5.1.8 電子公文介質[硬（軟）磁碟、磁帶、光碟等]應按下列要求管理：
5.1.8.1 電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。
5.1.8.3 電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記並由兩人監銷，確保不漏銷、不丟失。
5.1.9用戶認證管理。
5.1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登入時系統強制更改密碼，日常要求每隔1個月修改用戶密碼。
5.1.9.2建議系統採用電子身份認證卡確保系統的安全。
5.1.10用戶管理。
5.1.10.1用戶重新審核：將現有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。
5.1.10.2新用戶申請程式：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附後），本部門領導簽字後，到人力資源開發室蓋章確認，由電算室創建用戶。
5.1.10.3用戶許可權變更：當對用戶許可權有特殊需要時，請填寫用戶許可權變更表（附後）。
5.1.10.4用戶變更：人員流動時，由人力資源開發室填寫用戶新增（變更）表（附後）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。
5.1.10.5用戶註銷：人員調離，退休、退養、離職時，由人力資源開發室填寫用戶註銷表（附後）提供給電算室，由電算室註銷用戶。
5.1.11用戶組管理。
5.1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出後，由各主管部門重新審核。
5.1.11.2新用戶組申請程式：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附後），與電算室協商創建。
5.1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。
5.1.11.4用戶組信息的發布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發布用戶組信息。
5.1.12功能模組的管理。各模組的主管單位指定專人對模組中的文檔進行維護。
5.1.13系統操作要求。
5.1.13.1要求每天早8：00打開oa辦公系統，下班時觸發按鈕，形成的信息由各部門專人管理並與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。
5.1.13.3各模組的主管理單位負責及時更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統：要求經常清理，保證郵件占用空間小於100m。
5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期後由電算室對文檔進行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。
5.1.14.4政策法規、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。
5.1.14.5信息發布、信息收集：由指定部門的專人負責維護。
5.1.14.6對於永久保留的信息由電算室負責備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份
5.
2經銷商電子公文管理規定。
5.2.1每家經銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調動，其他人不能登錄。
5.2.2上機人員調離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設定。
5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，並保守秘密。
5.2.4上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。
5.2.5不許將ie瀏覽器設定成“表單自動提示密碼”。
5.2.6上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件，一經發現，作為劣跡記入經銷商綜合考評。
5.2.7使用人員要每日登錄系統，至少保證早、晚各一次，並及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。