一個年會活動方案，得考慮到活動的費用預算.做這個活動，公司準備拿多少錢出來做，在有限的預算里，我要怎么樣去做?如何花最少的錢讓活動圓滿成功舉辦?
活動的主題是什麼?活動的時間 地點 人物 什麼時候在哪裡舉辦 人物有哪些?該要去邀請哪些人?請柬如何發放?紀念品的策劃製作與發放，會議流程是什麼樣的?會場氛圍應該如何設計布置?燈光影響怎么布置?活動現場的效果會怎么樣?文藝節目編創有哪些?誰來主持?如果出現特殊天氣情況變化或者在活動舉辦前，中 ，後期出現些比較特殊的事故，我們該如何處理?參與人員簽擺在什麼地方?整個活動會場的秩序維護人員安排?
一、費用預算說明
首先擬定一套詳細方案，包括活動各環節的具體細節、動用的人力物力，以及預算出基本的費用，報高層審批、核准之後分步予以實施。方案實施之前，有經驗的職業人士自然就會想到“巧婦難為無米之炊”的硬道理，從而衍生出一套“有多少銀子辦多大事情”的變通做法，以免超出預算。在做好活動的周密計畫之後，仔細預算所需的費用，並將這筆經費分解為內部劃撥與外部贊助兩個來源，其中外部贊助主要指供應商贊助。
二、活動主題思路說明
通過本次活動，走出對政府、行業、媒體、渠道等進行關係建設的重要一步，營造出公司良好的輿論環境和公共關係環境。
通過本次高規格、高檔次而又不浮華的重點活動，展示公司穩健而又充滿活力和希望的企業形象，建立企業員工對於公司將來發展的認同和信心
三、會議流程策劃說明
活動時間： 年 月 日(星期日)
08：30—09：00 (歡迎儀式)
09：00—10：30 (年會論壇)
10：30—12：00 (文藝匯演)
12：00—02：00(安排就餐)
02：00—04：00(禮送賓客)
邀請嘉賓：擬邀請政府領導、公司領導、媒體記者、渠道、客戶、
某某有限公司全體工作人員
活動規模：500人(擬定)
活動流程：
1.歡迎儀式
2.貴賓簽到
3.嘉賓就座
4.年會論壇
5.領導--致辭
6.頒獎儀式
7.文藝匯演
8.安排就餐
四、會場氛圍建議說明
1. 在酒店門口設定大型橫幅和指引展板，顯眼位置設到達會場現場指示牌。
2. 酒店門口大門布置時尚大氣的絎架拱門1座,文字待定
3.酒店門前安置空飄氣球20個,下面懸掛祝賀條幅,
4.迎賓地毯順著絎架拱門延伸到會展中心入口,側面安放2塊企業文化展板(x米高,x米寬)和1塊活動主題畫面展板(x米高,x米寬)
五、會場設計布置
1. 會場一樓和二樓出入口設定企業宣傳展板和先進事跡任人物的易拉寶展架,
2.大型企業口號橫幅和路線指引展板，顯眼位置設各部門座位區域現 場指示牌。
3. 座位: (500把座椅) 可分為嘉賓區和員工區,嘉賓座位擺放在靠近舞台的前中心位置,員工座位場內按照井字型擺放來賓塑膠座椅,用地毯和隔離帶劃分相應區域
4. 會場擺放x面豎立長方形的慶典標語或先進人物的畫面,時尚大氣.舞台側面懸掛主題標語網透吊幅. 企業文化展板x塊內場靠牆擺放.
5. 員工統一工作制服,發放礦泉水和會議資料以及演出的氛圍小道具(如塑膠手拍,部門加油口號小宣傳板等)
6. 論壇會議座椅(舞台上準備安排高檔布衣沙發圍座形擺放,配合茶几和鮮花點綴,營造高端企業論壇的氛圍,數量待定)
六、燈光音響布置設計說明
1. 鋼構舞台框架搭建(x米寬,x米深,第一層舞台地面高x米,第二層地面起高x米,鋪設紅色地毯,2側放置踏步台階)
2.舞台led背景: 中間全彩屏7.05p的led,(x米寬,高x米),led2側設立主題背景板各1塊(絎架支撐,木模板寫真企業元素畫面)
3.舞台側幕彩屏: 舞台2側安裝電子彩屏各3塊,(高x米,寬x米,絎架支撐)
4.現場直播投影: 舞台2側安裝絎架木板寫真畫面包裹的5000流明高清投影儀,x米寬x米高的投影幕布2塊
5.燈光設備: 電腦特效燈x盞,追光燈x盞,企業logo特效燈x盞,p燈x盞,煙霧機x台,泡泡機x台,冷焰火x組,焰火機x盞.電子禮花炮x支,大型燈控台x套,
6.音響設備: 大型演唱會專業線型音響2套,舞台返聽音箱4個,調音台1套
七、活動現場效果
八、禮儀迎賓接待說明：
1. 保全及外場工作人員負責指揮來賓車輛進出和停放，場外設指示牌。
2. 工作人員負責領導、嘉賓及媒體記者在簽到薄上籤名題詞
3. 來客的接待。客戶是公司的衣食父母，前來捧場的客戶代表是整個活動最尊貴的客人，自然應以貴賓對待，指定銷售部門熟悉的業務代表去專門陪同，公司領導輪流穿插照應;周邊政界的領導也是不可忽略的重要對象，一般安排熟悉的股東或領導去專門陪同;供應商代表由採購部門去專門陪同，公司領導偶爾現身去照應一下。
九、挑選主持人說明
挑選主持人。雖然外面的職業主持人因為他們自身的專業化可以使活動舉辦得更為成功，但畢竟沒有由本公司職員來主持讓大家感覺更為親切，同時，內部挑選主持人，也可以給自己人一次展示自我的機會，因此，這類活動最好是從內部挑選一男一女作為主持人。主持詞當然也要預先指定專人來認真準備，如果時間充裕，最好是提前進行部分環節的彩排，一是可以初步估算出整個活動所需要的時間，二是避免臨場出錯。
十、文藝匯演節目策劃編創指導
節目編創組:
文藝匯演總導演x人
串詞撰稿x人
舞蹈指導老師x人
曲藝類節目指導老師x人
歌曲類指導老師x人
服裝設計指導師x人
化妝師x人
燈光師x人
音響師x人
外請優秀節目(待定)
十一、表演節目
十二、攝影/設像
●專業攝影師
●專業數碼單眼相機
●肩扛式hdv
十三、活動籌備註意事項
後續工作
活動全程攝像(留作資料)
按派專業人員進行全程拍攝。將資料進行後期製作，為留作紀念。
緊急事件處理辦法
天氣狀況：一個星期前與天文台聯繫預測當天天氣，並作出報告，提前三天再次預測天氣，匯報活動籌備組。
電壓電源：在活動區內依據當天電流設施提前與場地方溝通,備用電源準備
防 雨: 準備雨具，保護遮蓋好各活動所需之道具設備等如雨不大，可根據天氣將活動延遲舉行，待雨停。安排專人負責防雨工作及措施。如雨勢太大，與主辦單位負責人協商處理。
防 騷 亂：將在現場設定安保人員，導引現場人員有秩序，避免擁擠。
同時將根據人流飽和預警進行人流控制，疏導現場，避免惡性事件發生。
車輛配備，保全配置 ，前台迎賓配置，都得充足，以備臨時調配。