列入長期保存的辦信檔案的範圍是：市委、市政府領導批示件，中央、省、市發函交辦件，及其他重要信訪事項形成的文字材料需要歸檔存查的資料。
七、特殊情況處理
（一）異常情況處理
來訪人有下列行為，經勸阻、批評和教育無效的，由公安機關予以警告、訓誡或者制止；對違反集會～示威法律、行政法規，或者夠成違反治安管理行為的，由公安機關依法採取必要的現場處置措施、給予治安管理處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
1、上訪人員拒不到有關機關設立或者指定的接待場所，多人上訪推選代表反映問題超過5人的；
2、在局機關周圍非法聚集，未堵、衝擊機關，攔截公務車輛，或者堵塞、阻斷交通的；
3、攜帶危險物品、管制器具的；
4、侮辱、毆打、威脅機關工作人員，或者非法限制他人人身自由的；
5、在信訪接待場所滯留、滋事，或者將生活不能自理的人棄留在信訪接待場所的；
6、煽動、串聯、脅迫、以財務誘使、幕後操縱他人上訪或者以上訪為名藉機斂財的；
7、擾亂公共秩序、妨害國家和公共安全的其他行為。
（二）來訪人患病情況的處置
1、來訪人在接待過程中患病需要緊急救治的，應迅速通知醫務人員到場，必要時送醫院急救。
2、來訪人患有惡性傳染病的，應迅速通知市衛生行政部門處置。
以上兩項處置費用由來訪人或地方有關部門支付。
（三）其他
來訪人的食宿、交通等費用自理。特殊情況按照有關規定辦理。
八、工作紀律
接訪人員要嚴格遵守國家的法律法規，遵守市信訪辦各項規章制度和工作紀律。不得接受來訪人贈送的禮品、禮金或有價證券。
與來訪人或者來訪事項有直接利害關係的接訪人員應當迴避，不得干預接訪工作或擅自辦理來訪事項。