在發函交辦時，對省、市交辦函和市、局級領導批示件，應及時報領導簽發，以轉字號向有關單位和部門交辦。各單位、部門應按“三簽字”要求辦理並填寫《結案回告表》，一式三份向本局書面回告辦理結果。對省廳、市信訪辦交辦函和市、局領導批示件，應在規定時限內向省廳、市局級領導反饋辦理結果。
3、轉送
對其它需要反饋辦理結果的信訪事項實行轉送，原則上每月向有關單位和部門進行轉送。
4、批報
（1）需呈報局主要領導，經分管領導閱審後，報局主要領導閱批。
（2）對省廳、市信訪辦交辦函，由分管領導閱審後，報主要領導。對緊急的信訪事項用口頭或電話形式速報主要領導。
5、結案材料審核把關
對發函交辦、轉送件按照“誰簽發、誰審核、誰負責”，嚴格審核把關。審核時，要做到“七看”：一看對上訪人的基本情況、反映的主要問題及要求、調查核實情況是否清楚、準確；二看引用法律政策是否正確；三看處理意見是否恰當；四看處理意見是否落實；五看上訪人對處理意見是否滿意，對信訪人反映的問題未解決或不能解決的，是否說明理由並附相關證據材料；六看責任領導、責任人工作是否到位；七看《回告表》的填寫及其應附報的有關資料是否符合要求。凡不符合“七看”之一的應退回重新辦理。
6、對跨部門或單位應由我辦協調解決的上訪問題，由我辦報經分管或主要領導同意後，請有關部門或單位派人參加協調處理，並跟蹤督辦落實。
（四）督察督辦
需督察督辦的信訪事項，按照《xx市信訪辦督察督辦工作規則（試行）》進行辦理。
對交辦、轉送的上訪事項，承辦單位作出的處理意見明顯違法有關法律法規和相關政策規定又不自行糾正的，辦理的信訪事項不符合要求的，未按規定時限報結果又沒有說明理由申請延期並經簽發人同意的，我辦先按職責分工進行督察督辦。難以督辦的重大來訪事項，應及時報本局分管領導或主要領導閱批。
四、來訪告知
（一）告知範圍
1、屬於各級人民代表大會以及縣級以上各級人民代表大會常務委員會、人民法院、人民檢察院職權範圍的信訪事項，對已經或者依法應當通過訴訟、仲裁、行政複議等法定途徑解決的信訪事項，對有權處理的行政機關已經受理或正在辦理的，告知信訪人依照有關法律、行政法規規定的程式向有關機關提出，闡明不予受理的理由。
2、對情況複雜的來訪問題，經有關領導批准，按《信訪條例》規定延長辦理期限的，告知來訪人延期理由。
3、對來訪人再次來訪查詢來訪事項辦理情況的，告知來訪人處理方式、處理結果等情況。
4、來訪人對處理意見不服，又沒有在法定期限內提出複查、覆核請求的；對有權處理的行政機關已經覆核結案的，來訪人對覆核
意見不服，仍然以同一事實和理由提出投訴請求的，告知來訪人不再受理。
（二）告知方式
視其來訪內容和來訪人的具體情況，分別採取口頭、電話或者書面告知。書面告知只出具一次。
接訪文稿編寫的基本要求是：符合國家法律、法規和方針政策及有關規定；觀點鮮明，條理清晰，文字精練，篇幅簡短，措詞用字規範；人名、地名、數字引文準確；使用國家法定計量單位；簡稱要規範；結構層次序數用法符合規定。
六、檔案管理
嚴格按照《xx省信訪檔案管理辦法》的規定和《xx市信訪辦檔案材料分類方案、歸檔範圍、保管期限》的要求，做好接訪檔案的分類、收集、整理、立卷、歸檔工作。