1、對民生與檔案的基本認識
提及民生檔案，我們必須首先具體說明什麼是民生，什麼是檔案。具體而言，“民生”一詞最早出現在《左傳·宣公十二年》，所謂“民生在勤，勤則不匱。”這裡的“民”就是百姓的意思。而《辭海》中對於“民生”的解釋則是“人民的生計”，認為它是一個帶有人本思想和人文關懷的詞語，話語語境中顯然森透著一種大眾情懷。所謂民生，從人權角度看，就是人的全部生存權和普遍發展權;從需求角度講，民生是指與實現人的生存權利有關的全部需要和與實現人的發展權利有關的普遍需求，即保證生存條件的全部需求和改善生活質量的普遍需求;從責任角度看，民生就是黨和政府施政的準則。民生涉及到就業教育社保醫療衛生房產等許多個方面，其中，就業是民生之本，教育是民生之基，分配是民生之源，社保是民生之依，穩定是民生之盾。而從追求學術的嚴謹性的角度出發，檔案則是指社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。就檔案的本質與基本涵義而言，檔案具有著社會性，歷史性，確定性，原始記錄性，真實可靠性等性質。
2、民生檔案的由來及其定義
“民生檔案”主要是指與人民大眾息息相關的，為人民大眾提供一定幫助的檔案。民生檔案源自民生，使民生領域內的檔案。下面是檔案界一些對民生檔案如何定義的一些概括性介紹：⑴、民生檔案指的是哪些與公眾利益直接相關的檔案，包括勞動就業，社會保障，教育醫療，婚姻生育等內容;⑵、民生檔案，顧名思義，就是與人民民眾利益密切相關的檔案，是維護人民民眾合法權益的原始憑證;⑶、民生檔案是指機關、社會組織和個人形成的與人民民眾利益直接相關的檔案，包括勞動就業，社會保障，教育醫療，食品安全，社會管理等民生領域中形成的檔案。但是從20xx年12月由國家檔案局制發的《關於加強民生檔案工作的意見》來看，講到“民生檔案包括各類與民生相關的專門檔案，是黨和政府保障民生，改善民生的很好幫手。”很明顯可以看出，在這裡提出“民生檔案”的基本意義在於為全國檔案部門提出了一個明確的服務方向，即檔案工作要切實為民生服務。因此，我認為較為合理的理解民生檔案的涵義，應該這樣來把握：從廣義上可以理解為，各類與人民民眾生計有著密切關聯的所有檔案;從狹義上應當把民生檔案界定為教育、就業、分配、社會保障、醫療衛生、社會穩定等方面與人民民眾的生活緊密相關的各類檔案，是黨和政府保障民生，改善民生的很好幫手。
檔案學界對於民生檔案的涉及範圍及內涵方面的研究仍處在一個不斷改進的過程之中，相信在各界的關注與支持下，關於民生檔案的研究會有很大的進步。現在至少有一點是完全值得肯定的：如環境監測檔案、物價管理檔案、質量檢驗檔案等檔案只是政府有關工作部門作為備案和工作參考、決策之用，而對官大人民民眾來講，雖也有著密切聯繫，，但直接利用價值並不是太大，是無需查考利用這些檔案的，因此這一類檔案是不應劃入到民生檔案之列的。
3、民生檔案的性質特徵
民生檔案作為檔案的重要組成部分，同樣也具有著檔案的確定性、清晰性、原始記錄性、社會性、基礎性以及憑證性等一般性特徵，除此之外，民生檔案還具有自身特有的一些特徵：
⑴、大眾性：民生檔案與普通老百姓切身利益緊密相關，涉及到社會各個階層的廣大人民民眾，民生檔案的主要利用對象是老百姓。
⑵、直接性：民生檔案的全部內容都是直接而不是間接地與廣大人民民眾發生聯繫的，它直接關係到了廣大人民民眾的日常生活。
⑶、實用性：民生檔案可以作為重要的憑證材料，為普通老百姓解決日常的切身利益問題，對他們來說，是非常的需要和實用的。
正確的理解民生檔案的涵義，更加科學的界定民生檔案，較全面的把握民生檔案的主要特徵，對我們今後科學合理的構建民生檔案資源體系，整合民生檔案資源，建立健全民生檔案法規制度有著重要意義，也能夠使我們目標更明確，更利於檔案部門做好民生檔案工作。
二、積極發揮各方作用，做好民生檔案工作
在進行具體的闡述之前，我們有必要明確一下民生檔案工作的具體範疇：從廣義上來講，民生檔案工作就是整個的民生檔案事業;從狹義方面來講，民生檔案工作就是主要是指民生檔案的管理利用工作，具體到各個方面，包括有：提高認識，樹立以民為本的檔案觀;建立並完善檔案資源體系;提高民生檔案的服務效能;建立健全民生檔案的法規制度，確保民生檔案有序進行等相關方面。加強民生檔案工作有著重要意義，它是檔案工作落實科學發展觀，貫徹以人為本理念的良好切入點，是實現“兩個轉變”和“兩個體系”的重要途徑，更是以人民民眾利益為首要任務的重要表現。就如何做好民生檔案工作，有如下幾方面的建議，以供各方參看：
1、提高認識，樹立服務民生，服務和諧社會的檔案觀
“國以民為本”，“為民則興，違民則衰”。“民生”和“國計”是治國安邦的兩大基石和要務。檔案部門要切實發揮自身的優勢，融入到解決民生實際問題的工作行列之中，不斷強化民生檔案工作。民生檔案工作部門開展檔案工作必須：
⑴、樹立檔案工作近民親民的觀念，把一切為了人民民眾作為檔案工作的出發點與落腳點;
⑵、著眼於促進社會更加穩定和諧，不斷探索服務和諧社會建設的多種途徑，切實承擔起檔案工作、參與維護穩定、促進社會和諧的責任。
2、夯實基礎，建立豐富的民生檔案資源體系
民生檔案，大到體現國家意志的方針政策，小到反映人民民眾的衣食住行，涉及到教育，衛生，民政，靠東，社會管理等諸多部門，其內容涵蓋了民主政治，社會保障，公共服務，教育衛生，安居樂業等諸多方面。鑒於民生檔案管理的特殊意義和重要性，檔案部門必須加強民生檔案的基礎性工作。其中，不斷地豐富民生檔案，建立民生檔案資源體系是關鍵。搞好民生檔案資源建設，是深入開展民生檔案工作，夯實基礎的首要工作。所要建立的這個民生檔案資源體系，必須適應民生的需求，必須涵蓋全體人民民眾。在此過程中，要充分利用當前現有的檔案管理網路體系，依託信息化平台，建立以國家綜合檔案館位中心，以政府機關及所屬單位、街道社區、鄉鎮及村級基層組織為支撐點的多元化民生檔案資源體系。
(1、民生檔案分門別類，使工作有序進行
在這一方面，我們應當將民生檔案按照其不同屬性以及人民民眾的不同需求來進行分門別類，如可分為：醫療衛生，勞動就業，計畫生育，司法，工商，教育，城建，社保，人事，民政等各個方面，以此來建立統計、登記、信息反饋制度。
(2、工作重心下移，面向基層，不斷向百姓延伸
檔案工作重心的下移，這就為我們檔案界提出了重要的要求，要使所存民生檔案更貼近人民民眾的生活，能更好的為百姓的生活服務。在這裡有一條建議性意見：把涉及民生的檔案列入重點監督和接收進館範圍，適當加大民生檔案的接收力度。
(3、調整檔案館收集範圍，建設面向民生的多元化館藏體系
檔案館藏要實現多元化，並要面向民生，根據我國各個檔案館的館藏檔案現狀，這其間的差距還是很大的。因此，我們在這一方面要具體做的應當包括：把涉及民眾就業，社保，醫療衛生，城建，征地補償，住房等各個領域的專門檔案以及與民生息息相關的，與民眾關係密切的政府政策性公開的檔案，都應儘量收集齊全。此外，建立多元化館藏體系，就必須加強民生領域內的檔案工作信息化建設，建立民生檔案管理網路和民生檔案資源庫，實現民生檔案的集中化管理和最佳化;將密切關係民生，民眾利用率較高的檔案優先進行整理、編目、數位化，儘快建立起人名檔案，婚姻檔案，公證檔案，知青檔案等專門的資料庫，為民生檔案的提供利用夯實基礎，創造條件。
(4、民生檔案資源的最佳化整合
民生檔案資源的最佳化整合應當包括有兩個方面：民生檔案信息資源的整合與民生檔案實體資源的整合。在這一點上主要強調的依然是充分利用現代化信息技術手段，建立專門的資料庫，為人民民眾搭建一個查閱敏生檔案的數據網路信息共享平台，以實現民生檔案信息資源的共享。這種信息資源的整合，可以有效地解決檔案人力資源不足，質量不高等問題，同時還能夠很好的達到服務民眾的目的。另外，必須突出民生檔案實體在在整個檔案體系中的地位，檔案館可以根據人民民眾利用檔案的具體需求，及時調整收集、接收的範圍，把重要民生檔案提前接收進館，以不斷豐富館藏，增加民生檔案的種類與內容，更好的為人民民眾提供查閱利用服務。
3、強化服務，提高民生檔案的服務實效
隨著“以民為本”理念的在社會各方面的深入，服務民生已成為檔案工作中的重中之重，這也賦予了傳統的檔案利用以更新的社會內涵。強化、提高民生檔案的服務實效，是當前的一個必然要求。民生檔案部門在這一形勢下，應堅持“服務、發展、創新”理念，⑴加大民生檔案宣傳力度，積極利用新聞媒體和網路公布民生檔案信息，為宣傳檔案工作營造良好的內外氛圍;⑵民生檔案部門可適時主辦一些民生檔案專題展覽，增進廣大人民民眾對民生檔案的了解和認識;⑶還應針對百姓的查檔需求，向社會做出服務承諾，努力拓展創新服務形式，不斷改善服務條件，提高服務質量;⑷藉助檔案館查閱視窗、現行檔案服務視窗、愛國主義基地教育視窗、網站視窗和檔案史料編研出版工作以及檔案期刊雜誌，全方位的搭建民生檔案服務民生之平台，以提高民生檔案的利用率;⑸還要加強民生檔案的信息化建設，擴大民生檔案的空間服務範圍。由於民生檔案尚處於初期階段，探索新的服務手段和方法的工作會不斷繼續下去，其實效也會得到進一步的提高。
4、加快民生檔案法規制度建設，保障民生檔案工作的有序進行
做好民生檔案工作，更好的服務民生，要以其法規制度的規範為支撐和保障。建立健全民生檔案的法規制度體系，是不斷提高民生檔案管理水平的極為重要的保障。近年來，在民生檔案領域，關於社會保障檔案工作、社區和家庭檔案工作、農業水利檔案工作、移民檔案工作、信用檔案工作、民營企業檔案工作及高校檔案工作等方面出台了一系列的規範性、政策性檔案、法規制度在逐漸地建立健全，為民生檔案工作的規範化發展提供了重要依據和保障。但隨著檔案工作的細化，民生檔案領域的拓展，相當一些涉民生檔案管理部門，如民政、勞動、社保、衛生、教育等相關管理業務的標準和政策，還需不斷的探索與完善。在民生檔案的制度建設上，應將民生檔案管理納入各個部門的工作部署、考核、獎懲機制、目標責任制以及檔案收集和業務指導範圍;在政策法規、規章建設上，國家檔案局應會同有關部門，加強與其之間的合作與溝通，合理地制定社會保障、勞動就業、家庭等涉民生檔案的管理辦法，制定檔案館收集民生檔案的範圍和民眾方便利用民生檔案的有關規章制度，從而來促進民生檔案工作的有序開展。涉及民生檔案的各項工作在檔案部門得到積極地開展，對民生檔案的深入研究和探討源源不息。隨著這種研究、實踐的加深，民生檔案領域在這一過程之中將會得到不斷的拓展，民生檔案工作管理利用機制也將得到不斷的創新，同時也將使檔案館工作更加突出為民、親民、便民、惠民的主題，從而真正實現檔為民用的目的。