3、公函辦理ems郵寄時，經手人要嚴格登記手續，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發出的各種信函，因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程式：
範圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、複印機、傳真機、掃瞄器等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用複印紙、水筆、筆
記本、信箋等低值易耗品。
目的：為了節約開支杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考檔案：總公司《行政辦公設備管理規定》（××字[XX]第125號）
1、辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批准後統一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同採購部統一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因，聯繫維修，並建立相應的維修台帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統一購置管理。
7、辦公用品要根據實際工作需要，於每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批准後統一購置。
9、綜合辦根據領導審批後的採購清單進行辦公用品的購置，並將採購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程式：
1、圖書資料由各部室經理編制購書計畫，報公司主管領導批准，由各部室自行購置。
2、購置圖書後，購置人應持圖書及發票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續，由綜合辦在發票聯簽字後方可到財務部辦理有關報銷手續。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程式，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程式：
1、公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業經濟運行中起著重要意義。
2、對於總公司下行的信息（包括fax、e-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統一查收，並做好記錄，報呈公司領導後下發相關部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯繫，接到有關信息後，應立即作好記錄，將記錄內容及時傳達到有關部門和人員，並及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可採用呈閱件的形式向公司領導匯報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音