像電子郵件提示等自動彈出的即時訊息(或者稱為im)會打擾你正在進行的工作，而且不能忽略。小小的提示音，以及無論你在做什麼突然彈出在最前面的方式都幾乎是最有效的打斷你有效的工作的方式。但是g-chat和其他即時訊息系統也會用非常有效的方式提示你有緊急的日期變更或只是跟你打個招呼。對很多員工來說，那是日常通訊的一部分，並且能讓他們快速的從一個任務轉到另一個工作任務之中。
以下是一些禮儀專家對這種流行的自動彈出的交流方式的一些建議：
要注意通訊信息的選項設定
在你通過即時訊息聯繫某人之前問問人家喜歡什麼樣的溝通方式--電話、電子郵件或是即時訊息。“有些同事可能會覺得即時訊息非常實用，而有些人可能會覺得那會分散注意力而且很煩人，”禮儀專家托馬斯·法利說。
要非常非常簡潔
即時訊息並不適合鋪開敘述深刻的思想。“即時訊息的好處在於快速節省時間。而它的劣勢則是會讓我們的溝通方式變得鬆懈，”德克薩斯議會學校的所有人黛安娜·古茲曼說。
告訴人們你是否有空
你完全可以通過設定自己的狀態避免因被打擾而生某人的氣，或者因為忽略了即時訊息而疏遠了某人這些情況的發生。“根據你當天的工作安排來設定你的即時訊息狀態--‘沒在座位’或‘忙碌中’的自動訊息回復會讓發訊息的人知道你不能馬上進行回復，”法利說。
不要使用笑臉
要用你在電子郵件中所使用的相同的語法和標點--這是非常重要的。“偶爾使用縮寫是可以的，但請不要在工作中使用口語式的方式或傻乎乎的表情，”古茲曼說。
永遠不要傳送任何你不能大聲讀出來的東西
你不會通過工作電話說一些你不希望讓同事或老闆聽到的事情。法利建議說，在使用即時訊息的時候也要完全遵照這個原則。其他人能很容易的從你身後看到你正在說的話，而且也很有可能你會不經意的把訊息發錯人。
耐心等待回應
即時訊息能馬上送達，但並不意味著你就能馬上收到回復。“如果你沒有收到即時訊息的回覆，不要傳送挑釁性的訊息，比如‘嘿?’，可能你在傳送訊息的時候是微笑著的，但對方看不到你的表情，很有可能猜測你的語氣是消極的，”古茲曼說。
不要使用憤怒的即時訊息短語
通過即時訊息或電子郵件吵架，會留下太多引起誤解的可能。“如果你在工作中收到了負面的回覆或粗魯的即時訊息，建議你馬上進行面對面的溝通(通過skype)或打電話給對方。因為辨別肢體語言和語音語調比較容易，這最終能化解或解決衝突，”古茲曼說。