您忠誠的朋友
範例：
質詢包裝不良
先生：
我們十分遺憾地通知貴方，你方託運的２０箱鬧鐘有４箱包裝不充分。我們就這次託運給你方寄去了具體的包裝指示，無疑你方已將這些指示轉達給了你方運輸行。第１３、１４、１８和２０箱內沒有我方所堅持要求的防水類保護層。因此，這幾箱鬧鐘幾乎被損壞，而且肯定是無法銷售的。我們必要堅持要求立即更換這４箱貨，並必須要求你方今後更加認真地執行我方指示。
您忠誠的朋友
範例：
復 函
先生：
貴方８月３日來函於昨日收悉。對於４只柳條箱受損，我們深感遺憾。得知貴方的包裝指示沒有執行，我們甚為關注。我們已和我方包裝商取得聯繫，並已要求他們寄出一份詳細報告。我們還不能給予任何解釋，但會儘快給出一份詳盡的報告。同時，我們已安排了４箱替代貨的發貨，並已要求我方包裝商中心執行包裝指示。對錯誤造成貴方的任何不便，我們深表歉意。我們確保今後將不再發生類似錯誤。
您忠誠的朋友
範例：
質詢質量低劣
先生：
有關我方７０件淡藍色尼龍襯衫的訂單（１２７６／ｆｒｓ號），你方已於１９９０年８月１６日發貨，我方已於１９９０年８月２３日收到。我們十分遺憾地通知你方以上提及的襯衫質量低劣，不可接受，特別是花樣和顏色。實際上它們已經變色。其型號並非我們見到樣品時所預計到的。我方客戶不會按市價購買這些襯衫，他們希望得到折扣。既然這批襯衫既不符合你方小冊子的說明，也不符合樣品，我們不能按協定的價格接受這批貨。只有在你方大幅度削價的條件下，我們才能接受這批襯衫。我們希望削減３０％。請回函告知我們，是換貨還是削價，你方打算怎么辦，我方代理人可以從託運貨物中帶去一件樣品給你方過目。
您忠誠的朋友
範例：
復 函
先生：
感謝貴方４月２７日來函。得知貴主對我們託運的尼龍襯衫不滿意，我們十分遺憾。我們正在安排我方在貴區的銷售代理人拜訪貴處。我們認為在收到他的報告前不採取行動是明智的，因此在收到報告之前，我們將推遲換貨和減價的決定，貴方代理人尚未來訪調查。我們已為歐洲其它市場提供了同樣貨物，並無任何異議。基於這些原因，我們還不能在回信中告知貴方我們打算怎么辦。我相信我方的銷售代理人將幫助消除誤解和疑慮。
您忠誠的朋友