如果將被交付的工程項目或大型設備的現場條件欠佳，或是出於東道主單位的本部不在當地以及將要出席儀式的人員較多等其他原因，經施工、安裝單位提議，並經接收單位同意之後，交接儀式亦可在其他場所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處。都可用來舉行交接儀式。在其他場所舉行交接儀式，儘管開支較高，但可省去大量的安排、布置工作，而且還可以提升儀式的檔次。
在交接儀式上，有不少需要使用的物品，應由東道主一方提前進行準備。首先，必不可少的，是作為交接象徵之物的有關物品。它們主要有：驗收檔案、一覽表、鑰匙，等等。驗收檔案，此處是指已經公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性檔案。一覽表，是指交付給接收單位的全部物資、設備或其他物品的名稱、數量明細表。鑰匙，則是指用來開啟被交接的建築物或機械設備的鑰匙。在一般情況下，因其具有象徵性意味，故預備一把即可。
除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現場準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，並應為來賓略備一份薄禮。
在交接儀式的現場，可臨時搭建一處主席台。必要時，應在其上鋪設一塊紅地毯。至少，也要預備足量的桌椅。在主席台上方，應懸掛一條紅色巨型橫幅，上書交接儀式的具體名稱，如“某某工程交接儀式”，或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。
在舉行交接儀式的現場四周，尤其是在正門入口之處、幹道兩側、交接物四周，可酌情懸掛一定數量的彩帶、彩旗、彩球，並放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環境。
若來賓所贈送的祝賀性花籃較多，可依照約定俗成的順序，如“先來後到”、“
不排名次”等等，將其呈一列擺放在主席台正前方，或是分成兩行擺放在現場入口處門外的兩側。在此兩處同時擺放，也是可以的。不過，若是來賓所贈的花籃甚少，則不必將其公開陳列在外。