建設工程檔案和檔案資料管理-2
一、主要內容
1、 建設工程監理檔案檔案資料管理
2、 建設工程監理表格體系和主要檔案檔案
二、重點難點
1、 建設工程監理檔案檔案資料管理基本概念
2、 建設工程監理表格體系
3、 建設工程監理主要檔案檔案
建設工程監理檔案檔案資料管理
第二節建設工程監理檔案檔案資料管理
一、建設工程監理檔案檔案資料管理基本概念
(一)監理檔案檔案資料管理的基本概念
所謂建設工程監理檔案檔案資料的管理，是指監理工程師受建設單位委託，在進行建設工程監理的工作期間，對建設工程實施過程中形成的與監理相關的檔案和檔案進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設工程監理檔案檔案資料管理的對象是監理檔案檔案資料，它們是工程建設監理信息的主要載體之一。
(二)監理檔案檔案資料管理的意義
(1)對監理檔案檔案資料進行科學管理，可以為建設工程監理工作的順利開展創造良好的前提條件。
(2)對監理檔案檔案資料進行科學管理，可以極大地提高監理工作效率。
(3)對監理檔案檔案資料進行科學管理，可以為建設工程檔案的歸檔提供可靠保證。
(三)工程建設監理檔案和檔案資料的傳遞流程
項目監理部的信息管理部門是專門負責建設工程項目信息管理工作的，其中包括監理檔案檔案資料的管理。因此在工程全過程中形成的所有資料，都應統一歸口傳遞到信息管理部門，進行集中加工、收發和管理，信息管理部門是監理檔案和檔案資料傳遞渠道的中樞。
二、建設工程監理檔案檔案資料管理
建設工程監理檔案檔案資料管理主要內容是：監理檔案檔案資料收、發文與登記；監理檔案檔案資料傳閱；監理檔案檔案資料分類存放；監理檔案檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。
(一)監理檔案和檔案收文與登記
所有收文應在收文登記表上進行登記(按監理信息分類別進行登記)。應記錄檔案名稱稱、檔案摘要信息、檔案的發放單位(部門)、檔案編號以及收文日期，必要時應註明接收檔案的具體時間，最後由項目監理部負責收文人員簽字。
(二)監理檔案檔案資料傳閱與登記
監理工程師確定檔案、記錄是否需傳閱，如需傳閱應確定傳閱人員名單和範圍，並註明在檔案傳閱紙上，隨同檔案和記錄進行傳閱。
(三)監理檔案資料發文與登記
發文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名，並加蓋項目監理部圖章，對蓋章工作應進行專項登記。
(四)監理檔案檔案資料分類存放
監理檔案檔案經收／發文、登記和傳閱工作程式後，必須使用科學的分類方法進行存放，這樣既可滿足項目實施過程查閱、求證的需要，又方便項目竣工後檔案和檔案的歸檔和移交。
(五)監理檔案檔案資料歸檔
監理檔案檔案資料歸檔內容、組卷方法以及監理檔案的驗收、移交和管理工作，應根據現行《建設工程監理規範》及《建設工程檔案歸檔整理規範》並參考工程項目所在地區建設工程行政主管部門、建設監理行業主管部門、地方城市建設檔案管理部門的規定執行。
按照現行《建設工程檔案歸檔整理規範》(gb/t50328—2001)，監理檔案有10大類27
個，要求在不同的單位歸檔保存，現分述如下：
(1)監理規劃：
1)監理規劃(建設單位長期保存，監理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)監理實施細則(建設單位長期保存，監理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)；
3)監理部總控制計畫等(建設單位長期保存，監理單位短期保存)。
(2)監理月報中的有關質量問題(建設單位長期保存，監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(3)監理會議紀要中的有關質量問題(建設單位長期保存，監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(4)進度控制：
1)工程開工／復工審批表(建設單位長期保存，監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)工程開工／復工暫停令(建設單位長期保存，監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(5)質量控制：
1)不合格項目通知(建設單位長期保存，監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)質量事故報告及處理意見(建設單位長期保存，監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(6)造價控制：
1)預付款報審與支付(建設單位短期保存)；
2)月付款報審與支付(建設單位短期保存)；
3)設計變更、洽商費用報審與簽認(建設單位長期保存)；
4)工程竣工決算審核意見書(建設單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(7)分包資質：
1)分包單位資質材料(建設單位長期保存)；
2)供貨單位資質材料(建設單位長期保存)；
3)試驗等單位資質材料(建設單位長期保存)。
(8)監理通知：
1)有關進度控制的監理通知(建設單位、監理單位長期保存)；
2)有關質量控制的監理通知(建設單位、監理單位長期保存)；
3)有關造價控制的監理通知(建設單位、監理單位長期保存)。
(9)契約與其他事項管理：
1)工程延期報告及審批(建設單位永久保存，監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
2)費用索賠報告及審批(建設單位、監理單位長期保存；
3)契約爭議、違約報告及處理意見(建設單位永久保存，監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
4)契約變更材料(建設單位、監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(10)監理工作總結：
1)專題總結(建設單位長期保存，監理單位短期保存)；
2)月報總結(建設單位長期保存，監理單位短期保存)；
3)工程竣工總結(建設單位、監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)；
4)質量評估報告(建設單位、監理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。
(04)76．下列監理檔案檔案資料中，應當由建設單位和監理單位長期保存並送城建檔案管理部門保存的是(abd )．
a．監理會議紀要中有關質量問題的部分
b．工程開工／復工暫停令
c．設計變更、洽商費用報審與簽認表
d．工程竣工總結
e．工程竣工決算審核意見書