摘要：資料管理是信息工作的一個環節，做好資料管理工作不僅是權利，也是義務，是企業自身發展的客觀需要，加強企業資料管理工作，是企業強化基礎管理、提高市場競爭力、維護自身權益的客觀要求。從企業工作和長遠發展的客觀需要出發，要把資料管理作為生產、經營、管理的重要資源和必不可少的條件切實加強管理，資料管理不是包袱，是財富，是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。它在企業中發揮了舉足輕重的作用，直接影響了企業的經營和發展。
目的：調查文秘的基本工作情況了解一些文秘人員的情況和對辦公室文秘工作的認識，了解秘書人員的主要工作以及其中存在的問題。
時間：XX.3.8~XX.5.1
地點：創新電子有限公司
一、調查的基本情況
秘書是指專門從事辦公室程式性工作，協助領導處理政及日常事務並為領導決策及其實施服務的人員。其職能有：調研、諮詢、溝通和處理。秘書的日常工作都是圍繞辦公室來做的。秘書就職的辦公室是一個單位的行政指揮中心，是一個單位的視窗，是集文字、信息、辦公用品管理等工作的綜合科室，事情瑣碎而繁雜，擔負著參與政務、管理事務、綜合服務的任務。
該公司的文秘人員工作比較繁瑣，所做的工作也比較多。日常工作中該單位文秘工作人員所要做下面幾項主要工作：
1、 接打電話
一般分為兩種情況一是各個公司的商品報價還讓合作意向，有用的向領導匯報，無用的記在記事本上即可，作為備用，以防萬一。二是客戶打電話詢問一些合作細節問題，然後記下報給領導，再給客戶回電話。接聽電話要做好做留言記錄、訊息處理。例如：處理客戶投訴
2、 收發郵件
收發的也就是各個公司的商品報價主要通過傳真或信箱收發。收發內容;商品報價以及商品信息資料。
3、月底盤點
月底盤點秘書要做的就是把店內的所有機型和報價登記下來，核對每個月的銷售業績。核對正確無誤之後，再輸入電腦里留作備份，以供日後便於查找。盤點內容：各個機型報價以及商品信息。
4、做標書
平時也就是做一些簡單的檔案整理，日常的檔案不是特別的多，但是在接到標書之後就會比較忙，需要整理的很多，要給客戶做標書，商品名稱及價格，以及競標資料的準備，做完之後要檢查格式錯別字，要注意文書的細節問題，價格是最主要的不能出錯。
5、資料整理
該公司秘書人員主要整理的檔案主要有進銷存貨單據的登記、客戶檔案、促銷員銷售報表、會議資料、員工人事檔案材料、各類培訓資料、考勤資料、獎懲資料、統計每月考勤、人事異動資料等。日常工作就是對這些檔案標明日期，按月份分類。整理完之後必須再把檔案做成電子檔案，備份在電腦里保存起來。整理好的檔案放到資料夾里保存在檔案櫃裡。
還有就是電子檔案整理：主要是每個月的月底盤點，客戶資料和商品信息等。然後對整理好的檔案進行信息備份的。
通過調查，我發現在上述諸項工作中，該公司的秘書人員大部分做的還是不錯的，最主要的問題是在資料管理工作中。
我們知道，資料管理是信息工作的一個環節，做好資料管理工作不僅是權利，也是義務，是企業自身發展的客觀需要，加強企業資料管理工作，是企業強化基礎管理、提高市場競爭力、維護自身權益的客觀要求。從企業工作和長遠發展的客觀需要出發，要把資料管理作為生產、經營、管理的重要資源和必不可少的條件切實加強管理，資料管理不是包袱，是財富，是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。資料管理在企業中發揮了舉足輕重的作用，它直接影響了企業的經營和發展。
既然資料管理工作對企業的意義如此巨大，那么企業的秘書人員一定得認真做好資料管理工作。
我所調查的公司秘書人員雖然也在盡力做好資料整理工作，但還存在很多問題。
二、該公司在資料整理這方面做的很不到位，主要表現在下面幾個方面
1、資料分類不科學，排列混亂
公司檔案和資料也只是簡單的按照日期來分類，標記其時間日期來整理，這樣太不系統，查找起來不方便。例如：公司的資料特別多，所有的資料都是混在一起按日期來分類的，在找銷售報表時，就會浪費很多時間和精力。
2、保密性做的不到位
在公司的檔案資料中，公司內部信息、客戶資料、檔案、人事、檔案、客戶資料、商品信息這些都是很重要的資料，應該是嚴格保管的。而目前公司的秘書人員在處理這些資料時，根本就不注意保密，而且大部分都堆放在桌子上，並沒有鎖在抽屜或柜子里，電子檔案裡面的重要檔案沒有做備份，而且也沒有設定密碼，隨便什麼人都可以打開查閱。