(1)請購單、驗收單之登記。
(2)訂購單與契約的登記。
(3)交貨記錄及跟蹤。
(4)供應商來訪的安排與接待。
(5)採購費用的統一申請與報支。
(6)進出口商品檔案及手續之申請。
(7)電腦作業與檔案管理。
(8)承辦保險、公證事宜。
文員的工作許可權
文員工作中要注意自己的許可權範圍!除了處理企業行政事務或接受上司授權處理有關業務或事務之外主要要明白以下幾點:
一:不能代表上司做決策,否則就是越權!
二:不能代表上司發號指令,否則會令上司反感,這也是一種對領導不尊重的行為!
三:不能在過做時間處理自己的私人問題,這是一個起碼的公司規範,任何公司都是不允許的!
以上只是幾個大概的主要方面,作為文員最值得注意的是"越位行為" 越位主要表現在幾個方面:
1:決策越位:
文員只能 "謀"而不能'斷' 有的文員混淆了決策和 輔助決策的內容,擅做主張,按照自己的想法去處理重大問題!,有可能造成比較嚴重的失誤!即使僥倖沒有出什麼問題也是不值得提倡的,記住了,你的領導才是決策者,你只能提供參考!
2:表態越位:
表態:是表面對一件事情可行的肯定答覆,但是表態是需要一定的身份 的作為文員,你必須要在有領導授權的情況下才有發言權,否則你的態度只能代表你自己而已!
3: 工作越位:領導和文員都有自己的職責範圍,該由領導去完成的工作儘量讓領導去做,作為文員,你可以提供最全面的協助,千萬不要為了給領導留下工作積極,表現能力,或者認為自己甚至比領導還能幹,這是典型的出風頭....不可取!
4:社交越位:
文員經常會陪同領導參加一些社交活動,應該注意的是儘量突出領導的地位,自己哪怕是口才超越領導也要退居二線,因為你是文員,場面上的應酬你能應付,一旦具體到公司具體事務以後,你就會發現自己仍然需要請示身邊被你冷落的領導! 這會讓場面變得很糟糕,也會讓自己在領導眼裡成為一個 不懂得尊重自己的人!
文員工作中要注意自己的許可權範圍!除了處理企業行政事務或接受上司授權處理有關業務或事務之外主要要明白以下幾點:
前台文員工作職責
1.負責前台服務熱線的接聽和電話轉接，做好來電諮詢工作，重要事項認真記錄並傳達給相關人員，不遺漏、延誤；
2.負責來訪客戶的接待、基本諮詢和引見，嚴格執行公司的接待服務規範，保持良好的禮節禮貌；
3.對客戶的投訴電話，及時填寫登記表，並於第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經理；
4.負責公司前台或諮詢接待室的衛生清潔及桌椅擺放，並保持整潔乾淨；
5.接受行政經理工作安排並協助人事文員作好行政部其他工作；
認真執行目標卡的管理規定，完成本部門分配的工作和任務。
前台文員服務規範
造訪：
客戶或來訪者進門，前台馬上起身接待，並致以問候或歡迎辭。如站著則先於客人問話而致以問候或歡迎辭。
單個人問候標準語如下：
“先生，您好！”或“先生，早上好！”
“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”
“您好！歡迎來到xx公司。”
來者是二人，標準問候語則為：
“二位先生好！”
“二位小姐好”
“先生、小姐，你們好！”
來者為三人以上，標準問候語則為：
“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”