳見附屬檔案二《報到所需證件清單》。
2、請妥善保存好自己的車票，報到時我們會統一收取，公司將報銷從你所在學校到公司或籍貫所在地到公司的單程火車硬座、硬臥票或汽車票(乘火車需要10小時以上者方可報銷硬臥車票)。
3、其他生活用品。
五、其他
1、另附新員工附屬檔案三《個人信息登記表》，為了方便軍服及膠鞋的調配，請及時填寫並於6月20日之前發至公司信箱。
2、如有任何疑問或不能按時報到者，請聯繫人力資源部呂愛，辦公電話：0523-86976388，手機：。
3、請務必準時報到，延期報到且不通知者，作協定違約處理。
附屬檔案一：新員工名單(截止5月31日).xls
附屬檔案二：報到所需證件清單.doc
附屬檔案三：個人信息登記表.xls
揚子江藥業集團人力資源部
XX年六月一日