一）公告的含義
公告是行政公文的主要文種之一，《國家行政機關公文處理辦法》對公告的功能作了如下規定：
適用於向國內外公布重要事項或者法定事項。
公告的用途主要體現在兩個方面。
一是向國內外公布重要事項。具體說，包括公布法律、法令、法規；公布重大國家事務活動，如領導人出訪、任免、逝世；公布重大科技成果；公布有關重要決定等。如國家稅務總局關於外籍個人儲蓄存款利息所得個人所得稅有關題目所發布的公告。
二是向國內外公布法定事項。法定事項，包括按照《中華人民共和國民事訴訟法》等法律規定發布的公告，以及根據法律條文向社會公布有關規定的公告。例如外交部根據《中華人民共和國澳門特別行政區基本法》第139條的規定，繼續給予進進澳門的國家及地區的職員進進澳門特別行政區免辦簽證待遇的公告。
黨的機關公文中沒有公告，但有與之功能相似的“公報”。
（二）公告的特點
1．發文權力的限制性
由於公告公布的是重大事項和法定事項，發文的權力被限制在高層行政機關及其職能部分的範圍之內。黨團組織、社會團體、企事業單位，不能發布公告。
2．發布範圍的廣泛性
公告是向“國內外”發布重要事項和法定事項的公文，其信息傳達範圍有時是全國，有時是全世界。譬如，我國曾以公告的形式公布中國科學院院士名單，一方面確立他們在我國科學界學術帶頭人地位，一方面盡力為他們爭取在國際科學界的地位。這樣的公告肯定會在世界科學界產生一定的影響。我國有關部分還曾在《人民日報》上刊登公告，公布中國名酒和中國優質酒的品牌、商標和生產企業，以便消費者能認清名牌。
3．題材的重大性
公告的題材，必須是能在國際國內產生一定影響的重要事項，或者依法必須向社會公布的法定事項。公告的內容莊重嚴厲，體現著國家權力部分的威嚴，既要能夠將有關信息和政策公之於眾，又要考慮在國內國際可能產生的政治影響。
4．內容和傳播方式的新聞性
公告還有一定的新聞性特點。所謂新聞，就是對新近發生的、民眾關心的、應知而未知的事實的報導。公告的內容，都是新近的、民眾應知而未知的事項，在一定程度上具有新聞的特點。
（三）公告的分類
1．重要事項的公告
凡是用來公布有關政治、經濟、軍事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事項的，都屬此類公○告。常見的有重要領導崗位的變動，領導人的出訪或其他重大活動，重要科技成果的公布，重要軍事行動等等。如全國人大常務委員會關於確認全國人大代表資格的公告，新華社受權公布我國將進行向太平洋發射運載火箭試驗的公告，都屬此類公告。
2．法定事項的公告
依照有關法律
和法規的規定，一些重要事情和主要環節必須以公告的方式向全民公布。
《中華人民共和國專利法》第三十九條規定：“發明專利申請經實質審查沒有發現駁回理由的，專利局應當作出審定，予以公告。”
《中華人民共和國企業破產法（試行）》第九條規定：“人民法院受理破產案件後，應當在旬日內通知債務人並且發布公告。”
《國務院公務員暫行條例》第十六條規定，錄用國家公務員要“發布招考公告”。