3、不按照要求進行歸檔
秘書人員在資料整理之後，只是簡單的放到了資料夾里，然後隨意放進檔案櫃，沒有進行科學的編目、排列，沒有及時將處理完畢的檔案歸檔，糾正檔案歸錯類別的現象，導致有重份檔案以及沒有保存價值檔案材料也進行了歸檔。更沒有按照檔案管理的要求對進行處理。這樣做就使檔案還是和沒有整理是一樣的。
三、對策及建議
針對該公司資料管理工作中的問題，我認為應該下面幾個方面著手解決。
（一）進行科學的分類：
針對該公司資料類型多樣，內容涉及廣泛的特點，我認為要做好資料的整理工作，可以採用年度——部門——問題分類法進行分類。例如：
XX年 人事部 員工人事檔案材料、人事異動資料
財務部 財務報表
秘書部 會議資料、各類培訓資料、考勤資料、獎懲資料
銷售部 進銷存貨單據、銷售員銷售報表
這種方法是指先保管期限分類，然後在每個保管期限下面按年度分類，再在年度下面按問題分類。因為該公司資料比較多，採用這種能夠很好地把該公司的檔案分類分好。
（二）、做好資料的保密
1. 做好書面信息的安全保密工作
接收任何保密檔案、資料對我那個都要簽收並登記；機密信息和檔案應鎖入抽屜或柜子；不再需要保密的檔案要粉碎或用其他方法銷毀，所有的保密信息資料應歸類在專用資料夾中，並清楚標明“機密”，保存在帶鎖的柜子里。
2. 做好電子信息的安全保密工作
計算機必須經常查毒、防毒，為了安全，不要安裝借來的程式；重要的檔案要做備份，並儲存在安全、加鎖的地方，但要記住磁碟不能保存在過熱和過冷的地方；應設定密碼來保護計算機，並定期更換。
（三）、按照要求及時歸檔
要注意平時的歸檔整理，及時的收集已經處理完畢的文書材料，平時歸檔積累是檔案歸檔整理的前期工作之一。做好檔案材料的平時歸檔積累工作，對保證歸檔檔案的完事齊全、平時查閱利用和年終整理歸檔工作順利進行，都具有重要的意義。
（四）、合理地整理資料
將資料先按外來資料和內部資料分好，再按部門，內容，時間分別進行分類，同時做好檔案目錄歸檔，要查看時既方便又快捷，便於公司領導查看。公司檔案、文檔材料眾多，一時不能看完理清，首先劃分出文檔類型，同一類別規放一起，（如公司內部信息外部信息、人事、客戶資料、商品信息、檔案、財務等等）還要掌握時間規屬，長期的還是短期的；其次是填寫好各項檔案記錄（如歸檔時間，歸檔人，歸檔部門，查閱人，歸還時間及領導簽字）；最後如想加強管理的話，最好是採用電子管理，將所有的文檔信息通過輸入計算機里，可自編簡易程式管理，以方便公司查找。
四、總結
此次調查主要是調查文秘工作的情況，在調查中我發現該單位的秘書工作的還是比較到位的，唯一不足的也就是資料整理方面有所缺陷，需要在這方面加強，同時也讓我對文秘工作及其工作性質有了更為明確的認識。通過調查讓我更看到了文秘工作地重要性，文秘人員身兼多職，往往集文秘工作、財務、統計、人事、檔案管理等多種工作於一身，除了必須具備的文秘專業知識和能力之外，還要掌握其他非文秘專業的基礎知識。不僅要具備辦文辦事、熟悉掌握現代辦公設備的能力，還要有熟悉駕馭語言的能力和較強的社會活動能力。所以說我們必須要多多學習科學文化知識，全面提高個人素質。
參考文獻： 趙映誠.《文書工作於檔案管理》.北京：高等教育出版社，XX
張麗琍.《商務秘書實務》.北京：中國勞動社會保障出版社，XX
調查人員：栗偉娟