12、 涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存複印件或其他形式的公文副本。
（四）利用：歸檔後的檔案應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關規定詳見附屬檔案《檔案借閱及檔案材料複印制度》）。
（五）統計：詳見附屬檔案《檔案的統計制度》。
（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
（七）銷毀：詳見附屬檔案《檔案鑑定與銷毀制度》。
二、印信管理程式：
1、分公司印鑑、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業執照原件及複印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現漏洞，加強對印鑑、介紹信及營業執照的管理。
3、印信工作要根據情況、內容、範圍並且經過相應的批准手續及用印登記，方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。
5、需使用營業執照原件或複印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出原則上不得複印，並應及時歸還。複印件應加蓋公司公章並註明“僅限於……使用”字樣。
6、介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出後未用，應交回綜合辦，附於存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經公司主管領導批准。
9、各部室印鑑（包括契約專用章、財務專用章、採購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。
10、如工作業務需要加蓋總承包公司印鑑時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字後，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。
11、印鑑不準出室，不得借給他人使用，各印鑑保管部室要及時清洗保養，以確保蓋印清晰。
12、公司印鑑、介紹信及各部室印鑑均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。
三、公函郵寄程式：
1、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、契約文本等）需使用ems（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統一辦理。
2、一般公函（對時間及安全係數要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。