前期籌備工作：擬定與會人員。於6月1之前向與會領導貴發出請柬。
主持：可考慮女主持一名或男女主持搭檔。
其他準備工作：（請柬回執單、行車路線圖、vip停車證、禮品券的準備）提前印刷好請柬，非大同來賓請柬可電話邀請，大同藉提前5天寄出，並確認來否回執。請柬內附有：行車路線圖、vip停車證、禮品券等）請公司予以確認、確定。提前5天向大同氣象局獲取當日的天氣情況資料。落實管轄範圍內的保全指揮和負責秩序工作。提前6天落實指揮和負責秩序工作。做好活動現場的禮品、禮品袋，提前8天辦理升空氣球所需的消防審批。
活動執行要點說明：來賓身份識別：來賓到場後，禮儀小姐按不同來賓身份為來賓佩帶胸花。如貴賓配帶洋蘭、滿天星、文竹製作的胸花，嘉賓則佩帶玫瑰、滿天星、文竹製作的胸花，貴賓由禮儀小姐指引或公司領導陪同前往貴賓區，嘉賓由禮儀小姐引往會場。停車位及司機安排：來賓小車擋風玻璃右下位置放有停車證，停車證同請柬一併寄出，背面有行車示意圖。一切車輛憑停車證入場，停車證分vip停車證和嘉賓停車證。車輛入場後由公司保全指引在簽到處簽到，vip、嘉賓來車按保全要求入指定車位，vip車輛可允許停入慶典現場停車位。（具體規劃根據具體情況參照平面圖所示）
應急措施準備：音響系統：絕對保證質量的同時，多備用音響一套，以確保音響的萬無一失。麥可風立式2隻座工2隻，無繩應話筒2隻，確保現場應急需求。準備來客胸花、剪彩用品要比名單上要多，以確保禮儀活動成功，防止短缺的尷尬。
人員安排：禮儀小姐8名：入口處4名，簽到處2名，機動2名，禮儀小姐要求統一著禮服。