質詢貨物發錯
先生：
我們及時收到了有關以上訂單貨的單據，裝運貨物的"謝南多"號輪船已於１９９０年１２月１１日抵達。我方代理人已在巴塞羅納港接到了訂單貨。貨物基本完好無缺，唯１３號箱例外，其所裝的公文櫃型號與ｔｗ３７型完全不同。這一箱只裝了兩個公文櫃，而其他各箱均裝４個。我們已按照提單和發票所印的細節核對了這一點。我方認為這是你方包裝或運輸商的過失。也許１３號箱的貨物是另一不同的訂單貨吧？隨函附１３號箱貨物清單１份。希望你方立即安排更換貨物的傳送。我方代理人將１３號箱保存在倉庫中。請通知我們你方希望如何處理這箱貨物。也許你方可以通知你方運輸行來辦理裝船和海關手續。
您忠誠的朋友
範例：
復 函
先生：
感謝貴方１２月２１日來函。得悉寄去了兩個錯誤型號的檔案櫃，我們深為抱歉。正如貴方提示，我方包裝代理人在目嫌參考數字上犯了個錯誤。其它各箱每箱裝了４個檔案櫃，由於這一箱裝了訂單貨中的最後兩個，在墊入特加墊料時延誤了一會。這延誤導致了錯誤的發生。我們已安排好了布盧戴爾號機輪發運正確的公文櫃，並將於１２月２９日從倫敦港東印度碼頭起航。我們想迅速將訂單上的大宗貨物發貨，你們將不至於實施契約中的罰款條款。有關單據正在寄出，應在幾天內到達貴處。如果在我方運輸代理商來領取第１３號箱子前，你方代理人願意將此箱保存在他們倉庫內，我們將十分高興。我們將盡一切可能保證類似的錯誤不再發生。對於由我方的錯誤帶給貴方的任何不便，請接受我們誠摯的歉意。我們相信ｔｗ３７型公文櫃會令您滿意。
您忠誠的朋友
範例：
質詢發貨數量不足
先生：
在此我們談及有關不鏽鋼型餐具的１６９號／ｓｐｌ訂單。我方代理人現已 收到發貨，貨物符合你方發貨通知中的說明。遺憾的是，你方只傳送了１８７３ 把餐叉，少於我方訂量。按我方指示另行包裝的２０００把餐刀完好無損。但由 於短缺１２７把餐叉，這些餐刀對我們也就無多大用處了。到埠裝箱單和你方發票明顯不符。不是中途被竊，就是勞合社代理人過失，他們目前正在調查此事。由於我方必須按期發貨給我方顧客，因此我們必須請求你方立即安排失蹤餐叉的襝貨物的傳送。
您忠誠的朋友
範例：
復 函
先生：
貴方５月１２日有關上述訂單的來函收悉。我方運輸代理人已通知我們，第２７至２９號板條箱已到達倫敦港的碼頭上，他們在安排貝希亞輪發運上次未裝船的３箱貨，預定１９９０年６月２日到達馬賽。這批貨將免費運至貴處，關稅已付。因非我方所能控制的情況造成短貨使貴方不便，我們深表歉意。我們將和我方代理人與港務當局聯繫，杜絕以後再發生此類延誤。