4) 認真填寫索檔單，並由部長以上籤名。
5) 各部在指定時間辦理查檔手續，並同時告知辦公室歸還日期。
6) 檔案閱畢後請及時歸還，過期不還辦公室有權進行查詢並作相應處理。
2、借閱手續：
（1） 借閱檔案必須有證明，由主席團授權後方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行註冊登記，登記時應註明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。
（2）借閱檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。
（3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
（4）複製檔案必須徵得主席團的同意。
8、外單位借閱校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，並經主席簽字同意後方可，
秘書處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。