2．對遺缺不全的檔案資料，採取不同措施，積極收集齊全；
3．及時催辦理完畢的檔案上交回收，在檢查齊全後整理立卷歸檔。
七、檔案資料的歸檔、立卷與管理：
1．區分全宗，確定立檔單位。
2．分類：依據檔案資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。
2．1 大類分為：制度/規定：s；檔案：f；資料：d；檔案：a；契約：b。
2．2 部門拼音縮寫：物控：wk；生管：sg；倉儲：cc；品管：pg；研發：yf；技術：js；客服：kf；採購：cg；生產：sh；市場：sc；銷售：xs ；設備：sb；財務：cw；oem：wb；後總：hz；總經辦：zj；人力資源：rl；製造中心：zz；行銷中心：yx；研發技術中心：yj；財務中心：cw；廣州分公司：gz；上海分1公司：sh；北京分公司：bj；香港分公司：xg；信念公司：xn。
2．3 保密用y表示，非密級則用n表示。
2．4 密級：絕密：as；機密：cs；秘密：ps；無：op
編碼原則：編碼共為十二位數，□（檔案資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（年份）□□□□（流水號）。如總經辦～年某份制度編碼為：szjnop040001。
3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
4．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內檔案把正文、底稿、附屬檔案請示和批覆放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。
5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應摺疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。
6．對所有公司檔案資料系統排列，確定保管期限，編制檔案資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
7．每年對檔案資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和複製。
8．對檔案資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，並定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別於月初、月中）報送相關資料至文控專員。
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