5、與周圍同事搞好關係,會讓工作事半功倍。
二、再次擇業崗位
中級文秘--經理助理、秘書
工作任務:商務文書擬寫、文檔管理、會議前籌備、會議中服務和會議後落實、辦公室日常事務管理、辦公環境管理、商務活動實施、信息管理。
職業技能:
1、擬寫會議紀要、意見、契約、可行性研究報告;
2、制訂檔案管理制度,選擇檔案管理模式;
3、擬訂會議策劃方案,審核會議的籌備方案,組織與培訓會議工作人員;
4、主持會議,督查會議決議的落實;
5、管理團隊,陪同協助上司工作,擬訂調研方案並組織實施;
6、實施並監管組織的安全運營,評估辦公環境管理狀況
7、安排參觀活動、簽字儀式、典禮儀式、展覽活動、商務談判、招商活動;
8、利用信息輔助決策,制訂信息工作制度。
中級秘書,作為機關企業領導的助手,只有單單的專業技能是不能勝任的,在這個階段也恰恰是作為文秘人員的發張階段。知識,以及各方素養也應該增長。作為中級秘書是為上級分擔工作的,除了秘書必須具備的聽說讀寫能力外
還要學習和增長一下幾方面的知識和能力:
1、應變能力的提升,作為中級秘書,要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力,處理問題既要符合原則,又要有一定機動性和靈活性。
2、了解和學習人力資源知識,對人力資源知識進行學習,會成為讓你在秘書的發展過程中有很大幫助。
3、提升中英文口語、閱讀和寫作能力,每天讀記單詞,朗讀文章,多寫作,多看書,會保持這項能力,而這項能力的保持和提升,會讓你在秘書這條路上走得更加順暢。
4、提高組織、協調、溝通、領導能力及出色的人際交往和社會活動能力以及敏銳的洞察力,判斷與決策能力,以及計畫和執行能力,多參加公共活動,多與人交流,提高這些能力。
5、學習公共管理的知識或者人力資源的知識等。
6、了解和學習金融、經濟方面的知識,會讓以後的路走得更加順暢。
三、終極目標崗位
高級文秘--辦公室主任、企業總裁秘書
工作任務:商務文書擬寫、收文、發文處理、文檔管理、會議前籌備、會議中服務和會議後落實、辦公室日常接待、辦公室日常事務管理、辦公用品與設備的使用和管理、辦公環境管理、信息管理 。
職業技能:
1、擬寫通告、通報、決定、請批、批答函、總結、述職報告,制定計畫;
2、審核文書,擬辦文書,承辦文書,催辦、注辦文書;
3、提供並利用檔案,編寫檔案參考材料,管理電子檔案;
4、擬訂各種會議的籌備方案,督查會務的籌備情況,審核會議檔案,與上司溝通會議的有關事宜,擬訂會議的應急方案;
5、提示會議按計畫進行,監督會議經費的使用,處理會中突發事件
6、對會議進行總結,評估會議工作
7、安排涉外禮賓次序,涉外迎送儀式,涉外會見會談和拜訪,涉外宴請,選擇饋贈禮品;
8、提出改進辦公流程的建議,處理突發事件的預防及應對措施,督促檢查各項事務的完成情況,制定工作計畫,確定承辦期限,進行工作評估
9、制定辦公用品和辦公設備的採購程式,提出採購辦公用品和辦公設備的預算方案,調配辦公資源;
10、選擇辦公模式,提出辦公室布局方案;
11、加工、編寫信息材料,提供並利用信息,反饋信息
高級秘書是管理者、是參謀者、是要支持上司工作的下級,要有從事文秘工作4-5年的工作經歷,要擁有溝通能力,執行力,公關能力,應變能力,判斷力,創新力,領導力,決策力等一般能力,和初級、中級秘書的各類技能和學識以外,還要學習和擁有以下幾點:
1、學習和取得工商管理、企業管理、行政管理、企業管理或者行政管專業的知識和本科畢業證,這要成分利用個人的剩餘時間進行學習和考試。
2、學習法律相關的知識,例如法律與金融有關方面的知識
3、熟悉和了解行業的相關信息;經常閱讀期刊,周刊和報紙;
4、熟練的使用一門外語;
總結
沒有人天生就是做某個行業的天才,也不是人人都從事同一行業。在提高理論知識和動手能力,完善自我,升華自我的過程中,隨著社會的日益進步,不斷汲取知識,才確定自己要做的職業。從事文秘的人員須不斷調整自身結構,以適應社會的變化和發展,只有當自己心理素質日益成熟、完善,有德、有才、有識時,才能成為一名優秀的文秘人員。
四、參考文獻
[1]歐陽周、陶琪.現代秘書學[j].中南大學出版社,XX .
[2]趙明劍.秘書理論與實務[j].國防工業出版,XX .
[3]楊樹森.秘書學概論教程[j].安徽大學出版社,XX .
[4]何寶梅.秘書學基礎理論探究[j].浙江大學出版社,XX .
[5]陸瑜芳.秘書學概論[j].上海大學出版社,XX .
五、指導教師評語
該生在設計期間積極與老師聯繫溝通,認真了解設計要求並按時按量完成各項設計任務。選題具有社會價值及實踐意義,設計方案合理,格式規範,準予通過。