公司檔案管理制度 篇1
檔案管理制度
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計畫階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計畫書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫檔案、可程式器件源碼、硬體編程手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個周期中，設計人員務必按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計檔案，並保存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都務必重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的審核和批准;技術檔案的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來存儲歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法持續不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得泄露借閱檔案的秘密。
4、如有特殊狀況需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
檔案管理制度(六)：
檔案管理制度標準版
1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2、1總經理負責公司所有對外發文審批。
2、2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2、3部門主管負責本部門檔案的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2、4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3、1上行文:請示，報告，計畫，總結;
3、2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定;
3、3平行文:信函，會議紀要。
4、檔案格式
4、1發文統一使用以上檔案類別之一。
4、2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加注。
4、3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。檔案管理制度。
4、4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;
4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;
4、7附屬檔案。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該檔案有附屬檔案的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附屬檔案:"字樣;如果附屬檔案較多，還須編上序號;檔案無附屬檔案的，無須註明;
4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附屬檔案標記)的右下角，相關於書信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，並在其上面加注一行"(此頁無正文)"字樣;落款字型與正文相同。
4、9日期:
4、9、1一般應寫發文日期;
4、9、2制度或會議透過的檔案應寫透過的日期;
4、9、3重要的檔案寫簽發的日期;
5、文號
5、1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號;具體文號編制規則見附屬檔案。
5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;
5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6、1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6、2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記;
6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7、1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7、2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對審核。
7、3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;
7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7、5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7、6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理狀況、備註等。
7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7、8保存。檔案辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。
7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文檔
8、1文號編碼規則
8、2《檔案編號使用登記表》
8、3《對外發文登記表》
8、4《對內發文登記表》
8、5《收文登記表》
8、6《檔案處理單》
8、7《傳閱單》
8、8《用印登記表》
8、9對外發文格式
8、10對內發文格式
8、11報告總結格式
8、12會議紀要格式
8、13會議記錄格式
9、修訂及實施
9、1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9、2本規定修訂權在公司。
9、3本規定從20__年五月一日實行。
公司檔案管理制度 篇2
檔案管理制度標準版
1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2、1總經理負責公司所有對外發文審批。
2、2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2、3部門主管負責本部門檔案的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2、4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3、1上行文：請示，報告，計畫，總結;
3、2下行文：批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定;
3、3平行文：信函，會議紀要。
4、檔案格式
4、1發文統一使用以上檔案類別之一。
4、2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加注。
4、3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4、4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：
4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;
4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;
4、7附屬檔案。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該檔案有附屬檔案的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附屬檔案："字樣;如果附屬檔案較多，還須編上序號;檔案無附屬檔案的，無須註明;
4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名：落款一般放在正文(或附屬檔案標記)的右下角，相關於書信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，並在其上面加注一行"(此頁無正文)"字樣;落款字型與正文相同。
4、9日期：
4、9、1一般應寫發文日期;
4、9、2制度或會議透過的檔案應寫透過的日期;
4、9、3重要的檔案寫簽發的日期;
5、文號
5、1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號;具體文號編制規則見附屬檔案。
5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;
5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6、1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6、2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記;
6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7、1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：
7、2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對審核。
7、3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;
7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7、5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7、6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理狀況、備註等。
7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7、8保存。檔案辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。
7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文檔
8、1文號編碼規則
8、2《檔案編號使用登記表》
8、3《對外發文登記表》
8、4《對內發文登記表》
8、5《收文登記表》
8、6《檔案處理單》
8、7《傳閱單》
8、8《用印登記表》
8、9對外發文格式
8、10對內發文格式
8、11報告總結格式
8、12會議紀要格式
8、13會議記錄格式
9、修訂及實施
9、1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9、2本規定修訂權在公司。
9、3本規定從20__年五月一日實行。
公司檔案管理制度 篇3
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據區建設局關於文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。
第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類檔案(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有檔案(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要檔案除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發員(文書) 拆封和簽收後應及時附上"檔案處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可複印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需由辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱簽後，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同各單位聯繫後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 檔案的傳閱與催辦。
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交收發員(文書)，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附屬檔案，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.檔案閱完後，應交收發員(文書)，切忌橫傳。
5.辦公室對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發文的管理
第八條 發文的規定
1.單位上報下發正式檔案的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各民眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各民眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，並將檔案底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。民眾團體檔案由黨支部批轉。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
第九條 發文的範圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.黨支部、行政辦公室下發檔案主要用於：
(1)公布單位規章制度；
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案；
(3)公布單位體制機構變動或幹部任免事項；
(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發布有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯繫有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
(四)發文程式與要求
第十條 發文程式規定：
1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發文後，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
7.對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送黨政領導審定批准簽發；
10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室列印；
11.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上籤名；
12.檔案打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發並檢查落實情況。
(五)檔案的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
(六)檔案的立卷與歸檔
第十五條 檔案的歸檔範圍：
1.凡下列檔案統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；
(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計畫統計、季度、年度報表等；
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層幹部會議、職工委員會以及各種例會記錄；
(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上匯報表言材料等；
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝製品；
(9)單位日誌和大事記；
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2.業務科室，各民眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、民眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附屬檔案收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)檔案的銷毀
第十七條 對於多餘、重複、過時和無保存價值的檔案，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條 經審核同意銷毀的檔案，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。
公司檔案管理制度 篇4
1.編訂依據
本公司為了規範化質量流程，提升任務運營流轉效率，以對接國際化質量管理為努力方向，為完善內部質量追溯管理，特編制此制度。
2.適用範圍
本制度適用於公司內部記錄和內外部發放檔案的管理，是對公司記錄和檔案編號的詮釋檔案，適用於本公司現涉及的所有記錄和檔案。
3.責任部門
本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。
4.制度細則
4.1記錄編號規定
4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來記錄。
4.1.2內部記錄的設定格式為：
QR + + + X/X
記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號
4.1.3外來記錄的設定格式為：
（WL）QR + +
外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號
4.2公司檔案編號規定
4.2.1公司檔案分為內部檔案和外部檔案。內部檔案可以有：
（1）標準操作指導書：SOP
（2）標準檢驗指導書：SIP
（3）標準管理程式：SMP
4.2.2質量手冊的編寫格式為：
TXJY + QM + X/X
公司簡稱+質量手冊縮寫+手冊版本號
4.2.3程式檔案的'設定格式為：
TXJY + QP + + X/X
公司簡稱+程式檔案縮寫+檔案編號+版本號
4.2.4操作/檢驗規程、管理程式的設定格式為：
SOP/SMP/SIP+ + + X/X
檔案類別+檔案所屬部門+檔案編號+版本號
4.2.5外來檔案的設定格式為：
WL + +
外來檔案縮寫+隸屬部門+部門內部編號
4.3部門編號的規定
4.3.1各部門的編號以組織機構圖中的部門名稱為標準，如：
行政部AD、人力資源部HR、質量部QM、市場部MD、銷售部SD、售後服務部AS、商務部MC、採購部PD、倉庫WD。
4.4檔案編寫格式的確認
4.4.1本公司所有檔案和記錄分為標題和正文。
4.4.1.1公司檔案和記錄的標題抬頭採用仿宋字型三號，以保證字型標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內容採用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設定為單倍行距，段前首行縮進2字元，段前段後間距設定為0，同時設定為自動調整中文與數字的間距。
4.4.1.2檔案內容中的一級標題及二級標題採用統一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字型為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的編號方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司檔案和記錄的正文採用宋體（正文）四號，行間距設定為單倍行距，段前段後間距設定為0，頁面布局設定為上下頁間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節序號後空一格編寫內容以保證美觀。對於正文中出現的部門、規章制度、法律法規應名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成後，應通讀流暢，對於應進行斷句的內容使用中文標點符號進行斷句。
4.5檔案的發放和管理
4.5.1檔案發行
4.5.1.1公司所有現行檔案，如：操作規程、檢驗規程、崗位操作說明書等。檔案全部由體系部進行統一發放，並對發放的檔案記入《檔案發放管理台賬》，在台賬中記清發放檔案數量，並由簽收人當面進行簽收。
4.5.2檔案補發
4.5.2.1檔案簽收人應對發放的檔案妥善保存，如因檔案保存不當，不慎丟失，請填寫《檔案補發申請表》並交於體系部留檔，當體系部收到檔案補發申請後，將於三內日將補發的檔案交於申請部門。
4.5.3檔案更換
4.5.3.1本公司所執行檔案如有更新、替換情況發生，將由體系部傳送郵件至相應檔案隸屬部門，通知並予以更換，更換的檔案將計入《檔案更新換版台賬》。請各檔案執行部門注意，換版的檔案的版本號將有所發生變化，如：原檔案版本號為A/0,那么修改後的版本號則為A/1，如發生換版，則版本號變化為B/0。
4.5.4檔案受控
4.5.4.1下發檔案應加蓋體系部的檔案受控章，由部門編制的檔案應統一交由體系部進行檔案格式的確認審核，審核後的檔案下發至員工手中應具有受控章，無受控章的為無效檔案。
4.5.5檔案編號
4.5.5.1由各部門編號的檔案應統一編號格式，部門內編制的檔案應及時進行梳理，檔案編號不得重複。如部門檔案編號在執行中發現重複應及時上報體系部進行核對並處理。
公司檔案管理制度 篇5
檔案管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種檔案、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類檔案外來和內發統一由總經辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有檔案(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門發來的檔案要進行檔案、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門並登記差錯檔案的文號。
二、公文的編號保管
1.檔案拆封和簽收後應及時附上“檔案處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可複印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需由總經辦主任或行政主管根據檔案內容和性質閱簽後由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的檔案應同各部門聯繫後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉收發員應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門如關係到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、檔案的傳閱與督辦。
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間當天閱完後應在下班前將檔案交收發員，閱批檔案一般不得超過兩天閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附屬檔案如確係工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.檔案閱完後應交收發員切忌橫傳。
5.總經辦對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得總經辦同意後，予以複印或摘抄原件應及時歸檔保存。
6.按照閱文範圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關檔案。或由總經辦通知到單位閱文。
五、發文的規定
1.公司上報下發正式檔案的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請並將檔案底稿分別交總經辦、行政辦公室審核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設定與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體檔案由總經辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經公司領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
六、發文的範圍
1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.總經辦、行政辦公室下發檔案主要用於：
(1)公布公司規章制度
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案
(3)公布公司體制機構變動或幹部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發布相關獎懲決定和通報
(6)其他相關重大事項
3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯繫有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。
七、發文程式規定
1.總經辦、行政辦公室同意發文後，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5.經總經辦審查修改後的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責
6.對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿審核總經辦簽署後，按批准許可權的規定分別呈送董事長、總經理處審定批准簽發
8.經領導批准簽發後的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室列印
9.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上籤名
10.檔案打字後，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發並檢查落實情況。
八、檔案的借閱和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人同意，對有密級的檔案須分管領導或總經辦主任同意後方可借閱。
借閱檔案應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
檔案的立卷與歸檔範圍
1.凡下列檔案統一分別由總經辦收發員負責歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批覆(2)總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計畫統計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層幹部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝製品(9)單位日誌和大事記
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
九、立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附屬檔案收集齊全保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、檔案的銷毀
1、對於多餘、重複、過時和無保存價值的檔案，總經辦應定期清理造冊，並按上級有關規定辦理申請銷毀手續。
2、經審核同意銷毀的檔案，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。
公司檔案管理制度 篇6
（一）總則
第一條爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種檔案、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類檔案分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓檔案（除廠領導訂啓的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要檔案除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發來的檔案，要進行信封、檔案、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯檔案的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上檔案處理傳閱單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓檔案，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式檔案均需分別由兩辦主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要檔案應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。
3、爲加速檔案運轉，機要秘書應在當天或第二天將檔案送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條檔案的傳閱與催辦。
1、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。
2、閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交機要室，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附屬檔案，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、檔案閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6、按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發文的管理
第八條發文的規定
1、全廠上報下發正式檔案的權力分別集中黨委和厂部，各群衆團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2、各群衆團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將檔案底稿分別交兩辦審核。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群衆團體檔案由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的檔案，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘檔案均由分管廠領導批准簽發。
第九條發文的範圍：
1、凡是以黨委、厂部名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2、黨委、厂部下發檔案主要用於：
（1）公布全廠規章制度；
（2）轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的工廠檔案；
（3）公布工廠體制機構變動或幹部任免事項；
（4）公布全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發布有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯繫有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部檔案發布。
5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯繫，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。
（四）發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；
2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的'方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；
10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；
11、檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上籤名；
12、檔案打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的檔案，機要秘書應拒絕蓋印分發。
（五）檔案的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）檔案的。立卷與歸檔
第十五條檔案的歸檔範圍：
1、凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；
（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計畫統計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叄加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝製品；
（9）工廠日誌和大事記；
（10）工廠向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2、業務科室，各群衆團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群衆團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附屬檔案收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）檔案的銷毀
第十七條對於多餘、重複、過時和無保存價值的檔案，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條經審核同意銷毀的檔案，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
公司檔案管理制度 篇7
1.目的
防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發生。
2.適用範圍
適用於公司各部門的日常工作。
3.職責
3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監察。
3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設定相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衛生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。
4.1.4所有設備間出入門上應有'機房重地,非請勿進'的標識。
4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態。
4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼於貨架或物資上,並在庫房門上貼'嚴禁菸火'的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼於本樓層的顯著位置。
4.1.8在進天台的通道上應有'天台重地,非請勿進'的標識。
4.1.9變壓器和高壓環網柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的深度。
4.1.11天台顯眼部位應掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。
4.2服務過程的標識
4.2.1高空作業時,在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域,對區域內的財產要做好防護措施,並放置有'危險勿進','高空作業,注意安全'等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的'地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未乾而現場又無工作人員時,應在顯眼位置放置'油漆未乾'告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時掛放'清潔中'字樣的標識。
4.2.6維修公共衛生間設施時,應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。
4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區域在清潔中'字樣的標識。
4.2.8對於其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保全、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規範和做好質量記錄予以實現。
4.3標識的管理
4.3.1各部門自行製作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規範的樣式,所有ci手冊所規範的標識,部門必須嚴格執行。
4.3.2各部門如需設定中英文對照標識,需將中文及譯文內容報品質主管審批。
4.3.3如發現標識已經被污染、塗抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。
4.3.4當設定標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經總經理或授權品質主管同意後方可執行。
5.相關檔案
《ci標識手冊》
公司檔案管理制度 篇8
為了開發人力資源，為公司注入新的血液，規範公司的員工招募如下：
一、招聘
1、準備：各部門經理根據其工作需要進行人員編制或根據人力需求填寫人員增補單，經總經理批准後交行政部進行招聘。
2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學識、品德、能力、經驗、體格適合於該工作崗位為聘用原則。公司內部人員也可以推薦，但必須按規定程式進行。
3、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員、銷售人員需進行筆試。
3、複試：行政部面試後將其資料與筆試試卷一起交予部門經理再由部門經理和總經理統一安排時間對應聘者進行複試，再把最後結果通知行政部。
二、錄用
1、經複試合格的人員接到通知後，按其指定日期到行政部辦理入職手續，並繳相關證件（學歷證、身份證複印件各一份，照片兩張），由行政部統一安排崗前培訓。
2、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用。
1）曾在本公司被開除或未經批准擅自離職者。
2）經指定醫院體檢不合格者。
3）未滿16周歲的未成年公民。
4）品性惡劣，經其他公私營機構開除者（需有確鑿證據）。
5）違法犯法吸食毒品者。
三、擔保
1、經公司雇用的經濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衛員等）必須於到職前辦理擔保手續（經濟擔保，本地有正當職業、固定收入、固定資產的人士擔保，合法有實力的團體擔保）。
2、被擔保人如有下列情形之一者，連帶賠償責任。
1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。
2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。
3）竊取機密技術資料或財物者。
四、試用
1、本公司新進人員除特殊情況經總經理批准免予試用外，一律先經試用。
2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現特別優秀者，經直屬主管呈報上級核准可縮短試用期限，但至少不少於原試用期的一半；若在試用期表現不佳者，可當場予以辭退。
3、新進人員試用期滿後由行政部通知部門經理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉正手續；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。
公司檔案管理制度 篇9
1目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的檔案的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等檔案管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司檔案管理的規範化、制度化、提高公司檔案管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用範圍
適用於公司各類檔案的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1檔案：公司檔案是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
3.2受控檔案：需要對檔案的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的檔案。
3.3非受控檔案：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，檔案更改/修訂後不必通知檔案持有人。
3.4外來檔案：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的檔案(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門產生的內部使用的檔案由部門負責人或者指定人員負責檔案的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。
4.3檔案編制、審批、發布的權責
4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度檔案。
4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系檔案、程式檔案、管理檔案。
4.3.3人事行政部為公司檔案規範化統籌管理部門，負責公司檔案立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。
5檔案分級分類
5.1檔案分級
5.1.1一級檔案：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行為的概述性檔案或制度彙編類檔案等的系統檔案。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。
5.1.2二級檔案：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的檔案。
5.1.3三級檔案：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術檔案、操作規定、規範、項目管理檔案、公文等，包括具體的作業方法和標準。
5.1.4四級檔案：表格、表單類檔案，凡記錄作業結果所用的表格等。
6檔案編號、標識與控制
6.1檔案編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+檔案名稱稱+檔案順序號+時間
註：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2檔案的標識與控制
檔案分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所套用的檔案及提供給審核機構的檔案為受控檔案,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的檔案為非受控檔案，不作標識;
長期有效的檔案予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;
一次性或短時間有效的檔案過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
7檔案編制、審核、批准和發布
7.1行政檔案與管理性檔案的編制與審批
(1)公司級行政性檔案：公司組織機構設定、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性檔案：如人力資源管理制度、技術檔案管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門行政性檔案：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性檔案審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批准、審閱和簽發。
(5)公司及各部門所有管理性檔案的審核由人事行政部填寫《檔案審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批准、審閱和簽發。
7.2檔案歸檔、發放、保管
7.2.1檔案歸檔
(1)經審批後的檔案，人事行政部負責填寫“檔案/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張檔案同時歸檔。
(2)各部門收到的檔案由部門負責人或指定人員保管。各部門的“檔案/記錄目錄”應定期予以更新，並將複印件交人事行政部編制/更新公司《受控檔案清單》。
7.2.2檔案發放
公司受控檔案、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：
(1)管理手冊、程式檔案和公司管理檔案下發至各部門;
(2)作業檔案、記錄下發至使用檔案的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應檔案、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢檔案;行政辦公室擬定《檔案發放登記表》按上述規定範圍發放檔案,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。
(4)檔案接收部門應指定人員接收檔案，收文者要在《檔案發放登記表》中簽名。
7.2.3檔案保管與借閱
(1)檔案保管：所有經批准發布的檔案皆應登記編目並歸檔保存於檔案的歸口部門，檔案持有者使用有效版本，並確保檔案清晰易於識別。
a、行政檔案正本、管理檔案存放在人事行政部。
b、技術檔案正本按檔案歸口存放於檔案產生的技術部門。
c、外來檔案正本依檔案分類存放於檔案室及相應的檔案接收部門。
(2)各部門需要借閱檔案時可向檔案歸口部門辦理借閱手續，各部門檔案管理人員應建立“檔案借閱登記表”，管理檔案的借出和歸還。
(3)存放與硬碟和軟碟的檔案應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)檔案的持有者若跨部門調動或離職，應辦理檔案交接、歸還手續。
7.3檔案的更改與回收作廢
7.3.1檔案更改
(1)當檔案不適應需要更改時，由檔案歸口部門提出，並實施具體更改工作，檔案更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的檔案應進行同步更改。
(2)檔案更改的起草、審核、批准由原檔案起草、審核、批准部門/人員按負責填寫《檔案更改/評審單》並實施更改。
(3)檔案修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單檔案更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。
(4)公司檔案更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係為：每版檔案同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，檔案換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)檔案更改內容必須及時到達檔案使用場所，對檔案的宣貫、實施情況有檔案歸口部門進行檢查，並確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用檔案時及時發現檔案的問題，提出檔案更改意見。
7.4檔案的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的檔案已被更改且有新版檔案發布時，原檔案應作廢收回，作廢的原版檔案由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。
(2)檔案作廢或換頁換版時，對已回收的作廢檔案由行政辦公室及時銷毀，並記錄在《檔案銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢檔案時要在檔案上標註“作廢”字樣。
(3)各類檔案的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來檔案管理
7.5.1外來檔案接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來檔案，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來檔案清單》。
(2)外來檔案由接收部門或形成檔案部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執行的檔案由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密檔案的管理
7.6.1保密檔案及保密信息在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密檔案的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：
檔案密級發放、傳閱範圍
絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象。
機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象。
秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象。
公司檔案管理制度 篇10
1.目的
及時糾正在服務過程中產生的不合格,防止不合格服務的再發生,識別潛在的不合格原因,防止潛在不合格服務的產生,實現持續改進,為顧客提供更優質的服務。
2.適用範圍
適用於公司所有糾正預防措施活動的實施。
3.職責
3.1管理者代表負責監督、協調改進、糾正和預防措施的實施。
3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發出相應的通知,並跟進驗證實施效果。
3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。
3.4產生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因,制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。
4.方法和過程控制
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,採取糾正措施予以改善,消除不合格並防止其再次發生。
4.1.2對以下信息採用統計技術或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質量事故
c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務的評估
e.顧客滿意度調查的輸出
f.內、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況
4.1.3對於情況f,審核小組按《內部質量審核程式》的要求執行。
4.1.4對於情況d,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核後由責任部門跟進落實情況,相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄,並簽名確認,該表品質主管和責任部門各存一份。
4.1.5對於情況g,由管理者代表負責監督執行。
4.1.6對於其他不合格,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述後發往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認後填寫'原因分析'項目,制定糾正措施並實施,品質主管負責對糾正措施進行評估並跟蹤驗證實施效果,表格品質主管和責任部門各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現的不合格,按《不合格服務處理程式》和《顧客投訴(建議)處理程式》進行處理。
4.1.8因質量體系或服務規範引起的不合格,由品質主管組織相關人員進行論證,提出修改意見,呈交總經理或管理者代表審批後修改下發,並保存與此有關的檔案和記錄。
4.1.9因員工素質引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管採取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施,總經理負責監督實施。
4.1.10因服務設備或設施引起的不合格,採取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等,由總經理負責監督實施。
4.1.11對出現的.嚴重或具有代表性的不合格,由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論,對質量問題進行綜合分析,指定措施並組織實施,並總經理負責監督。
4.2預防措施
4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因並採取相應預防措施,以防止不合格的發生。
4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議
c.顧客滿意度調查結果
d.以往管理評審的情況
e.以往預防和糾正措施的實施情況
f.內、外審結果
4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,並根據其影響制定預防措施。
4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據潛在問題的影響程度,由品質主管召集相關部門講明原因,制定預防措施,同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因後制定預防措施並付諸實施,品質主管負責跟蹤並驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上籤字確認,表格品質主管與責任部門各留存一份。
4.2.5品質主管負責對各部門所採取的預防措施、實施過程和結果予以記錄,整理後提交管理評審。
4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協助分析原因和確定責任部門,並監督措施實施過程。
4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系檔案的任何更改,按《質量體系檔案管理辦法》執行。
5.質量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》
公司檔案管理制度 篇11
1目的
規定本公司檔案資料的編寫、批准、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來檔案的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用範圍
適用於本公司內部檔案的編寫、收發、控制及資料保管和外來檔案的管理。
3職責
3.1各職能部門負責工作檔案的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責檔案發放、存檔、資料保管以及檔案的處理。
3.4辦公室主任主管檔案、資料管理工作的控制。
4相關檔案
《檔案控制程式》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程式》q/ph-qp-4.2.4
5工作程式和管理辦法
5.1檔案的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫檔案。
5.1.2總經理助理對檔案進行審核。
5.1.3總經理審批通過的檔案由辦公室列印和發放,作為非受控檔案生效。
5.1.4辦公室對生效的檔案印製,必須使用[印製檔案登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2檔案、資料的類別
5.2.1受控檔案
a)內業資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的檔案;
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來檔案;
e)與服務過程有關的契約協定;
f)業主檔案(如:公共契約、用戶登記表等,屬於業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程式]q/ph-qp-7.5.4)。管理與控制具體執行[檔案控制程式](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控檔案與公司經營和服務工作範圍相關的檔案作為非受控檔案管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便於歸檔,根據目前公司現有的非受控檔案,可分為:
a)內行文、外行文
b)未被質量體系引用的外來檔案
c)與服務過程無關的契約協定
d)未被質量體系引用的法律法規
e)行業標準性檔案
f)照片、錄像帶
g)電腦貯存
5.3檔案、資料目錄的索引號，檔案盒編號，同號櫃序列號，檔案櫃編號，檔案類別編碼
5.4檔案、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作檔案進行編寫、收集、整理和存檔,並匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責檔案、資料的保密性防範,公司所有受控檔案和非受控檔案的資料均屬保密性檔案。
5.4.3辦公室負責對檔案、資料的管理和保護,檔案、資料應分門別類包裝和存放,對於需存檔的`檔案、資料要及時存檔,並建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),註明檔案類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。並在檔案柜上貼好存放檔案的索引號範圍。確保調用、借閱檔案、資料時易於識別和檢索,便於對檔案資料的保管。
5.5檔案、資料的發放
5.5.1檔案應按各職能部門工作性質和範圍發放,由辦公室制定[檔案分發登記表](qr-wd01-02-03),註明發放範圍、數量、分發號等,並要求領用人在[檔案分發登記表]上籤領,以便對發放的檔案進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在檔案發放的過程中不得誤發、遺失,發現檔案誤發時應立即追回,同時作好檔案的補救工作。
5.6檔案資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[檔案、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細註明檔案、資料的編號和圖號,並按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的檔案、資料未經允許不得複印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的檔案、資料歸還時,辦公室應對檔案資料是否完好進行檢查,若檔案、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,並在[檔案、資料借閱登記表]的備註欄上註明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性檔案的調用與借閱規定
a)a級機密檔案資料:公司年度計畫、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟檔案等的調用與借閱需經總經理批准。
b)b級機密檔案資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批檔案等的調用與借閱需經辦公室主任批准。
c)c級機密檔案資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類檔案的調用與借閱需經有關部門負責人批准並向辦公室聯繫辦理。
d)行業主管借閱檔案、資料的僅限於b級機密和c級機密檔案、資料。
e)業主(用戶)因工作需要借閱檔案、資料的,僅限於技術圖紙和已張貼在公共場所的檔案。
f)外來單位借閱、調用檔案、資料的限於國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明檔案和相關證件,由辦公室主任向總經理請示後親自辦理。
g)以上檔案資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7檔案的複製、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意複印公司的檔案資料,如因工作需要複印檔案,須經辦公室主任批准,並在[檔案複印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫複印檔案的名稱,複印數量,並簽名。
5.7.2檔案使用人應對檔案妥善保管,當檔案破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[檔案補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批准,辦理更換手續。補發新檔案時應收回破損檔案,並應給予新的分發號,新的分發號延續原來檔案分發號。
5.8檔案、資料的更新檔案增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9檔案的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用於公司運行或超過有效期限的檔案,經過總經理過期審批後給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發過程中發現檔案遺失或在使用過程中檔案破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批後,給予作廢處理。
5.9.3作廢檔案蓋作廢章,留一至兩份備案,其餘銷毀。檔案銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。
5.9.4辦公室對於作廢和銷毀的檔案,應在[作廢、銷毀檔案登記表](qr-wd01-02-07)上註明作廢或銷毀檔案的編號、版本號和分發號作廢,並向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格
公司檔案管理制度 篇12
(一)總則為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮檔案在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二)檔案管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發的各種檔案、資料。按照分工的原則,全公司各類檔案由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟檔案(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收後分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對於口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發來的檔案,要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,並登記差錯檔案的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“檔案處理傳閱單”,並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟檔案,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、公文的閱批與分轉凡正式檔案均需分別由辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱簽後,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要檔案應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急檔案要月即辦。
4、檔案的傳閱與催辦傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定,不得將有密級的檔案帶回家、宿舍或公共場所,也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。閱讀檔案應抓緊時間,當天閱完後應在下班前將檔案交回辦公室,閱批檔案一般不得超過2天,閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走資料夾內任何檔案及附屬檔案,如確係工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。檔案閱完後,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對檔案負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,並徵得辦公室同意後,予以複印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
(四)發文的管理
1、發文的範圍凡是以公司名義發出的檔案、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文範圍。
2、公司下發檔案主要用於:公布公司規章制度;公布公司體制機構變動或幹部任免事項;公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的.重大事項。
3、公司上行文、外發文主要用於:對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯繫有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常項目開發和經營管理中,有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業務部門書面或口頭通知執行,一般不用公司檔案發布。凡各業務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。各業務部門與外單位發生的一般業務聯繫,可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。
(五)檔案的立卷與歸檔
1、凡下列檔案統一分別由兩辦負責歸檔:
①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批覆;
②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計畫統計、季度、年度報表等;
③經理辦公室各種專業例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;
⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;
⑥參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本公司在會上匯報發言材料等;
⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝製品;
⑨公司日誌和大事記;⑩公司向上級請求批覆的檔案及上報的有關材料。
2、業務部門、各民眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業務科室、民眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求檔案立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附屬檔案收集齊全,保持檔案、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的檔案材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、檔案的銷毀對於多餘、重複、過時和無保存價值的檔案,公司辦公室應定期清理造冊,並按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。
公司檔案管理制度 篇13
第一章總則
第一條為提高行文速度和發文質量,充分發揮檔案在各項工作中的指導作用,根據我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條檔案管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發的各種檔案、資料。
第三條全公司各類檔案由辦公室統一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的檔案均由公司收發員登記簽收後交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發來的檔案,要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,並登記差錯檔案的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“檔案處理傳閱單”,並分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的檔案,總經理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續。
(2)公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式檔案均需辦公室主任(或副主任)根據檔案內容及性質閱簽後,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要檔案應呈送公司總經理閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急檔案要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書直接分轉處理,如涉及幾個單位會辦的檔案,應同主辦單位聯繫後再分轉處理。
⑶為加速檔案運轉,辦公室秘書應在當天或第二天將檔案送到總經理室和承辦部門,如關係到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條檔案的傳閱與催辦。
(1)傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密制度,不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所,也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。
(2)閱讀檔案應抓緊時間,當天閱完後應在下班前將檔案交辦公室,閱批檔案一般不得超過兩天,閱後應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按檔案要求和公司總經理批示辦理有關事宜。
⑶閱文時不得抄錄全文,不得任意取走資料夾內任何檔案及附屬檔案,如確係工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失、泄密。檔案閱完後,應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對檔案負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理,不得將檔案壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規定,並徵得辦公室同意後,予以複印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
第三章發文的管理
第八條發文的規定。
(1)全公司上報、下發正式檔案由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文,應分別向公司辦公室提出發文申請,並將檔案底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文,則由辦公室分別按機構設定與業務分工統一歸口發文。
⑶對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管範圍的檔案,須由集團公司董事長批准簽發。
第九條發文的範圍。
(1)凡是以公司名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文的範圍。
(2)公司下發檔案主要用於以下事項。
①發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的公司檔案。
②公司重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決定,發布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
⑶公司上行文、外發文主要用於以下事項。
①對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯繫有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
②在公司日常生產、技術、經營管理中,有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經公司總經理批准後,由主管業務部室書面或口頭通知執行,一般不用公司檔案發布。
③凡各業務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以用部室名義發會議紀要。
④各業務部室與外單位發生一般業務聯繫,可用各部室的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。
第四章發文程式與要求
第十條發文程式規定。
(1)各單位需要發文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬檔案初稿。
⑶草擬文稿必須從公司角度出發,做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就後,擬稿人應填附發文稿紙首頁,詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,並簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經辦公室審查、修改後的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。
(7)對審核時修改較多,有礙列印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經會簽的文稿,應在交付列印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽後,按批准許可權的規定呈送公司領導簽發。經領導簽發後的文稿交辦公室秘書,統一編號後送列印室列印。
(10)檔案列印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發文稿上籤名。檔案列印後,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發並檢查落實情況。對印刷質量不好的檔案,辦公室秘書應拒絕蓋章分發。
第五章檔案的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的檔案須辦公室主任同意後方可借閱。
第十二條借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續,任何人不得將檔案帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在檔案上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的公司檔案和上級要求限期清退的檔案,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發現檔案丟失、必須及時查明原因和責任者,並如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章檔案的立卷與歸檔
第十五條檔案的歸檔範圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批覆統一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發出的'報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計畫統計、季度、年度報表等。
⑶公司總經理辦公會以及各種專業例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及公司在會上匯報發言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝製品。
(7)公司日誌和大事記。
(8)公司向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
(9)業務部室日常工作中形成的活動資料,由各業務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把檔案的批覆、正本、底稿、主頁、附屬檔案收集齊全,保持檔案、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的檔案材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。 第七章檔案的銷毀
第十七條對於多餘、重複、過時和無保存價值的檔案,辦公室應定期清理、造冊,並按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。
第十八條經審核同意銷毀的檔案,由辦公室主任和辦公室秘書監視銷毀。
公司檔案管理制度 篇14
第一節總則
一、為適應公司全方位規範化科學管理,做好公司檔案管理工作,使之規範化和制度化,特制定本制度。
二、公司檔案是傳達方針政策,發布公司行政規章制度、指示、請示和答覆問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好檔案的管理工作,有效地為公司發展服務。
三、公司全體員工都應發揚深入調查、聯繫民眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高檔案質量和處理效率。
四、檔案處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規定的時限和要求完成。公司檔案由總經辦統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節檔案分類
一、規定。發布重要的行政規章制度,採取重大的強制性行政措施,用“規定”。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動做出安排,用“決定”。經會議討論通過並要求貫徹的事項,用“決議”。
三、通知。轉發上級機關檔案,批轉下級檔案,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用“通知”。
四、通報。表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用“通報”。
五、請示、報告。向上級請求批示與批准,用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用“報告”。
六、批覆。答覆請示事項用“批覆”。
七、函。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批准等,用“函”。
八、會議紀要。傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用“會議紀要”。第三節檔案格式
一、檔案一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附屬檔案、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、檔案標題應準確簡要概括檔案的主要內容。
三、發文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發文代號分為四種:①“發”、②“xx人發”、③“客發”。冠以上述發文代號的內發檔案應對全公司具有效力,對外發文應代表公司的整體意志。發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的'事項的宣告,日常的程式性、流程性檔案則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發文。“發”用於公司及各部門的對內對外發文,由總經辦統一編號;“xx人發”、“客發”分別用於人力資源部的對內對外發文及客戶服務中心的對外發文,檔案由發文部門自行編號,總經辦統一認定。(公司其他部門均以“發”的代號發文,以②、③代號發文,須在發文許可權範圍內。)
五、檔案必須蓋章或簽字。
六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。
七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。
八、檔案內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
九、發文單位必須註明全稱。
十、多頁檔案應標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側留裝訂位。
十二、檔案紙一般使用a4型。第四節收文
一、收文一律使用《xx有限公司收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經辦統一拆封、登記,根據檔案屬性及時分送相關部門。
一、辦文包括檔案的分送、傳遞、承辦、催辦等程式。
二、辦文由總經辦統一安排,包括檔案的分送、傳遞和催辦。
三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成檔案處理。
四、檔案的催辦由總經辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、檔案傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止檔案遺失。
七、檔案辦理完畢後,統一交由總經辦指定專人保管、立卷歸檔。第六節發文
一、發文一律使用《xx有限公司發文稿紙》。
二、發文程式如下:公司內部發文:擬稿人→部門經理核准→主管副總經理→總經辦統一編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案對外發文:擬稿人→部門經理審核→主管副總經理→總經理核准→總經辦統一編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案第七節其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內完成。
2、急:限8個工作時內完成。
3、平:限16個工作時內完成。
二、檔案的保密要求:
1、絕密檔案:閱後應立即退回發文部門,並由發文部門保存在保險柜內。
2、機密檔案:閱後應立即保存在保險柜內。
3、秘密檔案:閱後立即保存在檔案櫃內。
三、檔案立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
公司檔案管理制度 篇15
第一章總則
第一條為提高行文速度和發文質量,充分發揮檔案在各項工作中的指導作用,根據我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條檔案管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發的各種檔案、資料。
第三條全公司各類檔案由辦公室統一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的檔案均由公司收發員登記簽收後交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發來的檔案,要進行信封、檔案、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,並登記差錯檔案的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“檔案處理傳閱單”,並分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的檔案,總經理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續。
(2)公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式檔案均需辦公室主任(或副主任)根據檔案內容及性質閱簽後,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要檔案應呈送公司總經理閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急檔案要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書直接分轉處理,如涉及幾個單位會辦的檔案,應同主辦單位聯繫後再分轉處理。
(3)為加速檔案運轉,辦公室秘書應在當天或第二天將檔案送到總經理室和承辦部門,如關係到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條檔案的傳閱與催辦。
(1)傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密制度,不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所,也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。
(2)閱讀檔案應抓緊時間,當天閱完後應在下班前將檔案交辦公室,閱批檔案一般不得超過兩天,閱後應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按檔案要求和公司總經理批示辦理有關事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走資料夾內任何檔案及附屬檔案,如確係工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失、泄密。檔案閱完後,應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對檔案負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理,不得將檔案壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規定,並徵得辦公室同意後,予以複印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
第三章發文的管理
第八條發文的規定。
(1)全公司上報、下發正式檔案由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文,應分別向公司辦公室提出發文申請,並將檔案底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文,則由辦公室分別按機構設定與業務分工統一歸口發文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管範圍的檔案,須由集團公司董事長批准簽發。
第九條發文的範圍。
(1)凡是以公司名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文的範圍。
(2)公司下發檔案主要用於以下事項。
①發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的公司檔案。
②公司重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決定,發布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發文主要用於以下事項。
①對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯繫有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
②在公司日常生產、技術、經營管理中,有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經公司總經理批准後,由主管業務部室書面或口頭通知執行,一般不用公司檔案發布。
③凡各業務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以用部室名義發會議紀要。
④各業務部室與外單位發生一般業務聯繫,可用各部室的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。
第四章發文程式與要求
第十條發文程式規定。
(1)各單位需要發文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬檔案初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發,做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就後,擬稿人應填附發文稿紙首頁,詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,並簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經辦公室審查、修改後的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。
(7)對審核時修改較多,有礙列印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經會簽的文稿,應在交付列印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽後,按批准許可權的規定呈送公司領導簽發。經領導簽發後的`文稿交辦公室秘書,統一編號後送列印室列印。
(10)檔案列印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發文稿上籤名。檔案列印後,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發並檢查落實情況。對印刷質量不好的檔案,辦公室秘書應拒絕蓋章分發。
第五章檔案的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的檔案須辦公室主任同意後方可借閱。
第十二條借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續,任何人不得將檔案帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在檔案上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的公司檔案和上級要求限期清退的檔案,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發現檔案丟失、必須及時
查明原因和責任者,並如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責檔案收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章檔案的立卷與歸檔
第十五條檔案的歸檔範圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批覆統一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計畫統計、季度、年度報表等。
(3)公司總經理辦公會以及各種專業例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及公司在會上匯報發言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝製品。
(7)公司日誌和大事記。
(8)公司向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
(9)業務部室日常工作中形成的活動資料,由各業務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把檔案的批覆、正本、底稿、主頁、附屬檔案收集齊全,保持檔案、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的檔案材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章檔案的銷毀
第十七條對於多餘、重複、過時和無保存價值的檔案,辦公室應定期清理、造冊,並按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。
1、凡上級和外單位發來的檔案、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經理審閱後,再送公司領導批閱。
2、經公司領導批閱的檔案,綜合部要及時收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門接檔案後,要當日閱辦,並根據領導批示及檔案要求,主動辦理。屬於各部門聯合承辦的,主辦部門要主動做好協同工作,協辦部門要積極配合。
4、綜合部對傳送的檔案、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。
5、各部門在檔案承辦後,要將辦理結果寫在檔案處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時間或字號,將檔案退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業務性檔案,承辦單位辦完後,需要留存的,公司綜合部經理簽批後可以複印留用。
7、各部門收到上級主管部門直接下達的檔案或參加有關會議收到會議檔案,均需交公司綜合部統一登記,並按檔案處理程式閱辦。