一、系統分析
1、審批檔案包括很多種檔案。這裡僅包括機構內部徵詢領導意見、看法，獲得領導批覆的申請、請示，報告等檔案。
2、審批檔案包括的類型有：領用申請，問題請示，傳閱報告等
3、通用檔案審批管理應能適用不同的機構設定，不同的檔案審批，不同的審批流程等情況，而不需要修改程式。
4、通用審批流程應能處理各種特殊審批情況，通過用戶自定義實現未知審批流程。
二、流程定義
1、設計流程包括：預定義流程，自定義流程。
2、預定義流程是系統管理員預先設定好的審批流程，包括流程名稱，類型，適用部門，是否允許修改等設定，或者也可以來自用戶自定義流程，經過系統管理員確定保留的流程；自定義流程是用戶在草擬或審批檔案時臨時生成的審批流程。 3、預定義流程和自定義流程的區別是，預定義流程的通過角色再確定審批人員流轉，自定義流程則直接輸入審批人姓名進行流轉。
4、流程角色是根據用戶的職務獲得真實用戶名稱，包括：
申請人：草擬審批檔案的人員
申請人部門經理：申請人所在部門的負責人
指定部門經理：當人事、資金等審批時，需要徵詢有關部門意見，如人事部、財務部等
分管副總經理：負責管理該類審批的副總經理
副總經理秘書：當需要多個副總經理審批時，由副總經理秘書負責協調
總經理秘書：對需要總經理批覆的審批，由總經理秘書決定是否提交，防止總經理批覆不必要的審批檔案
總經理：決定審批檔案的最後處理意見
其他人：其他可能需要提交審批人
5、預定義流程就是各種流程角色任意組合。
三、審批流程
1、用戶草擬檔案，包括檔案標題、類型、內容等，根據審批的情況不同將要求輸入不同的內容。
2、通過檔案類型選擇檔案審批的預定義流程，系統根據用戶的部門和職務獲得審批人姓名，流轉到審批人的待辦事宜中，並通知審批人。
3、或用戶可以自定義流程，直接輸入審批人姓名，審批檔案按用戶自定義的流程流轉，可以通過審批類型設定用戶是否有許可權自定義或更改審批流程。
4、審批人從待辦事宜，收件箱或直接審批檔案資料庫中獲得需要審批的檔案，根據審批檔案的內容決定：
回退給上個審批人或申請人
提交其他人徵詢相關意見，相關人員輸入意見後，返回給審批人，重複第四步。
在權利範圍內修改審理流程，決定以後的審批人
按預定流程進行，如果是最後一個審批人，則將檔案審批結果返回給申請人。
5、根據審批檔案的重要性決定是否歸檔保存，以及保存的時間等。
四、設計要求
1、申請人提交申請後，將不能修改內容，但可以查閱審批狀態，且可以傳送催辦通知，且可以設定每次流轉時是否需要通知申請人當前審批狀態。
2、如果審批人在指定的天數後沒有審批檔案，可以在流程設定中設定：
作為拒絕審批，回退給申請人
跳過當前審批人，直接傳閱給下一個審批人審批
指派其他人代其審批檔案
3、審批人在輸入審批意見時可以設定：
允許查閱審批意見的人員，如人事任免申請等
審批結束時是否需要獲得通知