6.按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發文的管理
第八條發文的規定
1.單位上報下發正式檔案的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各民眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各民眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，並將檔案底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。民眾團體檔案由黨支部批轉。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
第九條發文的範圍：
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發檔案主要用於：
(1)公布單位規章制度；
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案；
(3)公布單位體制機構變動或幹部任免事項；
(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發布有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關重大事項；
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報工作計畫、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯繫有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。
(四)發文程式與要求
第十條發文程式規定：
1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
2.黨支部、行政辦公室同意發文後，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作
實際需要草擬檔案初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、原子筆、紅墨水和彩筆書寫；
4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；