"函"是發函單位向受函單位商洽工作,詢問問題,知照情況或請求批准事項的公務套用文書.應有文號.分為發函與復函.以及便函.一般個人所寫的不能稱為函,只能叫信.
函的行文,要求簡潔明快,語言質樸.函沒有固定的行文方向,即可上行,平行,也可以下行,尤其注意來往機關的取權範圍與隸屬關係,用語分寸必須得當,語氣一般懇切平和.函的正文結構,由函請(復)緣由,函請(復)事項,與尾語組成.
函請(復)事項,即正文主體,發函應把函請事項與要求表達清楚,使對方明了或作復的問題,復函則有針對性,針對來函所提出的問題,給予明確的答覆,不能不置可否或答非所問.發(復)函均應直述直陳,不作引申議論.尾語,即正文結尾,發函用"即請復函","專此函達"等;復函用"特此復函","此復"等.
便函是沒有完整公文格式的函,是一般性公務信件,不算正式公文.