1、稱呼稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關係、親疏關係、尊卑關係、長幼關係等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經理海成先生台鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。
（頂格寫，後面加冒號。）
2、啟詞啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”；思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順遂”等；讚頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象，不論內容，一律以“您好”為書信之啟詞，實在極不恰當。此外，公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定於”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據了解、據報、據查實”等一系列公文用語，以提領全文。（在稱呼下面另起一行，前空兩格！）
3、正文正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，並注意情感分寸，不應有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。
（在啟詞下面另起一行空兩格。）
4、酬應過渡正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡，如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑑諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。
（過渡一下更符合禮儀規範）
5、祝頌詞書信的最後，寫祝頌詞是慣例。由於寫信人與受信人的關係各有不同，書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等，有時，往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答覆的要求。如“特此函達，即希函復。”同時寫表示祝願或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫，“此致”、“敬祝”可緊隨正文，也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。
6、簽署書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如“老王、小王、小李、張主任、趙經理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經理王富成”或者“××公司辦公室秘書李倩”、“××部業務員劉震”等。今天，許多書信都以計算機製成，但即使已列印了姓名，仍應再以手書籤署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名後應有具名語，如“謹上、謹呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。
(通常中文信函寫在結尾後另起一行(或空
一、二行)的偏右下方位置，但一般e-mail商務信函也可靠左)以單位名義發出的商業信函，署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱，也可同時署寫信人的姓名。
7、日期日期明確本是套用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。（寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）