一、前言
隨著計算機技術的不斷發展，和辦公系統在各行各業的廣泛推廣使用，傳統客戶/伺服器方式的辦公系統逐漸暴露出其不可改變的固有缺點，而顯得越來越不能適應。其主要缺點有：
日常維護煩瑣，為了維護每個工作站的正常運行，需要及時解決每個工作中出現的問題，而每個工作站的軟硬體配置可能不同，或不在同一個地方，則增加了維護工作的難度。
版本更新困難，版本更新時，需要每個工作站都要重新更新。
占用大量資源，每個工作站都安裝一套工作站軟體，增加了系統開銷，增加了企業負擔。
因此，採用web方式設計辦公系統，將可以利用現有最先進的計算機技術，在全球internet風潮中，獲得最廣泛的軟硬體技術支持。
二、系統結構
1、web方式的設計關鍵在於web伺服器的選擇，鑒於lotus domino在辦公系統中的眾多成功案例，推薦使用lotus domino作web伺服器，原因是：
lotus domino由於支持internet的所有協定，已經在世界範圍內廣泛使用。
lotus domino/notes在群件領域中的不可動搖的領導地位，使其成為開發辦公軟體的首選軟體。
lotus domino跨軟硬體平台的全方位的支持，開發的辦公系統將適用於任何硬體、作業系統、瀏覽器等。
很多企業已經使用lotus notes開發並正常運行辦公系統，採用lotus domino將可以使現有的辦公系統不加修改的從客戶/伺服器方式轉移到web方式。
2、lotus domino的技術方案
利用domino的複製技術，可以保證跨地區、跨軟硬體平台的數據資料的一致性。
利用domino的群集技術，可以讓每台伺服器平均工作。
利用domino支持多種平台的特點，可以在企業用戶少，數據資料少的情況下，可以使用pc伺服器，如果企業用戶數量和數據資料增加到一定程度後再使用小型機，或增加幾個pc伺服器。
三、系統功能
1、應具有web伺服器應有的功能，如公司介紹，公共信息，留言簿等。
2、企業的每個員工應具有各自獨立的電子郵件箱。
3、應具有辦公系統的各種套用，如文檔管理，人事管理，收發文管理，檔案管理等，能夠處理和查詢各種檔案。
4、能夠實現各種檔案審批處理。
四、系統要求
1、具有嚴格的許可權管理和日誌記錄。
2、用戶在一個視窗就能夠處理所有工作，在一個視窗獲得所有信息。
3、新郵件，新信息，新任務應在同一個地方提示。
五、主要套用
1、個人助理
包括電子郵件箱、日程安排、待辦事宜等
電子郵件箱能夠收發並保存郵件
日程安排能夠安排日程計畫，並記錄處理結果
待辦事宜能夠創建或收集其他各種應處理事務，以備提醒
2、公共信息
由專人發布企業內外的各種信息以供查閱
任何人可以發表看法，作為留言
信息按類別、時間等條件分類查詢
信息具有時效性，過期信息將自動刪除
3、電子討論
任何人都可以就某個主題發表意見和看法
任何人也可以答覆各種主題，以發表同意或反對意見
各種討論按類別、作者等條件分類查詢
一般不刪除討論且允許郵遞傳閱
4、文檔資料
由專人輸入數據資料，以備查閱
對特定的資料可以設定允許查閱範圍
記錄查閱日誌和反饋意見
可以按條件檢索或全文模糊檢索
文檔資料輸入完畢後，一般不修改，不刪除
類似輸入文檔資料供查詢的的套用有：人事資料，技術文檔，規章制度等
5、會議管理
起草會議安排，並通知有關人員，和記錄各種資源占用情況，如會議室，費用等
記錄會議進行情況，如到會人員，會議紀要等
發布會議結果
6、車輛管理
由專人輸入辦公車輛和司機的基本情況
填寫用車申請，並報申請
記錄車輛和司機外出情況
能夠查詢車輛和司機當前使用情況
類似的資源登記使用的套用有：辦公用品管理，固定資產管理等
7、財務查詢
通過odbc自動或手工輸入財務資料，形成報表
公布或郵寄傳閱報表
類似訪問異種資料庫資料的套用有：業務查詢等
8、系統管理
管理用戶許可權
監視數據安全
報告用戶和資料庫使用情況