工作郵件使用的五大守則

電子郵件,已成了辦公室里隱藏的地雷。

守則一:不要隨便“回復所有人”

阿康 外企職員

千萬不要在回覆郵件時隨便點擊“回復所有人”———這是我從我那倒霉的客戶那裡學來的“血的教訓”。

那次接手一個挑剔的客戶,耗了很久,價格一直談不攏,差不多有兩周時間,我每天上班頭一件事,就是和對方互通郵件、打探進展。那段日子,老闆盯、對方拖,搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天,在我們通過20封郵件時,我的信箱里忽然出現了一封“機密”信函,上面有這家公司討論我們公司的報價的詳細經過,包括各級老闆的回覆意見、他們預期爭取的價格,還有準備對付我們的具體計畫。

這下好了,掌握了對方的底線,後面的事情做得極其順利。那個項目談完,老闆對我刮目相看。

我心裡有鬼。冷靜之後仔細研究了這封郵件的來龍去脈,終於發現:發給我這封郵件的人一定是在某次疏忽之下按了“回復所有人”,才把信不小心傳到了我手裡。

也真怪不得他,之前我們往來的郵件實在過多,而且所有的郵件題目都是一長串“re:re:re……”,看起來極其相似。我的郵件發給他、他的老闆後,他老闆回復給了他,還有他們公司的財務、我以及更多人。之後他們內部還討論了很多問題,他就沿用那些幾經回復的信件,繼續發給我詢問。這個倒霉蛋初期一直把這項工作做得有條不紊,哪些人在“收件人”一欄里,哪些人在“抄送”欄里,從不混淆,直到有一次,在這么多個類似標題的郵件里,他終於“迷失”了,一點“全部回復”……

守則二:溝通重要事件時,最好使用郵件,如果你光打電話,對方可以耍賴

大衛 物流管理

在我還是新人時,吃過一次這樣的虧。那是一個做事非常拖拉、工作極為馬虎的客戶,每次交接,都需要我無數次催促、反覆提醒。