檔案資料管理制度 篇1
1目的
確保對檔案和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規範、科學的管理。
2適用範圍
適用嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業資料、業主/用戶資料、財務資料等。
3職責
3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。
3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負責質量體系檔案的存檔工作。
4質量要求
4.1檔案資料管理全過程
4.1.1檔案資料的歸檔範圍
a.行政文書:外來檔案、內部檔案、對外發文、外部來函、專業書刊、契約正本、備份軟碟、相關報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。
c.經營財務:經營契約、財務資料。
d.業主/用戶管理:業主/用戶資料、裝修審批資料、服務協定、業主/業主/業主/用戶變更情況等。
e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料)、建築物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料(大、中修年度計畫、預算、審批、執行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養資料。
f.管理資料:為業主/用戶提供服務所需的檔案,如政府部門或上級管理機構發布的各類法律、法規、條例,須引用或參考的.標準等外來檔案,以及業主/業主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。
4.1.2檔案資料的歸檔要求
a.歸檔時必須進行認真查驗,並辦理交接登記手續,同時必須確保檔案資料的完整性、系統性、準確性和真實性。
b.歸檔的檔案屬自有檔案或經濟檔案必須是原件,在特殊情況下可使用複印件,但必須附上說明。
c.歸檔檔案必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號,檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。
4.1.3檔案資料的保管
a.資料在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便於管理和查找。
b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特製的密封盒或專用卷盒。
d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作,對破損或變質檔案要及時進行修補和複製。
4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)
4.1.5檔案資料的借閱
a.檔案調閱許可權:
a)財務資料除主任外,非財務人員查閱財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批准,財務人員因工作需要借閱的須經客服中心負責人批准。
b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批准。
c)查閱工程技術、設施設備檔案、業主/用戶檔案、非工作範圍內的質量管理檔案須由管理處負責人批准。
b.本管理處人員調閱超出許可權,或涉及機密的檔案資料時,應填寫《借閱申請單》,資料員按照閱檔批准許可權辦理手續後借出並在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出後20日內歸還,書籍45日內歸還,如需長期使用者,須歸還後辦理續藉手續。
c.外借檔案資料不得隨意摺疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。服從檔案管理人員管理,在借閱範圍內借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱,不準攜帶回家。保密檔案閱讀後不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時,應辦理清點、登記手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,不得隱瞞不報,應立即寫出書面報告,並按情節追究當事人的責任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的管理要求
a.通知、工作聯繫函、會議紀要:通知、工作聯繫函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的檔案聯繫。
b.對外發文(業主/用戶):凡是對外的發文均代表管理處形象,因此對外發文必須由客服中心統一列印、編號,管理處主任審核同意後方能發放。
c.對外聯繫函:由相關部門起草,管理處負責人審批(重要事項)後發文。
d.外部來函:管理處外部來函統一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,複印件根據主任的批示意見轉發放給相關單位,同時做好籤收記錄;如有需要,客服中心應對批示的執行情況進行監督、檢查。
4.2.2業主/用戶資料的管理要求
a.為便於掌握各業主/用戶的基本情況,應建立一戶一檔制,並實行電腦化管理。
b.業主/用戶資料應包括樓層座號、業主姓名、業主/業主/用戶姓名(是單位的還應有營業執照、法人身份證複印件等)、人員情況、緊急聯絡電話及聯絡人等。
c.業主/用戶檔案建立後,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關內容。
d.業主/用戶資料要嚴格保密,嚴禁外借。
4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為檔案檔案管理和電腦管理兩大類。所有的檔案、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光碟上備份存儲,以方便調閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關借閱手續,由管理處主任簽字,外借時間不得超過一周。
5記錄、標識
5.1標識一:立卷格式
5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)
5.3標識三:對外發文(業主/用戶)格式
5.4標識四:對外聯繫函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
檔案資料管理制度 篇2
一、收文制度
接收國家秘密檔案、資料，密件包裝應當由辦公室保密人員拆封。同時應單獨設薄登記，接收人員應及時履行清點、登記、編號、簽收等手續。
二、發文制度
分發國家秘密檔案、資料，必須嚴格按照規定的範圍發放，不得擅自擴大範圍。發文人員應履行登記、編號、簽收手續，並嚴格分發範圍，遵守相關規定;簽收時必須逐件清點、核對。
傳遞涉密檔案、資料應當通過保密員進行，檔案應包裝密封，嚴格按規定登記簽收。
三、製作(列印)制度
四、閱讀(傳閱)制度
涉密檔案、資料須按規定範圍傳達、閱讀，不得擅自擴大範圍，也不得向無關人員泄露檔案內容。傳閱涉密檔案，由辦公室保密員負責專夾專閱，並填寫“傳閱單”，記載夾內密件份數、編號和閱讀時間等，閱後簽字並主動退回，不得橫傳，對急辦的檔案，保密員要及時催辦。涉密檔案應在辦公室或機要室閱讀，絕密級檔案應當即閱即批即退，並有保密員在場。
五、借閱制度
閱讀和使用涉密檔案、資料應當在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的`借閱記錄手續。借閱人對檔案負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密檔案資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的檔案應按時限要求及時追回。
密級檔案資料，未經密級確定機關、單位或者上級機關批准，禁止複製、複印、摘抄、彙編。如複印、摘抄、彙編機密級和秘密級檔案，必須經批准並履行審批手續，同時不得改變其密級、保密期限和知悉範圍，並視同原件管理。
六、清退制度
按照規定應當清退的涉密檔案、資料，原則上應按要求退回原制發的機關、單位。特殊情況的，應說明原因並報經原制發機關同意。
七、銷毀制度
需要銷毀的涉密檔案、資料由保密員造冊，報辦公室領導審批，並履行清點、登記手續，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷毀的，要有保密員等二人以上押運和監銷。嚴禁將涉密載體作為廢品出售。
檔案資料管理制度 篇3
賬號密碼管理辦法
為維護網路安全運行，確保公司各項檔案資料不受侵害，促進各類密碼統一管理，特制訂此制度。
一、賬號、密碼設定對象
1.伺服器（域名、阿里雲、教師行動網、雲平台、中考中招、各部門存檔）賬號密碼等；
2.公司網站用戶（雲平台、教師行動網、中考中招）、後台賬號等；
3.公司官網、微信、微博等與公司宣傳有關的賬號、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機構等網站註冊的賬號、密碼；
5.需加密的檔案資料；
6.上述未列出的其他與工作有關的賬號密碼。
二、密碼的設定
1.公司各項密碼，由直接責任人及部門負責人商議確定，密碼可由直接責任人設定，並報部門負責人知曉及備案。
2.密碼內容設定規則：必須由數字、字元和特殊字元組成；密碼長度不能少於8個字元；機密級對象，設定的密碼長度不得少於10個字元；設定密碼時應儘量避開有規律、易破譯的數字或字元組合。
三、密碼的修改
1.公司因實際需求，修改（更換）各項密碼，須向直接責任人申請，並得到部門負責人同意才允許更改密碼。
2.所有離職的員工須履行密碼交執程式，及時上交公司各項賬戶密碼。由部門負責人通知相關人員及時修改相應密碼。
3.定期更換密碼:一般伺服器密碼更換周期不得超過60天。
四、賬號和密碼的保存
1.公司設定的各項用戶密碼由直接責任人自行保存，嚴禁將各項密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應按程式請示上級領導，經上級領導批示後方可告知相應密碼。一旦對方工作完成，直接責任人必須及時更改密碼，確保密碼安全。
2.公司的'各項密碼均由各部門負責人負責建立《密碼信息表》（詳見附表）、管理保存、及時更新，須將《密碼信息表》（詳見附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進行核查。
3.各項密碼直接責任人對所管理的密碼，嚴禁通過各種渠道漏密，切勿出現忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔相應工作失職的責任，部門負責人亦將承擔部門管理連帶責任。
4.如發現密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責任人應立刻報告上級領導，並嚴查泄密源頭、修補系統漏洞，採取一切可行的方式規避公司損失，並將詳細情況以書面形式及時上報上一級領導。
五、處罰
針對上述條款，違反者公司將依據情節輕重給予50元至1000元罰款，情節嚴重者將移送司法機關。
附表：
密碼信息表
序號
名稱/用途
管理部門
責任人
賬號/用戶名
密碼
備註
網址、地址等
檔案資料管理制度 篇4
一、總則及範圍
為了保持公司技術部的技術檔案；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用於技術部的技術檔案；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術檔案各項管理業務的審批及有關事項的.確定。
2.技術員。負責總則中所述檔案的保管、收發及按本制度進行技術檔案的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術檔案的種類
（1）技術類檔案
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類檔案
由技術部負責的項目的契約；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.檔案登記
（1）技術部必須建立《技術檔案管理台賬》，掌握技術部全__檔案的情況。其台賬應包括：編號、名稱、數量、檔案編制時間。
（2）檔案接收後，技術員應及時對檔案進行分類編號並作記錄。
3.檔案的歸檔及保管
技術檔案的保管由技術員按檔案類型進行保管。
4.檔案的借用
（1）檔案的借閱應開具借條並由技術部領導批准，方可借閱。
5.檔案的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落後的技術檔案時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術檔案確定修改後，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術檔案名稱稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
（3）技術檔案的與批准
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行和簽字批准即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定後，由技術部負責人簽字後交公司批准。
（4）技術員接到《設計更改單》後，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術檔案一次全部修改完畢以保證技術檔案的統一性（圖紙更改後的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回並登記）。
（5）技術檔案的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
檔案資料管理制度 篇5
工程施工工程部檔案資料管理制度：
①項目部檔案資料（含甲方、建立及公司主管部門檔案資料），必須在四小時內傳達到部門崗位人員，根據相應檔案內容傳達到相關單位；
②契約檔案，凡由工程項目部負責簽訂的契約，必須確認契約方法律資格，經相關部門審查，報總經理審批簽署後，方可交契約另一方施行。根據契約，圖紙由工程部統一發放，相關專業工程師保留一套，妥善保管使用，竣工後交回工程部，以備存檔或滿足其它需要；
③設計院、甲方簽署的`變更統一發放到相關單位，專業工程師資料留做備份。
④專業工程師簽認的變更（通知）、簽證，由項目經理審查上報甲方簽認後，蓋技術專用章，統一發放到相關單位；
⑤外購件發至工地由項目副經理和施工員簽收，單據交由資料員複印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。
從單位發過來設備由施工員簽收，項目經理簽字確認。一份返回公司一份施工員管，複印一份資料員存檔。
採購拉來的配件由施工員簽收打單據一式三份，一份採購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
檔案資料管理制度 篇6
工程項目檔案資料管理制度
①項目部檔案資料(含甲方、監理及公司主管部門檔案資料)，必須及時傳達到相關單位及相關人員。
②契約檔案，凡由項目部負責簽訂的契約，必須經相關部門審查，報總經理審批簽署後，方可交契約另一方實施。
③設計院、甲方簽署的變更統一發放到相關單位。
④專業工程師簽認的`變更(通知)、簽證，由項目經理審查上報甲方簽認後，蓋技術專用章，統一發放到相關單位;
⑤外購件發至工地由施工員簽收，單據交由資料員複印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。從單位發過來設備由施工員簽收，項目經理簽字確認。一份返回公司一份施工員管，複印一份資料員存檔。採購拉來的配件由施工員簽收打單據一式三份，一份採購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。