四、歸檔檔案材料的製作和書寫要適宜長期保存，禁止使用原子筆、鉛筆和複寫紙。
檔案保管制度
一、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。
二、檔案保管應採用專用櫃架，檔案庫房應當堅固可靠、清潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害害氣體等設施。
三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發現問題及時採取有效措施，確保檔案完整和安全。
四、檔案如有破損或字跡模糊，應及時修補或複製。
五、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應根據移交目錄清點核實，並履行簽字手續。
檔案保密制度
一、認真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。
二、檔案室保管的涉密檔案，要根據國家規定確定保密項目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員範圍。
三、檔案室是機要部門，無關人員未經許可不得入內。任何人不得擅自翻印、複製、摘抄和向外傳播檔案內容。經批准翻印、複製的保密材料要按正式檔案進行登記和清退。
四、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續，歸還時要清點註銷。
五、需銷毀的檔案材料，應造具清冊，寫出銷毀報告，經鑑定小組審批後，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。
檔案查、借閱制度
一、本單位職工利用檔案，須經辦公室主任同意後方可查（借）閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經分管領導同意後方可查（借）閱。
二、利用者必須愛護檔案，不得在檔案材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得塗改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。
三、利用者必須嚴格遵守保密制度，只能查閱相關內容，不得隨意傳播和擴散檔案內容。
四、利用者需摘抄(複製)檔案內容，須經檔案管理人員同意，所摘抄(複製)的內容經檔案人員校對並加蓋我辦公章後方為有效。
五、利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續後，可以借出檔案室。
六、借閱期限不超過一周，確需延期者，經辦公室主任同意並另行辦理借閱手續。
七、利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。
檔案統計制度
一、檔案統計工作是檔案基礎工作的重要組成部分，檔案工作必須加強政治責任心，認真做好此項工作。
二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統計註冊。
三、對當年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑑定情況應隨時登記。
四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔檔案目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規章制度）統計一次。
五、檔案資料的查閱
、供閱情況，每年統計兩次（六月和十二月）。
六、每年十二月前，填寫《檔案工作統計年報表》一式兩份，一份上報上級機關，一份存檔。
檔案鑑定銷毀制度
一、檔案室要根據國家檔案局關於檔案保管期限的規定、原則、標準，結合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。
二、檔案的鑑定工作由辦檔案鑑定銷毀領導小組負責，鑑定工作結束後，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑑定小組負責人簽字，經批准後方可銷毀。並及時向主管檔案工作的領導寫檔案鑑定報告和說明。