5.2.6上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件，一經發現，作為劣跡記入經銷商綜合考評。
5.2.7使用人員要每日登錄系統，至少保證早、晚各一次，並及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。
5.3服務商電子公文管理規定。
5.3.1外來公文進行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的檔案等。由服務站資料員負責管理流程。
5.3.2服務站內部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。
5.3.3信息采編用來從各種媒體採集各種相關信息，經篩選整理編輯後形成各種主題刊物，進行發布。例如：質量信息反饋、重大質量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿易公司頒發的培訓上崗證的服務經理、鑑定員、資料員負責。
5.3.4公共服務為各服務站提供資料和服務，資料內容由服務管理部整理更新後供查詢、使用。
5.3.4.1服務系統通訊錄，供服務站使用，主要由貿易公司電算室負責。
5.3.4.2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫，以供服務站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。
5.3.4.4電子公告板用於發布各類公共信息和通知等，各服務站均可發布。
5.3.5直接傳送電子郵件主要是用於小範圍內的信息溝通。
5.3.6關於磁碟上機使用的規定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁碟，必須由有關服務站站長同意並經服務站計算機管理人員作病毒檢查後，方可上機使用。
5.3.6.2外單位人員來服務站上機時，所帶磁碟必須由服務站站長同意，經作病毒檢查確認無病毒後，方可上機使用。
5.3.6.3發現病毒時，操作者不得擅自處理，須經服務站計算機管理負責人查明原因後，責成專人處理。
6相關檔案
（無）
7相關記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶表 保存期限五年
7.2用戶許可權變更表 保存期限 五年
7.3用戶註銷表保存期限五年