《如何做會計工作》－－ 建賬篇
建帳篇
一個企業至少應該設定幾冊帳？
至少應設定四冊帳:一冊現金日記帳；一冊銀行存款日記帳；一冊總分類帳；一冊活頁明細帳。
其中，活頁明細帳主要包括：庫存材料分類帳（收、發、存數量金額式）；庫存材料多欄式分類帳（收、發、存數量金額式）；低值易耗品明細分類帳（在庫、在用）；材料採購明細帳；材料成本差異明細帳；分期收款發出商品明細帳；委託加工存貨明細帳；固定資產明細分類帳（登記設備與計算折舊）；生產成本明細帳；製造費用明細帳；管理費用明細帳；銷售費用明細帳；經營費用明細帳；工資明細帳；產品銷售明細帳；應交增值稅明細帳。
什麼是建帳？建帳的基本程式是什麼？
新建單位和原有單位在年度開始時，會計人員均應根據核算工作的需要設定套用帳簿，即平常所說的“建帳”。
建帳的基本程式是：
第一步：按照需用的各種帳簿的格式要求，預備各種帳頁，並將活頁的帳頁用帳夾裝訂成冊。
第二步：在帳簿的“啟用表”上，寫明單位名稱、帳簿名稱、冊數、編號、起止頁數、啟用日期以及記帳人員和會計主管人員姓名，並加蓋名章和單位公章。記帳人員或會計主管人員在本年度調動工作時，應註明交接日期、接辦人員和監交人員姓名，並由交接雙方簽名或蓋章，以明確經濟責任。
第三步：按照會計科目表的順序、名稱，在總帳帳頁上建立總帳帳戶；並根據總帳帳戶明細核算的要求，在各個所屬明細帳戶上建立二、三級……明細帳戶。原有單位在年度開始建立各級帳戶的同時，應將上年帳戶餘額結轉過來。
第四步：啟用訂本式帳簿，應從第一頁起到最後一頁止順序編定號碼，不得跳頁、缺號；使用活頁式帳簿，應按帳戶順序編本戶頁次號碼。各帳戶編列號碼後，應填“帳戶目錄”，將帳戶名稱頁次登入目錄內，並貼上索引紙(帳戶標籤)，寫明帳戶名稱，以利檢索。
會計憑證設計的原則是什麼？
會計憑證設計，就是根據被設計單位實際情況，對憑證的種類、內容、用途、格式、傳遞程式作出科學的規劃，繪製出科學、規範的格式，以便為完整、及時、真實地記錄經濟活動提供所需要的信息載體。同時在設計會計憑證時，還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題，總的來說，會計憑證設計應遵循以下原則：
（1）清晰性原則。原始憑證是對經濟業務的寫實，記帳憑證是對經濟業務的科學分類，故清晰性原則的含義是：①能全面反映經濟活動的真實情況，例如經濟活動的發生時間、地點、內容、責任等情況，使人們一看便知而不致產生疑問；②憑證要素齊全，例如對外原始憑證中應設計憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、業務內容、數量、單價、計量單位、金額大寫與小寫、填制人簽章等內容；③中心內容或主要內容應排列在憑證的重要位置；④對記帳憑證而言，科目對應關係要清楚，不僅要有總帳科目的位置，還要有明細科目的位置；⑤顏色顯明、易於區分不同用途的聯次，如收款收據一般為三聯，第一聯給交款人，第二聯記帳，第三聯為存根，各聯顏色應有明顯區別並標明各聯聯次。
（2）經濟性原則。經濟性原則要求設計者做到：①儘量考慮一證兩用或多用，以節約紙張和減少數字的轉抄。如借款憑證代付款憑證，銀行各種結算憑證既是原始憑證又是記帳憑證等；②憑證面積以能充分反映業務內容為原則，不宜過大或過小，過大浪費紙張，增加了印刷成本，過小不便於保管；③專用憑證的常用項目應事先印刷在憑證上，以免手寫耽誤時間且影響整潔和美觀。
（3）統一性原則。統一性原則要求，憑證的內容和格式應儘量做到統一和標準化。全國性使用的憑證如車船票、機票、增值稅專用發票等，有關部門設計時應做到全國統一，不能大小不一、內容不一。一個單位內部使用的憑證更應做到標準化，例如收款憑證中會計科目欄稱總帳科目，而付款憑證中該欄又稱一級科目，或者收款憑證面積大，付款憑證面積小，都是不符合統一性原則的。貫徹統一性原則不僅使憑證內容更清晰，同時也便於裝訂和歸檔保存，還有利於機械化操作和在全國範圍內傳遞及使用信息。
（4）有利於加強經濟核算和內部控制原則。
自製的許多原始憑證是為加強經濟核算和企業內部管理服務的，設計時應充分注意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產品加工單、工時記錄、停工記錄、產量記錄、管理費用分配卡等等的設計，都要便於各種核算、控制、分析和檢查，滿足管理需要和內部控制的需要。
原始憑證怎樣設計？
原始憑證按其來源不同，分為自製憑證和外來憑證兩種。對於外來憑證，不在企業會計制度設計的範圍之內。因而原始憑證的設計側重於自製原始憑證的設計。
在設計自製原始憑證時，應著重考慮下列幾個問題：每一類經濟業務發生時需要記錄哪些方面的內容；處理各類經濟業務分別需要經由哪些手續；據以編制記帳憑證或登記分類帳、日記帳時各有哪些要求；審核原始憑證應把握哪些要件等。據此規定原始憑證設計的種類、內容、格式和聯次等。
原始憑證設計的基本內容包括：原始憑證的名稱；接受憑證單位的名稱；填制憑證的日期；經濟業務的內容摘要；經濟業務所涉及到的數量、單價和金額；填制憑證單位、人員的簽章；憑證的編號；憑證的聯次、附屬檔案等。
設計原始憑證的基本步驟包括以下五個方面：
第一， 確定所需原始憑證的種類。
第二， 明確各種原始憑證的用途。
第三， 擬定原始憑證的格式。
第四， 規定原始憑證的傳遞程式。
第五， 嚴格原始憑證的保管制度。
在原始憑證設計過程中，還應注意遵循下列要求：
第一， 要適應企業生產經營的特點，兼顧統計部門、業務部門以及其他有關部門對業務管理的具體要求；
第二， 要適應企業內部機構設定和人員分工情況，貫徹內部控制制度，加強各業務部門和經辦人員的責任意識，防止錯誤及舞弊行為；
第三， 要保證會計憑證簡便易行，促使會計信息及時、高效傳遞；
第四，要正確處理好借鑑與改進的關係，尤其對於有統一規範格式的原始憑證，如非必要應儘量採用，以簡化設計工作，保證會計實務規範統一。
以下存貨收發業務為例說明有關原始憑證的設計。
記錄存貨收發的原始憑證如原材料入庫單、領料單、材料耗用匯總表、產成品入庫單、銷貨發票等。其格式見表2-1、表2-2、表2-3。
表2-1 材料入庫單
材料類別： 年 月 日 第 號
供應單位
材料名稱
編號
規格
單位
數量
單價
金額
契約數量
保管倉庫號：
合計
備註： 表2-2 限額領料單
年 月 日 限額 材料名稱： 規格： 編號： 日期 領用數 累計領用 節約或超支 領料人 發料人 數量 單價 金額 表2-3 材料耗用匯總表
年 月 日 耗用產品或部門 領料單張數 數量 單 價 金 額 實際價 計畫價 實際價 計畫價
ａ產品
ｂ產品
ｃ產品
管理部門
車間耗用
其他部門
合 計 表2-1中的單價指實際單價，“備註”欄登記驗收情況，如短缺、盈餘、質量是否相符等。“契約數量”欄可記錄契約中規定的數量和質量(如一等品、合格品等)，以便與實收情況比較。
表2-2在右上角有限額記錄，若本月合計領用數低於限額則為節約，反之為超支，記入“節約或超支”欄，超支用“－”號表示，每次領用都必須由領料人和發料人簽章。
表3-3若領用某種材料，則可列示實際單價和計畫單價，若領用多種材料，則可只填實際價或計畫價，“實際金額”和“計畫金額”兩欄是匯總數字，無論領用一種或多種材料都可填列。
記帳憑證怎樣設計？
記帳憑證的設計與記帳方法的採用密切相關，根據《企業會計準則》的要求，應在借貸記帳法的基礎之上設計記帳憑證。
記帳憑證設計的基本內容包括：記帳憑證的名稱；填制憑證的日期；經濟業務內容摘要；會計科目(包括明細科目)的名稱和方向；金額；憑證編號；憑證所附原始憑證的件數；有關經辦人員和主管人員的簽章等。
記帳憑證設計的基本步驟與原始憑證設計的基本步驟大致相同。首先，需要確定使用記帳憑證的種類。一個單位究竟設計什麼樣的記帳憑證，不能一概而論，只能根據事前調查的內容和已設計的會計帳務處理程式以及企業活動的特點來決定。如果是小型企事業單位，且設計的帳務處理程式記帳憑證帳務處理程式或日記總帳帳務處理程式，則可選擇通用記帳憑證格式（表2-4）；如果是大中型企業，且設計的帳務處理程式是憑證匯總的帳務處理程式(科目匯總表帳務處理程式和匯總記帳憑證帳務處理程式)，則應選擇專用記帳憑證（收、付、轉憑證）和匯總記帳憑證兩種格式（表2-5，表2-6，表2-7，表2-8）；如果已設計的帳務處理程式是利用帳戶匯總的處理程式，也應選擇專用記帳憑證格式。此外，有些特殊業務還可以以單代證，即以原始憑證代替憑證（表2-9，表2-10，表2-11）。顯然，只要確定了選用記帳憑證的種類，記帳憑證的用途也就隨之確定下來了。緊接著就是根據記帳憑證的種類和用途，分別繪製憑證的樣式，以確定記帳憑證的內容、格式及規模大小。（記帳憑證從填制到覆核，直到據以登記有關帳簿，也涉及到一個憑證傳遞程式的問題，這個問題將在“報表篇”賬務處理程式中介紹。）最後，記帳憑證及所附原始憑證的保管制度也是記帳憑證設計時應考慮的基本內容之一。記帳憑證應定期裝訂成冊，在法定期限內指定專人妥為保管，期限屆滿再按規定程式銷毀。
設計記帳憑證時，應考慮下列要求：
第一，要保證記帳憑證能在記賬工作中起到分錄指示作用，有關的借貸雙方科目欄次應清晰醒目，簡單明了；
第二，應反映填制、審核、主管等不同崗位人員的簽章，以便減少錯弊，加強內部牽制，保證經濟業務和會計工作的合法合規性；
第三，記帳憑證必須附有原始憑證，作為書面依據，記帳憑證中應有標明所附原始憑證數量、概況的節目，以便查閱、核對；
第四，記帳憑證的設計應貫徹《會計法》和《企業會計準則》的要求，一律採用借貸複式記帳法，以便規範企業的會計行為；
第五，記帳憑證的基本格式已經約定俗成，除非十分必要，企業可儘量採用國家有關部門統一印製的記帳憑證，以簡化設計工作，節約人力物力。
表2-4 記 帳 憑 證 （通用）
年 月 日 字 號 摘 要 借方科目 金 額 貸方科目 附屬檔案 張 一級 二級 一級 二級 合 計 合 計 記帳： 出納： 審核： 制證：
表2-5 收 款 憑 證
借： 年 月 日 字 號 摘 要 貸方一級科目 明細科目 金 額 附屬檔案 張 合 計 記帳： 出納： 審核： 制證：
表2-6 付 款 憑 證
貸： 年 月 日 字 號 摘 要 借方一級科目 明細科目 金 額 附屬檔案 張 合 計 記帳： 出納： 審核： 制證：
表2-7 轉 帳 憑 證
年 月 日 字 號 摘 要 借方科目 貸方科目 附屬檔案 張 一級科目 明細科目 一級科目 明細科目 合 計 記帳： 出納： 審核： 制證：
表2-8 匯 總 記 帳 憑 證
年 月 日 匯字 號 借方科目 金 額 貸方科目 金 額 附屬檔案 張
合計 審核： 制表：
表2-9 收 據
（代收款憑證）
借：現金 年 月 日 字 號
付款單位或人員 附屬檔案 張
收款事由：
數量
金額
合計 收款人： 審核： 制證： 出納：
表2-10 借款單（代付款憑證）
借款單位
借款人姓名 附屬檔案 張
借款事由 摘 要 借方科目 金額 領導批示 一級科目 二級科目 審核： 制證： 出納：
表2-11： 差旅費報銷單（代記帳憑證）
年 月 日填制 字 號 借方科目 貸方科目 金額附屬檔案張姓名 出差事由 起止時間與地點 月 日 起點 月 日終點 交通工具金額其他項目金額合計金額（人民幣大寫） ￥：預借金額 結算後應退結算後補領主管審批： 財務審核： 報銷人：
總帳怎樣設定？
總帳，又稱總分類帳，一般採用三欄式(見表2-12)，也可採用雙欄式(見表2-13)、棋盤式(見表2-14)，除此之外，還可結合各種形式的匯總，而採用多欄式(例如日記總帳)。其中三欄式是普遍採用的基本格式；雙欄式僅適用於期末沒有餘額的虛帳戶(收入、費用等暫記性、過渡性帳戶)；棋盤式的分類帳有利於體現帳戶間的對應關係，但帳頁龐大，工作量也很大，僅適用於業務量少、運用科目也少的企業。
表2-12 總分類帳
帳戶名稱： 第 頁 年 憑 證 摘 要 借方金額 貸方金額 借或貸 余 額 月 日 字 號 表2-13 總分類帳
年 月
帳戶名稱： 第 頁 年 憑 證 摘 要 借方金額 貸方金額 月 日 字 號 表2-14 總分類帳
年 月
第 頁
借方
貸方 甲科目 乙科目 … … … 貸方餘額 甲科目 乙科目 … … 借方發生額 貸方發生額 月初餘額 借方 貸方 月末餘額 借方 貸方